Effist Suite Office | Serviced Office - Virtual Office

News and Article

May

Back Office: Mengenal Perannya dalam Operasional Bisnis

Saat Anda mengunjungi sebuah gedung kantor, salah satu pihak pertama yang Anda temui di dalam gedung kantor tersebut adalah resepsionis. Pihak ini merupakan bagian dari front office, di mana mereka bertanggung jawab menerima tamu serta banyak berinteraksi dengan pelanggan yang datang. Namun, jika Anda masuk lebih dalam ke gedung kantor tersebut, Anda akan menemukan bagian-bagian perusahaan yang jarang hingga tidak pernah berinteraksi langsung dengan pelanggan. Bagian ini dikenal sebagai back office.Meskipun tidak berinteraksi dengan pelanggan dan tidak menghasilkan pendapatan secara langsung, bagian ini adalah pilar yang menopang keberhasilan bisnis. Kenali lebih lanjut tentang apa itu back office, tugas-tugasnya, hingga perannya untuk perusahaan.

Apa Itu Back Office?

Back office adalah bagian sebuah perusahaan yang tidak terlibat langsung dalam interaksi dengan pelanggan. Bagian ini umumnya beroperasi di balik layar, di mana mereka bertanggung jawab terhadap berbagai fungsi internal yang mendukung berjalannya operasional bisnis secara keseluruhan. Fungsinya dapat mencakup pengelolaan administrasi, keuangan, IT, hingga human resources perusahaan. Meskipun seringkali tidak terlihat langsung oleh pelanggan, kinerja yang optimal dari bagian ini dapat menunjang pelayanan optimal kepada pelanggan, yang nantinya berdampak pada kualitas pengalaman pelanggan. Tanpa dukungan yang memadai dari bagian ini, perusahaan dapat mengalami kesulitan dalam memenuhi permintaan pelanggan atau bahkan mengalami gangguan dalam layanan dan operasional.

Apa Tugas Back Office?

Berikut adalah beberapa contoh tugas utama yang dijalankan oleh tim back office:

Pengelolaan Administrasi: Mencatat, menyusun, dam mengarsipkan dokumen perusahaan yang penting seperti laporan, formulir, kontrak, perjanjian bisnis, dan lain sebagainya.

Pemrosesan Data: Menginput, memverifikasi, dan mengelola data penting perusahaan yang diperlukan untuk kebutuhan operasional dan analisis.

Manajemen Keuangan Internal: Melakukan pencatatan transaksi keuangan, memantau pengeluaran dan menyusun laporan keuangan.

Dukungan Operasional: Memberikan dukungan pada kegiatan operasional harian perusahaan, termasuk pengaturan jadwal, logistik internal, hingga kebutuhan operasional lainnya.

Pengelolaan Sistem dan Teknologi: Menjaga performa sistem dan teknologi internal, melakukan pembaruan secara berkala, serta menangani permasalahan teknis yang berkaitan dengan sistem dan teknologi tersebut.

Pengelolaan Inventaris: Melakukan pencatatan dan pelaporan rutin atas ketersediaan aset, barang, alat, perlengkapan kerja, dan fasilitas lainnya.

Apa Saja Contoh Bagian Back Office?

Bagian back office terdiri atas berbagai divisi yang menunjang berjalannya sebuah bisnis. Beberapa contoh divisi tersebuta adalah:

Finance: Divisi finance bertanggung jawab untuk mengelola semua aspek keuangan perusahaan, mulai dari penggajian, menyiapkan budget perusahaan, mengelola pemasukan dan pengeluaran, mengelola cash flow, maupun membuat laporan keuangan.

Human Resources: Divisi human resources (HR) mengurus segala aspek terkait tenaga kerja perusahaan. Hal ini termasuk rekrutmen, onboarding, training karyawan, pengelolaan kompensasi dan benefit, hingga mengelola pemutusan kerja.

IT: Divisi IT perusahaan bertanggung jawab dalam mengelola dan memelihara segala sistem dan teknologi yang digunakan. Hal ini termasuk hardware, software, hingga jaringan yang dipakai untuk mendukung operasional sehari-hari.

