Dalam upaya membuat sebuah meeting bisa berjalan dengan lancar dan efektif, jelas ada banyak hal yang harus dipersiapkan. Mulai dari para personal yang butuh mempersiapkan diri atau hanya sekadar mengikuti meeting tersebut, sampai pada ruang meeting yang memang perlu ditunjang dengan fasilitas yang memadai. Adapun fasilitas yang pada umumnya dibutuhkan dalam ruangan rapat antara lain adalah sebagai berikut:

1.     Koneksi Wi-Fi yang memadai

Koneksi Wi-Fi adalah salah satu fasilitas utama dan penting dalam dunia bisnis dan pekerjaan, terutama saat sedang meeting. Memang, materi meeting atau presentasi biasanya sudah disiapkan secara offline lewat hard disk atau flash disk. Namun, dalam beberapa kasus kegiatan meeting atau presentasi, pengguna meeting room seringkali membutuhkan koneksi internet untuk mengakses data lainnya, mulai dari sekedar mengecek e-mail untuk follow up, video call mendadak untuk membahas dengan pihak lain yang tidak ada di ruang rapat, atau bahkan melihat referensi di internet untuk bahan brainstorming.

2.     Akses listrik yang memadai

Selama rapat dilakukan, penggunaan barang-barang elektronik seperti laptop, proyektor, sound system hingga charger gadget juga tidak dapat dihindari yang tentunya membutuhkan akses listrik yang baik. Untuk itu, jangan sembarangan menentukan tempat meeting saat harus berhadapan dengan klien bisnis Anda. Penting memilih tempat meeting yang memiliki akses listrik memadai untuk menyukseskan kegiatan rapat atau pertemuan Anda.

3.     Terdapat proyektor

Mempresentasikan sebuah materi membutuhkan adanya proyektor. Proyektor juga merupakan salah satu fasilitas penting dalam sebuah sebuah meeting sebagai media yang di gunakan untuk presentasi. Ada banyak jenis proyektor, gunakanlah jenis proyektor yang umum dan modern, sehingga bisa digunakan oleh segala jenis merk laptop, dan juga lengkap dengan kabelnya.

4.     Meja dan kursi yang nyaman

Umumnya ruang rapat memiliki berbagai fasilitas penting untuk menunjang rapat yang efektif dan kenyamanan dalam berdiskusi. Ruangan rapat sebaiknya memiliki kursi yang nyaman dengan meja panjang berbentuk melingkar ataupun oval yang dapat digunakan bersama-sama sehingga setiap peserta rapat bisa saling berhadapan satu sama lain.

5.     Tersedia papan tulis dan spidol

Saat meeting dan brainstorming, media yang biasanya digunakan untuk mencatat tidak hanya kertas dan pulpen saja, melainkan papan tulis dan spidol untuk menggambarkan konsep yang sedang dibahas untuk bisa disimak dan ditinjau bersama. Jika tidak ada papan tulis dan spidol, rasanya agak sulit untuk peserta meeting membuat konsep bersama.

6.     Keamanan yang terjamin

Fasilitas lainnya yang juga penting adalah kenyaman yang terjamin. Umumnya, penjagaan yang bisa diaplikasikan adalah pemasangan CCTV pada setiap sudut, pos penjagaan (Security Guide) pada pintu masuk, hingga petugas keamanan yang fungsinya memeriksa barang bawaan setiap pengunjung untuk memastikan bahwa siapa saja yang memasuki area Anda terbebas dari segala pelanggaran hukum dan etika.

Segala fasilitas yang Anda butuhkan tersebut akan dapatkan di Effist Suite Office yang menyediakan meeting room lengkap dengan fasilitasnya. Effist Suite Office adalah salah satu unit bisnis MitraComm Ekasarana yang menawarkan berbagai layanan salah satunya ialah meeting room. Meeting room Effist dapat Anda gunakan untuk meeting atau pertemuan acara kantor Anda dalam kapasitas yang besar. Meeting room yang berlokasi strategis di pusat bisnis Jakarta Selatan ini tersedia dalam beberapa paket meeting yang dapat Anda sesuaikan dengan budget Anda.

Hubungi kami di contact@effist.com untuk informasi lebih lanjut mengenai layanan Meeting Room Effist Suite Office