Sebuah rapat adalah hal yang sangat sering ditemui di dunia kerja. Bayangkan situasi berikut: Anda baru saja masuk ke ruang rapat dengan suasana yang serius. Semua peserta duduk rapi, mengenakan pakaian formal, serta notulen sudah siap mencatat hasil diskusi. Di lain waktu, Anda bertemu rekan kerja di pantry kantor. Sambil menikmati kopi pagi, Anda dan rekan kerja membahas ide proyek baru dengan santai tanpa agenda tertulis. Kedua situasi ini sama-sama disebut “rapat”, tetapi memiliki nuansa dan tujuan yang berbeda. Inilah perbedaan antara rapat formal dan informal di dunia kerja.

Memahami perbedaan rapat formal dan informal akan membantu Anda menentukan jenis rapat yang tepat sesuai dengan tujuan dan urgensi diskusi. Selain perbedaan, artikel ini akan membahas lebih lanjut waktu yang tepat serta tips efektif menyelenggarakan kedua jenis rapat ini.

Apa Saja Perbedaan antara Rapat Formal vs Informal?

Perusahaan dapat mengadakan rapat formal dan informal sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai. Namun, terdapat beberapa perbedaan antara rapat formal dan informal yang perlu diketahui sebelum menentukan jenis rapat yang perlu diadakan untuk kebutuhan bisnis Anda:

Rapat Formal

Rapat formal adalah jenis rapat yang sangat terstruktur dan terencana. Dikenal juga sebagai rapat resmi, jenis rapat ini mengikuti serangkaian agenda yang sudah dipersiapkan dan disebarkan sebelum rapat dimulai. Rapat formal umumnya memiliki protokol yang ketat, seperti peraturan giliran berbicara, durasi waktu berbicara, serta notulen yang ditunjuk resmi untuk mencatat minutes of meeting (MoM) dalam format resmi. 

Tujuan diadakannya rapat formal adalah untuk mendiskusikan keperluan bisnis serta pengambilan keputusan bisnis yang penting. Dalam hal ini, perusahaan melibatkan para stakeholder penting, seperti pimpinan perusahaan hingga jajaran manajer. Contoh rapat formal adalah rapat dengan dewan direksi perusahaan, rapat pemegang saham tahunan, hingga rapat evaluasi kinerja.

Rapat Informal

Berbeda dari rapat formal, rapat informal atau rapat nonformal jauh lebih fleksibel dan santai dengan protokol yang tidak terlalu ketat. Jenis rapat ini dapat tidak memiliki agenda yang pasti, sehingga diskusi antar peserta rapat dapat mengalir lebih spontan dan bebas. Dibandingkan rapat formal yang selalu diadakan di ruang rapat, rapat informal dapat terjadi di mana saja, seperti misalnya di kafe, lounge, atau ruang santai.

Tujuan rapat informal seringkali berfokus pada kolaborasi, brainstorming, menyelesaikan masalah secara spontan, hingga update singkat dari tiap anggota tim. Keputusan dari rapat informal seringkali diambil dari pengambilan suara sederhana tanpa notulen rapat yang mendetail. Contoh rapat informal adalah sesi brainstorming, lunch meeting, hingga stand-up meeting.

Kapan Sebaiknya Melakukan Rapat Formal dan Informal?

Baik rapat formal dan informal memiliki waktu dan situasi tersendiri untuk melaksanakannya. Memahami kapan harus mengadakan kedua jenis rapat ini sangat penting agar tujuan rapat bisa tercapai secara optimal. 

Rapat formal biasanya diadakan ketika ada kebutuhan untuk membahas hal-hal penting yang berkaitan dengan kondisi perusahaan serta memerlukan dokumentasi. Sebagai contoh, keputusan untuk melakukan merger dan akuisisi dengan perusahaan lain memerlukan rapat formal dengan kehadiran dari jajaran pimpinan, manajer, dan stakeholders lainnya. Protokol yang ketat mengharuskan agenda rapat formal disiapkan dan disebarkan beberapa hari sebelum kegiatan rapat dimulai.

Di sisi lain, rapat informal seringkali lebih fleksibel serta lebih spontan dibandingkan rapat formal. Jenis rapat ini biasanya memiliki suasana yang lebih rileks serta tidak memiliki agenda dan notulen resmi. Contoh situasi yang tepat untuk mengadakan rapat informal adalah update singkat terkait proyek, diskusi pemecahan masalah, hingga sesi brainstorming.

Tips Menyelenggarakan Rapat Formal dan Informal dengan Efektif

Perbedaan rapat formal dan informal juga terletak dari cara menyelenggarakannya agar berlangsung dengan efektif. Beberapa tips yang bisa Anda lakukan saat mengadakan rapat formal atau informal agar mencapai hasil optimal adalah:

Rapat Formal

• Tentukan Tujuan Rapat: Pastikan Anda memiliki tujuan dan agenda rapat yang jelas untuk rapat formal yang akan diadakan. Agenda rapat sebaiknya diumumkan beberapa hari sebelum rapat formal dilakukan serta memasukkan informasi penting lainnya yang perlu diketahui oleh peserta rapat.

• Undang Peserta yang Dibutuhkan: Hanya undang peserta yang penting dan dibutuhkan dalam agenda rapat. Hal ini bertujuan untuk memastikan input yang relevan selama rapat formal berlangsung.

• Bagikan Peran: Peran seperti fasilitator, timekeeper, dan pencatat notulen rapat dapat ditentukan untuk menjaga rapat formal teratur dan sesuai agenda.

• Tetapkan Skema Pengambilan Keputusan: Jika rapat formal dilakukan untuk mengambil keputusan penting, tetapkan terlebih dahulu skema pengambilan keputusan. Contohnya adalah pengambilan keputusan melalui pemungutan suara.

• Catat Notulen dengan Baik: Rapat formal berkaitan erat dengan dokumentasi berupa notulen rapat yang disusun secara formal. Pastikan notulen rapat tercatat dengan baik dan dibagikan kepada peserta seusai rapat untuk menjaga akuntabilitas.