Legal: Divisi legal bertanggung jawab untuk memastikan perusahaan patuh dengan hukum dan regulasi yang berlaku serta melindungi hak-hak perusahaan dalam berbagai transaksi.

Administrasi: Divisi administrasi berfokus dalam mengelola kegiatan administratif sehari-hari, termasuk pengelolaan dokumen hingga komunikasi internal.

Apa Perbedaan Front Office dan Back Office?

Back office dan front office adalah dua bagian perusahaan yang saling bersinergi dengan peran yang berbeda-beda untuk menjaga kelancaran operasional. Front office lebih mengacu pada bagian perusahaan yang berinteraksi langsung dengan pelanggan. Fungsi ini dapat meliputi pelayanan pelanggan, sales, hingga marketing. Front office bertanggung jawab untuk menciptakan pengalaman pelanggan yang positif, membangun hubungan pelanggan yang kuat, hingga nantinya dapat meningkatkan kepercayaan dan loyalitas pelanggan terhadap perusahaan. Aktivitas front office umumnya melibatkan komunikasi langsung melalui telepon, email, maupun tatap muka.Sementara kegiatan back office umumnya tidak terlibat langsung dengan pelanggan. Akan tetapi, mereka lebih berfungsi untuk mendukung front office dengan menyediakan layanan dan data yang diperlukan. Meskipun tidak terlihat oleh pelanggan, bagian ini berperan krusial untuk memastikan sistem berjalan dengan baik serta layanan yang dibawakan front office dapat terlaksana secara optimal.

Apa Saja Peran Back Office untuk Perusahaan?

Keberadaan back office merupakan komponen penting yang menjalankan fungsi operasional perusahaan dari belakang layar. Beberapa fungsi back office termasuk:

Mendukung Kelancaran Operasional Perusahaan

Back office berperan krusial dalam menjaga seluruh proses operasional internal perusahaan berjalan dengan lancar. Mulai dari pengelolaan data, pemeliharaan sistem, hingga pemeliharaan prosedur administratif, semuanya dilakukan untuk memastikan operasional harian tetap terorganisir dan efisien.

Memberikan Basis Pengambilan Keputusan yang Tepat

Melalui penyusunan dan penyajian data serta pembuatan laporan yang akurat, back office membantu manajemen dalam mengambil keputusan bisnis yang strategis. Informasi yang dihasilkan menjadi landasan penting dalam merencanakan strategi yang tepat untuk pertumbuhan perusahaan.

Menjamin Kepatuhan dan Mengurangi Risiko

Bagian seperti divisi legal bertanggung jawab untuk memastikan perusahaan beroperasi sesuai dengan peraturan dan standar yang berlaku. Hal ini sangat penting untuk meminimalisir risiko hukum serta menjaga reputasi perusahaan agar tetap baik di mata pelanggan, mitra bisnis, shareholder, dan publik.

Meningkatkan Efisiensi dan Produktivitas

Tugas administratif yang dilakukan secara sistematis oleh back office memungkinkan tim lain untuk lebih fokus pada aktivitas utama yang berkaitan langsung dengan pelanggan dan pendapatan. Hal ini akan berdampak pada meningkatnya efisiensi kerja dan produktivitas secara keseluruhan.

Mendukung Keberlanjutan Bisnis

Operasional back office yang kuat dan efisien memungkinkan perusahaan untuk berkembang secara optimal dan terstruktur. Bagian ini menciptakan pondasi yang kokoh untuk pertumbuhan bisnis jangka panjang dengan mendukung proses internal secara konsisten dan dapat diandalkan.

