Menjalankan operasional bisnis sehari-hari tidak terlepas dari adanya kegiatan rapat bisnis maupun rapat internal perusahaan. Rapat diadakan untuk mendiskusikan berbagai hal, seperti misalnya perkembangan proyek, kolaborasi bisnis, hingga strategi bisnis. Untuk memastikan rapat berjalan efektif, dibutuhkan agenda rapat yang rapi dan terstruktur. 

Agenda rapat tidak hanya menjadi panduan bagi peserta rapat, tetapi juga sebagai penentu arah dan fokus dari sebuah rapat bisnis. Penyusunan agenda rapat perusahaan yang efektif membutuhkan perencanaan yang matang, mulai dari tujuan rapat hingga topik-topik yang ingin dibahas. Kenali lebih lanjut tentang apa itu agenda rapat serta cara membuat agenda rapat yang efektif untuk aktivitas bisnis sehari-hari!

Apa yang Dimaksud dengan Agenda Rapat?

Agenda rapat atau meeting agenda adalah bagian dari notulen rapat berisi hal-hal yang akan dibicarakan selama rapat. Agenda ini mencakup daftar topik atau kegiatan yang akan dilakukan selama meeting beserta durasi waktunya. Pembuatan agenda dibuat jauh-jauh hari sebelum meeting berlangsung oleh sekretaris atau panitia meeting, dengan isi agenda dapat didiskusikan oleh penyelenggara atau panitia. Agenda kemudian disebarkan kepada peserta beberapa hari sebelum meeting dimulai.

Bagi peserta, agenda berfungsi untuk memberikan arahan tentang bagaimana meeting akan berlangsung, sehingga peserta juga dapat mempersiapkan diri. Dengan demikian, meeting dapat berlangsung secara efisien dan dapat mencapai hasil yang diharapkan. 

Apa Tujuan Dibuatnya Agenda Rapat?

Agenda rapat umumnya berisi susunan kegiatan yang akan didiskusikan selama meeting. Dibuatnya agenda rapat bertujuan untuk memandu peserta meeting terkait hal-hal yang perlu dibicarakan selama meeting. Tidak hanya itu, agenda juga meliputi tujuan meeting serta durasi waktu untuk membicarakan setiap topik tersebut. Hal ini membantu peserta rapat lebih fokus pada topik yang dibahas, sehingga tidak ada waktu yang terbuang sia-sia karena membicarakan hal yang tidak relevan.

Tujuan lainnya dari agenda rapat adalah memastikan semua topik penting dapat didiskusikan dan tidak terlewatkan selama rapat. Peserta rapat dapat mempersiapkan segala hal yang diperlukan untuk setiap topik tersebut, sehingga diskusi dapat berjalan secara efektif sesuai dengan susunan yang sudah dibuat. 

Hal Apa yang Perlu Diperhatikan Saat Menyusun Agenda Rapat?

Membuat agenda rapat yang baik harus memperhatikan beberapa aspek penting agar menghasilkan perencanaan yang terorganisir. Berikut adalah contoh aspek yang perlu diperhatikan dalam agenda rapat sebuah perusahaan:

• Tujuan Rapat: Tujuan rapat adalah target pembahasan yang ingin dibicarakan selama rapat. Penetapan tujuan rapat akan membantu pembuatan topik-topik yang akan didiskusikan dalam meeting.

• Waktu dan Tempat: Agenda rapat perlu menyertakan waktu dan tempat berlangsungnya meeting. Jika meeting dilakukan secara online, agenda perlu menyertakan link untuk meeting, misalnya melalui Zoom atau Google Meet.

• Estimasi Durasi Rapat: Setiap kegiatan dalam rapat dibatasi oleh durasi waktu tertentu. Anda perlu memperkirakan seberapa lama sebuah topik dapat dibahas, termasuk sesi tanya jawab. 

• Penanggung Jawab: Agenda dapat menyertakan penanggung jawab atau petugas yang mengelola bagian meeting tertentu. Contohnya, registrasi peserta rapat dilakukan oleh tim penerima tamu atau pembagian snack dilakukan oleh tim konsumsi. Penanggung jawab juga dapat berupa pemimpin rapat yang memandu jalannya salah satu bagian rapat.