Rapat Informal

• Tentukan Tujuan Rapat: Sama seperti rapat formal, Anda juga perlu menentukan tujuan diadakannya rapat informal. Pastikan Anda menyampaikan tujuan rapat agar peserta dapat mempersiapkan diri serta berkontribusi aktif.

• Tentukan Jadwal Rapat: Jadwalkan rapat informal beberapa hari sebelum rapat diadakan. Hal ini bertujuan untuk memastikan kehadiran peserta serta menghindari konflik pada jadwal mereka.

• Pilih Tempat yang Tepat: Pilih lokasi yang nyaman untuk memfasilitasi rapat informal Anda. Selain lokasi fisik, Anda juga bisa mengadakan rapat secara virtual.

• Tentukan Struktur Rapat: Meskipun rapat informal lebih fleksibel dan rileks dibandingkan rapat formal, penetapan struktur rapat akan menjaga fokus rapat pada topik yang dibicarakan.

• Catat Hasil Rapat: Meskipun tidak seresmi rapat formal, Anda juga bisa mencatat hasil yang dicapai dari rapat informal. Catat poin-poin penting dan bagikan kepada peserta rapat.

Effist Suite Office: Solusi Meeting Room Terbaik untuk Segala Jenis Rapat

Salah satu faktor keberhasilan rapat adalah pemilihan ruang meeting untuk memfasilitasi diskusi yang kondusif dan efektif. Guna menjawab kebutuhan ini, Effist Suite Office menghadirkan layanan meeting room dengan kapasitas yang beragam, mulai dari 4 hingga 60 orang. Ruang meeting kami cocok untuk berbagai jenis rapat, mulai dari rapat formal hingga rapat informal.

Setiap ruang meeting kami dilengkapi dengan fasilitas penunjang seperti meja dan kursi yang nyaman, LCD proyektor, papan tulis dan spidol, koneksi internet berkecepatan tinggi, serta perangkat video conference untuk mendukung rapat secara virtual. Kami juga menawarkan berbagai pilihan paket meeting beserta fasilitas tambahan seperti makan siang, coffee break, notes, mints, dan air mineral. Ruang meeting Effist terletak di dua lokasi strategis Jakarta Selatan, yaitu Gandaria 8 Office Tower dan 88 Office Kota Kasablanka.

Untuk informasi lebih lanjut, hubungi kami melalui email contact@effist.com atau kunjungi halaman “Book Tour”.

Editor: Irnadia Fardila

Konsep tim virtual bukan lagi hal yang asing di dunia kerja modern saat ini. Konsep ini sempat menjadi model kerja yang banyak diadopsi ketika pandemi berlangsung di tahun 2020. Pasca pandemi, tren tim virtual semakin diminati karena berbagai keuntungan yang ditawarkan, termasuk fleksibilitas, biaya operasional yang lebih rendah, produktivitas yang lebih baik hingga work-life balance untuk karyawan. Namun, mengelola anggota tim virtual yang tersebar di berbagai lokasi dapat lebih sulit dibandingkan mengelola tim tradisional. 

Tanpa strategi yang tepat, perusahaan yang membangun tim virtual akan sulit mencapai tujuan bisnis dengan optimal. Artikel ini akan membahas lebih lanjut pengertian tim virtual, manfaat, hingga tips untuk mengoptimalkan kinerja tim virtual.

Apa yang Dimaksud dengan Tim Virtual?

Tim virtual, dikenal juga sebagai virtual team atau remote team adalah sekelompok orang yang bekerja sama dalam mengerjakan pekerjaan atau proyek dari lokasi yang berbeda-beda. Tidak seperti tim tradisional yang mengharuskan anggotanya datang ke kantor di waktu yang ditentukan, anggota virtual team dapat tersebar di daerah bahkan negara yang berbeda. 

Virtual team mengedepankan fleksibilitas kerja dengan menerapkan konsep kerja working from anywhere. Proses kolaborasi dan komunikasi dilakukan melalui teknologi digital, seperti email, platform komunikasi, video conferencing, hingga project management software.

Apa Saja Jenis Tim Virtual?

Berikut adalah beberapa contoh jenis tim virtual yang dibangun untuk memenuhi kebutuhan atau tujuan perusahaan:

• Networked Teams: Jenis ini berisi individu dengan keahlian di bidang ilmu tertentu yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama. Keanggotaan di tim ini biasanya tidak tetap, di mana anggota tim dapat bergabung dan keluar untuk mengatasi masalah atau proyek tertentu saja. Jenis tim ini banyak ditemukan di sektor konsultan dan teknologi.

• Tim Pengembangan Produk: Tim pengembangan produk mengumpulkan para ahli dari berbagai tempat berbeda untuk mengembangkan inovasi produk atau layanan baru. Tim ini beroperasi selama proyek berlangsung dan berfokus pada inovasi dan pengembangan produk.

• Tim Pelayanan: Tim ini dirancang untuk memberikan bantuan berkelanjutan dari lokasi dengan zona waktu yang berbeda-beda. Tiap anggota bekerja secara independen dalam rentang waktu yang sudah ditentukan secara berurutan untuk memastikan pelayanan selama 24/7. Contohnya adalah tim global customer support. 

• Tim Freelance atau Kontraktor: Perusahaan merekrut sekelompok freelancer atau kontraktor yang bekerja secara remote untuk mengerjakan proyek atau pekerjaan tertentu. 

Apa Saja Keuntungan Membangun Tim Virtual?

Tim virtual menawarkan berbagai keuntungan menarik bagi perusahaan, khususnya dalam menghadapi tren ekonomi global dan digital saat ini. Beberapa keuntungan tersebut adalah:

Mengakses Talenta Global

Tim virtual menghapus tantangan jarak yang menyulitkan perusahaan dalam mendapatkan talenta terbaik di lokasi yang berbeda dari lokasi perusahaan. Hal ini akan memudahkan perusahaan untuk mengisi posisi dengan orang-orang yang tepat berdasarkan kemampuan, pengalaman, dan keahlian yang dibutuhkan.