Jalankan Back Office yang Efisien dengan Ruang Kantor Siap Pakai dari Effist

Operasional back office dapat berlangsung efektif jika menggunakan ruang kantor yang nyaman dengan fasilitas yang lengkap dan memadai. Untuk menjawab kebutuhan ini, Effist Suite Office dengan layanan serviced office menghadirkan ruang kantor modern siap pakai untuk berbagai kebutuhan bisnis Anda, termasuk menyediakan ruangan untuk back office yang produktif dan efisien. Ruang kantor Effist dilengkapi dengan fasilitas perkantoran modern, mulai dari meja dan kursi ergonomis, internet berkecepatan tinggi, berbagai jenis ruang meeting dengan kapasitas 4 hingga 40 orang, business lounge, pantry, hingga layanan resepsionis dan kebersihan. Dengan menggunakan layanan dari Effist, Anda dapat langsung memulai operasional bisnis tanpa perlu repot mengurus fasilitas kantor maupun biaya operasional tambahan lainnya.Effist Suite Office berlokasi strategis di pusat bisnis Jakarta Selatan, yaitu Gandaria 8 Office Tower dan 88 Office Kota Kasablanka.Untuk informasi lebih lanjut, hubungi kami melalui email contact@effist.com atau kunjungi halaman “Book Tour”.Editor: Irnadia Fardila

How to Get a Business Address Without an Office: A Guide

03 February 2026

When operating a business, expenses must be managed carefully to keep the company running sustainably. For new and growing businesses, controlling costs is often a top priority, especially in the early stages. One of the biggest expenses is renting or purchasing a physical office, which can quickly strain a limited budget. Many businesses are looking for how to get a business address without an office. This is important for remaining compliant, building credibility, and supporting professional branding.In this article, we will explore how to obtain a professional business address without a physical office and how it supports scalable business growth.

Does a Business Need a Physical Address?

When we talk about a physical address, we often think of the address of our home. In business, a physical address refers to the location where a business operates. Many entrepreneurs who have just launched their businesses operate from home to reduce office space costs for their small teams. Some also run remotely with teams scattered in different cities or countries.This raises the question: "Does a business need a physical address?" The answer is: yes, meaning the address must be separated from the owner's residential address. Some countries may require a business to have a physical address to operate legally. However, this doesn't mean a business has to operate in an office to get an address. Options such as virtual office services provide legally recognized business addresses, enabling companies to operate remotely in a compliant and professional manner.

Benefits of Having a Professional Business Address

Many business owners choose their home as their operational base for convenience and cost savings. While practical at first, it can negatively affect credibility, privacy, and scalability in the long term. Businesses should consider having a professional business address to support business growth. Let's explore the benefits of having a professional business address:

Boost Credibility and Image

One of the main benefits of having a business address is to boost credibility and professional image. Many potential customers check addresses on websites or business cards. A professional business address is essential to create a strong first impression. It will also enhance a company's legitimacy and trustworthiness, making it appear more established than a home-based one. Clients, investors, and partners often associate premium areas with success and reliability, making it crucial to secure partnerships or funding.

Privacy Protection

Using a professional business address keeps personal addresses off the public records, websites, and directories. It is essential to shield owners from unwanted solicitations, security risks, and privacy breaches arising from sharing personal information with clients, investors, and partners. By separating business and home address, business owners can maintain a work-life balance and professionalism. Business owners can operate efficiently without compromising their family's security and wellbeing.

Operational Efficiency

A business address serves as the central hub for managing various business activities. Instead of managing business activities from a home address or multiple locations, a professional address provides a centralized point for administrative operations such as mail handling, document management, and official correspondence. This helps ensure that important letters, legal documents, and packages are received, organized, and processed on time. This will avoid mixing home and business logistics by separating personal and business addresses.

Legal Compliance

Many jurisdictions require businesses to register a valid business address for licensing, tax registration, and to avoid fines or dissolution risks. A compliant professional address helps businesses meet these requirements, receive legal documents securely, and avoid problems related to using a home address that may not be zoned or permitted for business use.

How to Get a Business Address Without an Office?

Wonder how to get a business address without renting or buying an office? There are several options you can choose:

Virtual Office Service

One popular option for getting a business address without an office is a virtual office service. This service offers virtual business addresses that companies can use for business registration and official correspondence, without occupying a physical office. Many virtual office providers also offer mail handling, call answering, and access to professional meeting rooms when needed. A virtual business address is often located in a prestigious business area to boost professional image.