Bagaimana Cara Menyusun Agenda Rapat yang Efektif?

Menyusun agenda yang efektif adalah kunci sukses menjalankan meeting yang teratur. Beberapa langkah yang bisa Anda lakukan untuk membuat agenda rapat yang efektif adalah:

Tentukan Tujuan Rapat

Langkah pertama dalam membuat agenda rapat yang efektif adalah menentukan tujuan dilakukannya meeting. Tujuan rapat dapat memberikan ekspektasi yang seragam tentang berlangsungnya rapat kepada para peserta rapat. Usahakan untuk menetapkan tujuan rapat dengan spesifik untuk memandu berjalannya diskusi serta pembuatan topik-topik yang akan dibicarakan selama rapat.

Buat Daftar Topik dan Kegiatan Rapat

Langkah selanjutnya adalah membuat daftar terkait topik dan kegiatan yang akan dilangsungkan selama rapat. Topik dalam rapat harus berpusat pada tujuan rapat yang sudah ditetapkan sebelumnya, sehingga menghindari diskusi yang tidak relevan. 

Pastikan pula diskusi topik tidak terlalu berdekatan, tetapi disisipi dengan kegiatan istirahat atau coffee break. Hal ini bertujuan agar peserta tidak merasa stres dengan banyaknya topik rapat yang dibicarakan. 

Perkirakan Waktu untuk Tiap Topik

Perkiraan waktu dalam pelaksanaan meeting juga menjadi aspek penting dalam pembuatan agenda yang efektif. Anda perlu memperkirakan durasi waktu yang dibutuhkan untuk tiap topik ataupun kegiatan rapat. Pastikan durasi waktu tidak terlalu lama atau pendek untuk memaksimalkan efisiensi rapat. 

Tentukan Penanggung Jawab Pada Topik dan Kegiatan Rapat

Saat menyusun agenda, Anda dapat menentukan penanggung jawab yang mengatur berjalannya diskusi atau kegiatan meeting tertentu. Penanggung jawab dalam rapat dapat bertugas melakukan presentasi, menjadi moderator, atau memastikan kegiatan dalam rapat berjalan sesuai rencana. Adanya penanggung jawab akan membantu berjalannya meeting sesuai dengan agenda yang sudah dibuat.

Buat Bagian untuk Sesi Tanya Jawab

Di luar topik atau kegiatan rapat, Anda dapat membuat sesi khusus untuk tanya jawab. Sesi tanya jawab ini dapat dilakukan langsung setelah diskusi topik atau di akhir rapat. Menyisihkan sesi tanya jawab ini berguna untuk menghindari interupsi saat membicarakan topik-topik penting selama rapat. Peserta rapat juga dapat berfokus dalam sesi tanya jawab ini, sehingga semua pertanyaan dapat ditanggapi dengan baik.

Sukseskan Pertemuan Anda dengan Pilihan Tempat yang Tepat di Effist Suite Office! 

Penyusunan agenda rapat yang rapi dan terstruktur menjadi langkah awal dalam menjalankan meeting yang efektif. Agenda yang tersusun dengan baik memungkinkan peserta lebih fokus serta memiliki gambaran terkait meeting yang akan berlangsung. Selain agenda, meeting yang efektif juga membutuhkan ruang meeting yang memadai untuk memfasilitasi diskusi kondusif. Effist Suite Office menawarkan solusi meeting room profesional untuk mewadahi berbagai meeting bisnis Anda.

Ruang meeting Effist Suite Office dilengkapi dengan fasilitas penunjang rapat yang lengkap dan modern, mulai dari meja dan kursi yang nyaman, proyektor, papan tulis, spidol, hingga internet berkecepatan tinggi. Paket ruang meeting Effist tersedia dalam berbagai ukuran serta layanan pelengkap lainnya seperti layanan coffee break dan lunch. 

Jangan ragu untuk menggunakan layanan ruang meeting Effist Suite Office untuk rapat bisnis Anda selanjutnya. Hubungi kami melalui email contact@effist.com untuk informasi lebih lanjut seputar ruang meeting.

Editor: Cardila Ladini