Meningkatkan Produktivitas dan Fleksibilitas

Perbedaan lokasi dan zona waktu memungkinkan tim virtual untuk bekerja secara fleksibel. Dengan bekerja secara remote, anggota tim tidak lagi menghabiskan waktu untuk pulang pergi ke kantor. Anggota tim dapat menjadi lebih produktif dengan memilih lokasi kerja yang nyaman sesuai pilihan mereka.

Lebih Hemat Biaya

Tim virtual dapat mengurangi biaya operasional yang berkaitan dengan biaya sewa kantor, pemeliharaan fasilitas kantor, hingga transportasi. Budget perusahaan dapat dialihkan ke aspek-aspek operasional bisnis yang penting, seperti misalnya pengembangan produk dan benefit karyawan. 

Mendukung Kesejahteraan Karyawan

Bekerja secara virtual memungkinkan anggota tim untuk menentukan sendiri jadwal dan lingkungan kerja mereka. Hal ini sangat penting untuk mendukung kesejahteraan karyawan, yang nantinya dapat meningkatkan kepuasan karyawan dan loyalitas terhadap perusahaan. Karyawan yang lebih sejahtera cenderung bertahan lebih lama di perusahaan, sehingga dapat mengurangi angka turnover karyawan.

Bagaimana Cara Mengoptimalkan Kinerja Tim Virtual?

Mengelola tim yang tersebar di berbagai tempat memerlukan strategi yang tepat untuk memastikan tiap anggota bekerja dengan produktif dan efisien. Beberapa langkah yang bisa  Anda lakukan untuk mengoptimalkan kinerja tim virtual adalah:

Buat Protokol Komunikasi yang Jelas

Komunikasi yang efektif merupakan pondasi keberhasilan tim virtual. Gunakan teknologi seperti platform komunikasi, video conferencing, dan project management software untuk memfasilitasi komunikasi antar anggota tim. Protokol komunikasi yang jelas dibutuhkan untuk menghindari miskomunikasi serta memudahkan diskusi antar anggota tim. Hal ini juga bermanfaat untuk menyelesaikan masalah sesegera mungkin.

Terapkan Prosedur Kerja yang Jelas

Setiap anggota tim harus memiliki posisi yang jelas serta ekspektasi yang perlu dipenuhi. Prosedur kerja yang jelas dibutuhkan untuk menjelaskan jam kerja, pekerjaan, deadline, hingga key performance indicator (KPI) untuk mengukur performa anggota tim selama bekerja. Hal ini sangat penting untuk mencegah kebingungan terkait pekerjaan yang perlu dilakukan. 

Buat Jadwal Meeting Secara Rutin

Jadwalkan virtual meeting secara rutin untuk mengecek perkembangan pekerjaan, tantangan yang dihadapi, serta menjaga keselarasan di dalam tim. Anda dapat membuat meeting bersama seluruh anggota tim atau melakukan sesi one-on-one sebagai sarana untuk memberikan masukan serta bantuan yang dibutuhkan anggota tim.

Bangun Rasa Percaya

Meskipun tidak dapat secara langsung mengawasi anggota virtual team, Anda perlu mempercayai mereka dalam mengelola pekerjaan secara mandiri. Micromanagement atau pengawasan yang berlebihan dapat membuat anggota tim merasa kurang dihargai hingga menimbulkan stress. Penting bagi Anda untuk lebih fokus pada hasil daripada harus memantau tiap langkah yang dilakukan anggota tim.

Siapkan Pelatihan dan Sumber Daya yang Memadai

Virtual team sangat bergantung pada teknologi digital untuk bekerja dengan efisien. Perusahaan perlu menyediakan segala sumber daya yang dibutuhkan anggota tim dalam menyelesaikan pekerjaan mereka. Pastikan mereka memahami cara menggunakan teknologi tersebut serta dapat memanfaatkannya dengan optimal. Anda juga dapat memberikan pelatihan untuk meningkatkan skill jika dibutuhkan.

Buat Acara Team Building Virtual

Meskipun tidak dapat bertemu secara langsung, Anda dapat mengadakan team building secara virtual untuk memperkuat hubungan antar anggota. Dalam hal ini, Anda dapat mengadakan sesi team building khusus seperti online games atau kuis. Team building dapat membantu anggota tim saling mengenali rekan kerja mereka serta mengurangi burnout akibat bekerja secara remote.

Hormati Perbedaan Zona Waktu dan Work-Life Balance

Jika beberapa anggota virtual team Anda berada di daerah dengan zona waktu berbeda, pastikan Anda menghormati perbedaan tersebut dengan mengatur jadwal meeting yang cocok untuk semua anggota. Izinkan anggota tim Anda untuk memiliki jadwal yang fleksibel dan work-life balance sambil tetap memberikan ketentuan terhadap ketersediaan anggota serta deadline yang wajib dipenuhi. Hal ini sangat penting untuk mencegah stress dan burnout.

Dapatkan Fleksibilitas Bekerja Tanpa Kehilangan Kredibilitas dengan Solusi Virtual Office dari Effist

Membangun reputasi dan kredibilitas bisnis yang kuat tidak harus terbatas dengan beroperasi di kantor fisik saja. Menerapkan sistem kerja secara virtual bukan berarti mengorban citra profesional perusahaan. Dengan layanan virtual office dari Effist Suite Office, Anda dapat membangun kredibilitas melalui alamat bisnis yang strategis di pusat bisnis Jakarta Selatan. 

Layanan kami juga dilengkapi dengan fasilitas pendukung seperti mail handling, akses ke ruang meeting dalam berbagai ukuran, layanan sekretaris dan administrasi profesional, hingga nomor telepon khusus yang dikelola oleh tim customer service berpengalaman. Dengan menggunakan layanan dari Effist Suite Office, tim virtual Anda dapat tetap bekerja secara fleksibel dan efisien sambil tetap menjaga tampilan profesional di mata mitra bisnis dan pelanggan.

Untuk informasi lebih lanjut seputar layanan virtual office, hubungi kami melalui email contact@effist.com.

Editor: Irnadia Fardila

In a business, it’s common to see different departments working on different roles. For example, marketing focuses on promoting and advertising products and business, while finance focuses on managing financial aspects of a company. All these departments are working together to form business operations, which is an important part in keeping the company running and delivering value to customers. When managed well, business operations can help reduce costs, improve productivity, and support long-term business success.

This article will explore the definition of business operations, their purposes, and how to optimize these operations to improve their efficiency.

What are Business Operations?

Business operations refer to all the activities and systems that a company uses on a daily basis to produce, market, and deliver product or services to their customers. These operations consist of everything needed to keep the business running efficiently and effectively, whether it be sourcing raw materials, developing and selling products, and financial management. The ultimate goals of efficient business operations are to make a profit and achieve business objectives. 

What are the Four Types of Business Operations?

While it may vary depending on the industries, most business operations typically include production, marketing, human resources, and finances. They can be considered primary activities that are crucial to a company’s functioning:

Production

Production operation in business involves transforming raw materials, labor, and technology into finished goods or services that customers can purchase. It’s not limited to manufacturing, but also service delivery, such as ensuring all employees perform their roles effectively in a service business. By managing the production section effectively, the company can ensure that resources are used optimally to achieve the best possible output.

Marketing

Marketing focuses on promoting and selling the products or services produced by the business. It involves understanding customer needs, creating demand, and communicating the value of the offerings to the target audience. Marketing activities include advertising, branding, sales strategies, and customer engagement to drive revenue growth and build company reputation. This type of operation is crucial to connect the business output with the market and customers.

Human Resources

Human resources (HR) manage the people aspect in a company. It includes recruiting the right talent, onboarding, training, employee development, and maintaining morale and productivity. HR ensures the company has competent staff who are well-integrated and motivated to fulfill their roles effectively. It also handles internal communication and employee relations, which are crucial for smooth operations and positive work culture.

Finances

Finance operations oversee the management of the company’s financial resources. It includes budgeting, accounting, financial planning, and controlling costs. Effective financial management ensures the company remains profitable, can invest in growth, and meets its financial obligations. It supports all other operations by allocating resources efficiently and monitoring financial performance to guide decision-making.

What is the Function of Business Operations?

To achieve optimal efficiency in business operations, it is important to understand the core functions that drive daily activities, support strategic objectives, and ensure long-term success across various departments. Some of the functions are:

• Planning: Planning involves setting clear business goals and creating a comprehensive business strategy to achieve these goals. Effective planning helps employees to understand the company’s objectives, which is important for coordinated efforts and achieve business success.

• Organizing: Organizing involves turning a plan into action by arranging resources, tasks, and responsibilities to implement the strategy. After the goals are defined, it is important to organize people and resources to carry out activities effectively. It includes assigning roles, setting workflows, and building structures to support coordination and teamwork.

• Staffing: The staffing function is the process to recruit and train employees to fill roles in the company. It ensures the business has skilled and capable people to achieve its goals. By staffing effectively, the company can build a team with the right knowledge and expertise to support overall success.

• Directing: This function focuses on providing clear instructions and guidance to employees to ensure they understand their roles and responsibilities. It involves communicating expectations, motivating employees, resolving conflicts, and offering support in executing tasks successfully.

• Controlling: The controlling function means to monitor and evaluate performance to ensure the employees meet the objectives. The company tracks progress, compares results to targets, and makes adjustments as needed. With proper control, they can improve performance, reduce risks, and stay aligned with their goals.

How to Optimize Business Operations?

Optimizing business operations means making processes more efficient, cost-effective, and aligned with company goals. Here are some strategies you can implement to improve your business operations:

• Analyze and Improve Existing Processes: The first step is thoroughly analyzing business operations. The goal is to detect inefficiencies, redundancies, and bottlenecks in the business process. Engage your teams to compare documented processes with actual practices and find areas for improvement. The process analysis will guide the optimization strategy and what goals to achieve.

• Set Clear Goals: Define specific operational goals aligned with your overall business objectives. Identify key performance indicators (KPIs) such as sales metrics, conversion rates, or customer satisfaction scores to measure progress and success. 

• Automate and Leverage Technology: Technology such as automation tools or cloud integration is essential to reduce manual tasks, enhance productivity, and improve data accessibility. With technology, you can streamline operations to improve overall efficiency.

• Streamline Communication and Clarify Roles: Use standardized communication protocols and collaborative platforms to ensure clarity in roles and responsibilities. This strategy is also important to reduce delays and miscommunication between employees.

• Foster a Culture of Continuous Improvement: Encourage employee participation in identifying inefficiencies and suggesting improvements. Regularly review and adjust processes based on feedback and performance metrics to maintain operational efficiency.

Boost Operational Efficiency with Fully-Equipped Office Space from Effist

Efficient business operations start with the right workspace. Effist Suite Office provides fully-equipped serviced offices designed to help companies reduce operational burdens and focus on core activities. With premium facilities like high-speed internet, meeting rooms of various sizes, ergonomic working stations, business lounge, pantry, and professional secretarial and cleaning services, your team can work productively from day one. 

Whether you’re a startup or an established company expanding in Indonesia, Effist’s flexible office solutions ensure smooth day-to-day operations with minimal setup time. Our office spaces are located in Jakarta’s central business hub, Gandaria 8 Office Tower and 88 Office Kota Kasablanka. Choose Effist Suite Office to streamline your business operations and achieve faster growth with a professional image.

For more information regarding our serviced office, contact us through email contact@effist.com or visit “Book Tour”.

Editor: Irnadia Fardila

Memulai sebuah startup tidak hanya berkaitan dengan ide-ide inovatif serta dinamika kerja yang fleksibel, tetapi juga tentang memilih ruang kantor yang tepat. Sebuah kantor untuk startup memegang peranan penting dalam menunjang produktivitas, menciptakan budaya kerja positif, hingga membangun kesan professional di mata pelanggan. 

Mulai dari coworking space hingga serviced office, startup memiliki berbagai opsi dalam menciptakan lingkungan kerja yang mendukung pertumbuhan berkelanjutan tanpa menekan budget. Kenali lebih lanjut tentang jenis-jenis kantor startup, faktor pertimbangan dalam memilih kantor, hingga tips desain interior dan layout untuk kantor startup.

Apa Saja Jenis-Jenis Kantor Startup?

Bagi perusahaan yang baru merintis serta berfokus pada lingkungan kerja dinamis seperti startup, memilih ruang kantor yang ideal sangat penting untuk mendukung pertumbuhan dan inovasi berkelanjutan. Terdapat beberapa jenis ruang kantor yang bisa dipilih startup:

Coworking Space

Coworking space adalah salah satu opsi kantor yang populer dipilih startup. Jenis kantor ini menyediakan ruang kerja bersama yang bisa disewa per hari, minggu, bulan, hingga tahun. Coworking space umumnya dilengkapi dengan fasilitas tambahan seperti internet atau ruang meeting untuk menunjang kenyamanan bekerja. 

Model coworking space memungkinkan startup untuk berinteraksi dengan startup atau entrepreneur yang juga menyewa ruang kerja tersebut. Hal ini dapat membuka peluang untuk menambah ilmu baru, kerja sama bisnis, hingga networking. Meskipun memiliki fleksibilitas tinggi dan ramah biaya, coworking space memiliki privasi dan kontrol yang terbatas.

Virtual Office

Jenis virtual office umumnya berfokus dalam menyediakan alamat kantor professional dan prestisius di lokasi bisnis yang strategis tanpa harus menyewa kantor fisik. Jenis kantor ini juga dilengkapi dengan fasilitas seperti pengelolaan surat dan paket hingga ruang meeting yang bisa dipakai jika dibutuhkan. Virtual office membantu bisnis startup membangun citra profesional tanpa terbebani biaya operasional kantor fisik. Jenis kantor ini cocok bagi startup yang beroperasi secara remote dan tidak memerlukan kehadiran fisik secara rutin. 

Serviced Office

Serviced office menawarkan ruang kerja siap pakai yang sudah dilengkapi dengan fasilitas perkantoran, seperti meja dan kursi kerja, internet, dan fasilitas lainnya. Jenis kantor ini dikelola oleh pihak ketiga atau penyedia ruang kantor, sehingga startup dapat menyewa serviced office tidak perlu memikirkan penataan dan pemeliharaan fasilitas. Serviced office cocok untuk startup yang memerlukan ruang kantor tradisional dengan durasi penyewaan yang lebih fleksibel.

Home Office

Jenis home office adalah opsi yang banyak dipilih oleh startup yang ingin menghemat biaya operasional. Dengan menggunakan ruangan di rumah sebagai tempat kerja, startup dapat mengurangi pengeluaran untuk biaya sewa serta menciptakan fleksibilitas dalam pengaturan jam kerja. Home office cocok bagi startup yang baru merintis serta tidak memiliki banyak budget untuk menyewa ruang kantor.

Apa Saja Karakteristik Kantor Startup?

Perusahaan startup terkenal dengan lingkungan kerja yang berorientasi pada inovasi, problem solving, hingga fleksibilitas yang tinggi. Karakteristik startup ini juga harus dicerminkan ke dalam ruang kerja yang digunakan. 

Salah satu karakteristik utama dari kantor startup adalah layout ruang kantor yang terbuka. Dibandingkan tata ruang kantor tradisional yang menggunakan kubikel, layout ini memudahkan karyawan untuk berdiskusi aktif. Tidak hanya itu, layout terbuka menghancurkan penghalang hierarkis serta mendukung interaksi spontan antar karyawan.

Karakteristik lain yang tidak kalah penting adalah aksesibilitas teknologi yang memadai. Startup biasanya membutuhkan infrastruktur teknologi yang canggih untuk mendukung operasional mereka, termasuk koneksi internet yang cepat dan peralatan komputer yang mutakhir.

Kantor startup juga memiliki desain interior yang modern dan menarik. Ruang kerja startup seringkali dilengkapi dengan area khusus untuk berkolaborasi, seperti area diskusi terbuka dan ruang relaksasi. Dengan demikian, interaksi antar karyawan dapat terjalin dengan lebih baik, yang pada gilirannya meningkatkan produktivitas dan inovasi di dalam tim.

Pertimbangan Saat Memilih Ruang Kantor yang Tepat untuk Startup

Saat memilih kantor untuk startup Anda, beberapa faktor perlu dipertimbangkan untuk memastikan kantor tersebut dapat mendukung lingkungan kerja inovatif dan dinamis:

Kebutuhan Startup Anda

Tentukan besar ruangan yang diperlukan untuk memfasilitasi kinerja tim startup Anda. Hal ini termasuk jenis layout yang cocok dengan operasional startup serta kebutuhan teknis seperti internet atau perlengkapan kantor lainnya. Misal, jika Anda menginginkan privasi lebih untuk tim Anda, opsi serviced office atau virtual office cenderung lebih baik dibandingkan coworking space. 

Faktor Budget

Startup umumnya memiliki keuangan yang terbatas. Bandingkan opsi kantor yang tidak menguras budget Anda. Jika Anda ingin menyewa kantor fisik, pertimbangkan aspek lain di luar biaya sewa. Contohnya adalah biaya pemeliharaan atau biaya tersembunyi lainnya. Coworking space seringkali menjadi opsi populer untuk mengurangi biaya sewa sambil menawarkan lingkungan kerja yang inspiratif.

Lokasi

Memilih lokasi perusahaan yang strategis dapat membantu startup mengakses talenta terbaik dan membangun jaringan yang dibutuhkan untuk pertumbuhan. Lokasi yang dekat dengan pusat bisnis atau terjangkau transportasi umum dapat menjadi pertimbangan utama, khususnya jika Anda mempertimbangkan menyewa kantor fisik.

Fasilitas Kantor

Evaluasi fasilitas kantor apa yang diperlukan dalam startup Anda. Fasilitas seperti meeting room, pantry, jaringan internet, dan layanan resepsionis dapat membantu kelancaran operasional bisnis sehari-hari.

Tips Desain Interior dan Layout untuk Kantor Startup

Ingin mengoptimalkan ruang kerja untuk startup Anda? Ikuti tips-tips berikut ini untuk ciptakan atmosfer kerja produktif dan nyaman:

• Gunakan Fasilitas Kerja Ergonomis: Fasilitas kerja ergonomis berfokus untuk menghadirkan kenyamanan bagi karyawan selama bekerja, baik kenyamanan secara fisik maupun mental. Contohnya adalah model kursi yang mendukung postur tubuh serta pencahayaan ruangan yang baik.

• Sediakan Ruang Meeting Khusus: Tim startup Anda akan membutuhkan ruang diskusi terpisah untuk memfasilitasi diskusi yang lebih fokus dan kondusif. Ruang meeting khusus yang memadai akan memudahkan kolaborasi serta pertukaran ide di dalam tim.

• Manfaatkan Cahaya Alami: Cahaya alami dari matahari menyediakan vitamin D untuk memperkuat imun tubuh serta mencegah kelelahan pada mata. Pastikan ruang kantor startup Anda dapat mengoptimalkan cahaya alami ini untuk suasana kerja yang lebih nyaman dan sehat.

• Tempatkan Tanaman: Pot tanaman hijau kecil khusus dalam ruangan dapat menambah warna di dalam interior kantor startup. Selain itu, tanaman juga dapat menyegarkan suasana di ruang kerja.

• Gunakan Papan Tulis Portable: Papan tulis portable dapat membantu tim startup Anda untuk brainstorming, mempresentasikan ide-ide menarik, atau pengumuman untuk tim. 

Effist Suite Office: Solusi Kantor Fleksibel dan Terjangkau untuk Startup Masa Kini

Memilih kantor startup yang tepat adalah langkah penting dalam membangun fondasi bisnis yang kuat. Dengan berbagai tantangan yang dihadapi startup, seperti keterbatasan anggaran dan kebutuhan fleksibilitas tinggi, Effist Suite Office hadir sebagai solusi ideal. Melalui layanan serviced office dan virtual office, Effist menawarkan ruang kerja profesional yang siap pakai, lengkap dengan fasilitas premium dan dukungan operasional harian.

Layanan serviced office memberikan ruang kerja modern yang siap pakai untuk mendukung produktivitas Anda. Ruang kantor kami dilengkapi dengan fasilitas seperti meja dan kursi ergonomis, internet berkecepatan tinggi, ruang meeting dalam berbagai ukuran, business lounge, pantry, serta layanan resepsionis dan kebersihan. Dengan fasilitas ini, Anda dapat langsung fokus pada pengembangan bisnis tanpa harus memikirkan pengelolaan kantor.

Effist juga menghadirkan layanan virtual office bagi startup yang ingin tampil profesional tanpa biaya tinggi. Layanan ini mencakup alamat bisnis bergengsi, layanan resepsionis, penanganan surat yang efisien, serta dedicated phone number untuk perusahaan yang ditangani oleh customer service profesional.

Berlokasi strategis di Gandaria 8 dan 88 Office Kota Kasablanka, Effist Suite Office membantu startup tampil lebih kredibel dan kompetitif sejak awal. Untuk informasi lebih lanjut, hubungi kami melalui email contact@effist.com atau kunjungi “Book Tour”.

Editor: Irnadia Fardila

LEGO, once a beloved toy giant, encountered a severe decline in the late 1990s and early 2000s. As the company struggled with falling sales and a rapidly changing market, it became evident that its existing business objectives no longer aligned with reality. To survive, LEGO had to shift its focus, redefining its objectives around innovation, partnerships, and digital transformation. This is the prime example of business objectives and how they should be flexible to change. This article will explore in depth what a business objective is, its importance, and how to write one that guides your company through both crisis and growth.

What are Business Objectives?

A business objective is a specific, measurable result that a company wants to achieve within a defined time frame. It serves as actionable steps that guide a company in accomplishing its broader, long-term goals. They’re also important for providing a clear direction for teams, facilitating performance evaluation, and helping align daily operations with strategic priorities.

One of the most popular methods to set clear and compelling business objectives is the SMART framework. The term “SMART” is an acronym that stands for:

• Specific: The objective is clearly defined and unambiguous, detailing precisely what needs to be accomplished. 

• Measurable: The objective uses quantifiable metrics to track progress and determine when it has been achieved. 

• Achievable: The objective is realistic and possible to accomplish with the available resources and possible constraints. 

• Relevant: The objective is relevant to broader objectives, values, or long-term plans. 

• Time-bound: The objective has a clear deadline or timeframe, creating a sense of urgency and helping to prioritize tasks.

What are the 5 Most Common Business Objectives?

While many businesses can set different kinds of objectives depending on their industry, size, and mission, 5 most common business objectives are widely used:

Making a Profit

A common goal for most businesses is to achieve profitability. By earning more revenue than expenses, a company can ensure long-term sustainability and growth. This enables reinvestment, innovation, and stakeholder rewards. Businesses often set specific profitability goals, such as increasing profit margins or net income, to measure financial success and attract investment.

Growth and Expansion

Many businesses pursue growth by expanding market share, entering new markets, or scaling operations. Growth is crucial for maintaining a competitive advantage and achieving economies of scale. Sustainable growth ensures expansion aligns with resources and market conditions to prevent overreach.

Survival

Survival is often a key goal for startups and businesses in tough markets. It means staying operational despite economic or competitive pressures. Many small businesses adopt this goal to withstand recessions or intense competition.

Customer Satisfaction

Customer-centric companies prioritize satisfaction by delivering high-quality products and services. This boosts retention, strengthens branding, and encourages word-of-mouth. Key actions include reducing wait times, improving quality, and enhancing support.

Social Responsibility

Modern businesses often aim for ethical practices, environmental sustainability, and contributing positively to society. For instance, using eco-friendly packaging helps reduce environmental impact. However, such practices can set higher costs for customers or lower profit margins.

Why are Business Objectives Important?

Business objectives are important as they provide clear focus, direction, and motivation for both the company and its employees. They guide decision-making, effective resource allocation, and performance evaluation. By setting business objectives, the company can prioritize efforts to achieve these goals and increase efficiency and accountability. These objectives also measure progress and success, allowing businesses to track and adjust their strategies accordingly.

Moreover, business objectives create alignment within the company by clearly stating what it aims to achieve. It helps employees understand how their roles contribute to overall goals. They also help manage risks, support better strategy execution, and improve team performance. Without clear objectives, a business risks losing direction, making success and even survival harder to achieve.

Why Do Business Objectives Change Over Time?

Many businesses go through various stages of development, such as from startup to mature stage. Over time, their business objectives will change, affecting business growth and performance. For example, a company in the startup stage will focus on survival, while a company in a more mature stage will aim to generate profit. Other internal factors, such as underperformance or changes in leadership, may also cause changes in business objectives.

Additionally, external factors can also influence shifts in business objectives. For example, changes in market conditions and customer preferences require businesses to adapt their objectives to remain competitive or survive. New technologies can also open opportunities or pose challenges, making businesses have to adjust objectives, such as moving from physical products to digital services.

How to Write Business Objectives?

Business success starts with clear objectives. Here are the steps you can take to write strong objectives that keep your business on track:

Brainstorm

Start by brainstorming potential objectives that address your company’s challenges and opportunities. Involve employees at all levels to gather diverse ideas and insights for your business objectives. It can be done through surveys, focus groups, or interviews.

Categorize Objectives

Next, you can categorize your objectives into various categories. For example, you can make separate objectives for financial growth, customer satisfaction, employee retention, or product development. This will help prioritize and organize your goals.

Use the SMART Framework

Write your objectives using the SMART framework, which is the acronym for Specific, Measurable, Achievable, Relevant, and Time-bound. For example, instead of a vague objective like “acquire new users”, you should specify “acquire new users by 10% within the next 6 months”.

Make Objectives Inspirational and Clear

Use action verbs and positive words to make your objectives inspirational and easy to remember. For example, “maximize company profit earnings through sustainable efforts” is clearer and more inspiring than “reduce production costs”.

Align with Mission and Vision

Ensure your objectives support your company’s mission and vision. This alignment keeps your efforts focused on what your company actually wants to achieve. When the objectives align with the mission and vision, decisions at all levels will be made consistently with the company’s core values and long-term aspirations.

Conduct Situational Analysis

Assess your company’s situation by evaluating its strengths, weaknesses, opportunities, and threats. This will help you set realistic and relevant objectives that address your company’s current conditions and future possibilities.

Review and Adjust Regularly

Business objectives should be reviewed regularly to ensure they are still aligned with the company’s evolving goals and market conditions. Adjust your objectives as needed to maintain relevance and effectiveness.

Achieve Your Business Objectives Faster and Smarter with Effist’s Office Solutions

Achieving business objectives requires careful strategy and hard work, as well as the right environment. Effist Suite Office provides serviced and virtual offices tailored to support your progress in executing your goals successfully. Whether you need a fully equipped physical workspace or a prestigious business virtual address to boost credibility, Effist ensures you have everything you need to operate efficiently and professionally.

Our serviced office provides ready-to-use office spaces with complete equipment, including high-speed internet, executive office equipment, meeting rooms in various sizes, business lounges, pantry facilities, and comprehensive support services, including secretarial assistance and cleaning. 

Effist also provides virtual office services to support businesses that operate remotely by offering a prestigious business address without having to rent physical space. Other than a professional address, our services also include professional mail handling, secretarial support, access to meeting rooms, and a dedicated phone number handled by professional customer service.

Strategically located in South Jakarta’s central business hubs, Gandaria Office 8 Tower and 88 Office Kota Kasablanka, Effist Suite Office delivers an ideal environment to achieve business objectives successfully.

Editor: Trie Ayu Feminin & Irnadia Fardila

Bayangkan Anda menghabiskan waktu satu jam dalam meeting mingguan, tetapi hanya sedikit informasi penting yang Anda dapatkan, serta sebagian besar peserta terlihat tidak fokus. Meeting Anda mungkin didominasi oleh beberapa orang yang berdebat terkait hal tertentu yang tidak relevan. Meeting panjang seperti ini seringkali membuat waktu dan tidak efektif, khususnya jika hanya dibutuhkan update singkat dari tiap anggota tim. Kondisi ini membuat konsep stand up meeting menjadi populer di berbagai tim di dalam perusahaan.

Meeting singkat yang berdurasi sekitar 15 menit ini cocok untuk menyampaikan update terbaru dari para anggota tim, menyelaraskan prioritas, dan mengidentifikasi hambatan. Kenali lebih lanjut tentang apa itu stand up meeting, tujuan, dan cara melakukannya dengan efektif.

Apa Itu Stand Up Meeting?

Stand up meeting, atau yang dikenal juga dengan daily stand up meeting, adalah jenis pertemuan singkat yang berlangsung 15 menit atau lebih untuk mendiskusikan perkembangan pekerjaan tiap anggota tim pada sebuah proyek. 

Seperti namanya, daily standup meeting umumnya dilaksanakan dengan cara berdiri untuk menjaga diskusi tetap singkat dan ringkas. Daily standup meeting yang dilakukan dalam waktu singkat berfungsi untuk menyederhanakan komunikasi internal di dalam tim dan menyampaikan masalah yang dialami anggota tim dengan cepat. 

Pada standup meeting, tiap anggota tim biasanya menjelaskan tiga hal penting: apa yang sudah dicapai sejak pertemuan terakhir, apa yang akan dikerjakan selanjutnya, dan hambatan apa yang sedang dihadapi. Cara ini memastikan transparansi tentang kemajuan pekerjaan semua tim serta memfasilitasi kolaborasi tim yang efisien.

Stand Up Meeting vs Daily Scrum, Apa Bedanya?

Baik stand up meeting maupun daily scrum sama-sama merupakan pertemuan singkat untuk meningkatkan kerja sama tim dan memantau perkembangan pekerjaan. Meski demikian, terdapat beberapa aspek yang membedakan keduanya.

Daily scrum adalah kegiatan meeting yang lebih formal dalam kerangka kerja scrum. Jenis meeting ini umumnya hanya dilakukan oleh tim development yang bekerja dalam kerangka kerja scrum. Pertemuan ini biasanya berlangsung selama 15 menit dan bertujuan untuk memeriksa kemajuan pekerjaan tim menuju sprint goals serta merencanakan pekerjaan untuk 24 jam berikutnya. Agenda rapat dalam daily scrum berfokus untuk membahas pekerjaan di hari sebelumnya, rencana pekerjaan hari ini, hambatan, dan aspek lain terkait sprint goal. 

Sementara stand up meeting bersifat lebih umum dan informal dibandingkan daily scrum. Stand up meeting bisa dilakukan oleh berbagai jenis tim untuk mendiskusikan kemajuan pekerjaan, tantangan yang dihadapi, dan rencana pekerjaan untuk hari itu. Tim dapat menentukan sendiri durasi dan topik yang akan dibahas, sehingga memungkinkan adaptasi sesuai kebutuhan tim.

Apa Tujuan Stand Up Meeting?

Stand up meeting sering digunakan dalam lingkungan kerja yang dinamis untuk menjaga komunikasi yang efektif antar anggota tim. Berikut adalah beberapa tujuan dilakukannya stand up meeting:

Mendukung Komunikasi yang Efisien

Salah satu tujuan utama dari standup meeting adalah untuk melaksanakan diskusi singkat dan efisien antar anggota tim. Dibandingkan harus melaksanakan meeting panjang yang tidak terarah, standup meeting harian didesain untuk diskusi ringkas yang hanya berlangsung sekitar 15 menit untuk membahas perkembangan pekerjaan setiap anggota tim.

Memfasilitasi Kolaborasi Tim

Standup meeting juga bertujuan untuk memfasilitasi kolaborasi di dalam tim. Dengan berkumpul secara rutin, anggota tim dapat saling mendengarkan dan memberikan masukan yang konstruktif jika anggota lain mengalami suatu masalah. Lingkungan yang kolaboratif ini membantu problem-solving yang lebih baik serta memperkuat motivasi tim untuk berkontribusi lebih baik lagi.

Meningkatkan Transparansi

Pada diskusi standup meeting, semua anggota tim diharuskan untuk melaporkan apa saja yang sudah mereka kerjakan serta akan dikerjakan. Hal ini akan memotivasi tiap anggota untuk fokus dalam mencapai target yang dibutuhkan. Selain itu, anggota tim juga dapat mengetahui gambar besar terkait status proyek, termasuk tantangan yang sedang dihadapi serta kemajuan yang telah dicapai. Transparansi ini akan memperkuat rasa keterlibatan anggota tim terhadap tujuan yang ingin didapatkan.

Menyatukan Tujuan dan Prioritas Tim

Standup meeting membantu memastikan semua anggota tim berada pada jalur yang sama dalam mencapai tujuan. Setiap anggota menyampaikan progres pekerjaan mereka secara berkala. Dengan demikian, tim dapat menyesuaikan prioritas bila diperlukan. Hal ini juga membantu menjaga fokus pada tugas yang paling penting.

Bagaimana Cara Menjalankan Stand Up Meeting dengan Efektif?

Mengingat daily stand up meeting hanya berlangsung singkat, penting bagi Anda untuk mengetahui langkah yang tepat agar diskusi tetap fokus dan efektif. Ikuti langkah-langkah ini saat menjalankan stand up meeting untuk tim Anda:

• Tetapkan Waktu dan Tempat: Jalankan standup meeting di tempat dan waktu yang sama untuk menciptakan rutinitas bagi semua anggota tim. Jika Anda mengadakan meeting secara virtual, tentukan waktu yang cocok untuk semua anggota tim. Pastikan juga tiap anggota memiliki jaringan internet yang kuat untuk mencegah hambatan akibat jaringan yang buruk.

• Pastikan Meeting Berlangsung Singkat: Batasi waktu meeting hanya sekitar 15 menit atau kurang dari itu terlepas dari jumlah anggota tim yang ada. Jika Anda merasa melampaui waktu ini, Anda dapat memecah standup meeting menjadi bagian yang lebih kecil.

• Gunakan Struktur Tiga Pertanyaan: Setiap anggota harus menjawab tiga pertanyaan: apa yang sudah dicapai kemarin, apa yang akan dikerjakan hari ini, dan hambatan apa yang sedang dialami. Struktur pertanyaan ini memastikan fokus meeting tetap terjaga selama durasi meeting yang singkat.

• Tentukan Fasilitator Meeting: Seorang fasilitator berperan untuk memandu jalannya meeting dan menjaga fokus diskusi dengan baik. Fasilitator juga dapat memastikan semua anggota mendapat giliran untuk berbicara.

• Fokus Pada Topik Meeting: Seringkali diskusi berlangsung terlalu lama karena membicarakan detail yang terlalu rumit. Maka dari itu, pastikan standup meeting berfokus pada struktur tiga pertanyaan. Jika anggota tim merasa membutuhkan diskusi yang lebih dalam, Anda dan anggota tim dapat membicarakannya di lain waktu.

• Pastikan Semua Anggota Berbicara: Pastikan semua anggota mendapatkan kesempatan yang sama untuk berbicara. Jangan sampai ada satu pihak yang mendominasi jalannya diskusi. Anda dapat memasang timer untuk menentukan durasi berbicara tiap anggota. 

Dapatkan Meeting Room Fleksibel untuk Stand Up Meeting Tim Anda Hanya di Effist!

Salah satu kunci menjalankan diskusi yang kondusif dan efektif adalah ruang meeting dengan fasilitas yang lengkap. Untuk menjawab kebutuhan ini, Effist Suite Office menghadirkan layanan meeting room dengan kapasitas 4–40 orang untuk berbagai jenis pertemuan, termasuk stand up meeting. 

Layanan meeting room dari Effist dilengkapi dengan fasilitas penunjang untuk memastikan meeting berlangsung lancar, seperti LCD proyektor, papan tulis dan spidol, internet berkecepatan tinggi, serta video conference untuk mewadahi meeting secara online. Effist juga menyediakan berbagai paket meeting room yang bisa dipilih sesuai kebutuhan meeting Anda. Paket meeting kami turut dilengkapi dengan fasilitas seperti lunch, coffee break, notes, mints, dan air untuk mendukung kenyamanan selama meeting.

Layanan meeting room Effist berlokasi di pusat bisnis strategis Jakarta Selatan, yaitu Gandaria 8 Office Tower dan 88 Office Kota Kasablanka.

Untuk informasi lebih lanjut, hubungi kami melalui email contact@effist.com. 

Editor: Irnadia Fardila