Coworking Space

Many small companies prefer coworking spaces as a flexible option to support business operations without long-term commitment. Renting coworking space means having shared office resources while also getting a place to work for your teams and meet with clients. Some coworking space providers allow businesses to use their address as the registered address. Through a coworking space, businesses can get a business address without having to rent or buy office space.

Registered Agent

Another option for getting a business address without an office is through a registered agent. These agents are individuals or organizations designated to receive legal documents and other important papers on behalf of a business entity. Registered agents typically must have a physical address where the business is registered. While they can handle the business correspondence, it can't be used as the primary business mailing address.

Effist Suite Office: The Smart Way to Get a Business Address Without an Office

A virtual business address is one of the top choices for many businesses seeking a professional address and the ability to operate remotely. For companies looking to establish their business presence in Indonesia without hassle, Effist Suite Office is ready to assist. Effist Suite Office provides virtual office solutions with prestigious business addresses located in the central business hub of Jakarta: Office 88 Kota Kasablanka and Gandaria 8 Office Tower. In addition to our business addresses, we also offer a range of essential services, including mail handling, access to day offices and meeting rooms, professional receptionist and administrative support, and a dedicated phone number attended by our experienced customer service team.Effist's virtual office solutions ensure a seamless and effortless business setup experience. For more information regarding our virtual office services, contact us at contact@effist.com. Editor: Trie Ayu Feminin & Irnadia Fardila

10 Tren Kantor Modern Tahun 2026, Pengusaha Harus Tahu!

02 February 2026

Anda mungkin bertanya-tanya: seperti apa wujud sebuah kantor modern? Hal yang terpikir mungkin desain ruang kantor modern yang dilengkapi dengan teknologi canggih untuk mendukung pekerjaan. Selain berfokus pada desain ruang kerja, tren kantor modern juga menyorot cara kerja yang terus berubah. Tren kantor modern di tahun 2026 tidak lagi berfokus pada tampilan visual saja, tetapi juga pengalaman bekerja secara keseluruhan.Banyak perusahaan mulai menyadari bahwa lingkungan kerja yang tepat dapat meningkatkan produktivitas, tetapi juga kolaborasi dan kepuasan karyawan. Mulai dari tata ruang kantor yang fleksibel hingga sistem kerja hybrid, semuanya menjadi bagian dari tren kantor modern 2026. Artikel ini akan mengulas berbagai tren yang membentuk konsep kantor di masa mendatang.

Kantor Modern Itu Seperti Apa?

Sebuah kantor modern adalah lingkungan kerja yang mengintegrasikan teknologi, gaya kerja fleksibel serta kolaborasi tim aktif. Tujuannya adalah untuk menciptakan suasana kerja yang produktif sambil tetap memperhatikan kesejahteraan karyawan. Kantor modern adalah cerminan upaya perusahaan untuk beradaptasi dengan perubahan. Lingkungan kerja modern yang berfokus ke teknologi digital serta sistem fleksibel berbanding terbalik dengan lingkungan kantor tradisional yang terlalu kaku dan kuno.Sebagai contoh, kantor modern menerapkan hybrid working yang menggabungkan sistem kerja di kantor dan sistem remote. Proses kerja juga dibuat otomatis dan lebih efisien menggunakan teknologi digital, sehingga karyawan dapat meminimalisir penggunaan kertas. Perusahaan dengan konsep kantor modern tidak hanya menyesuaikan dengan perubahan tren pasar atau perilaku pelanggan, tetapi juga perubahan gaya kerja. Karyawan pun akan merasa lebih nyaman dan termotivasi untuk bekerja di lingkungan yang peduli dan berkembang. Hal ini juga penting agar perusahaan mampu bertahan di tengah persaingan bisnis yang kian sengit.

Apa Tren Kantor Modern 2026 yang Populer di Indonesia?

Contoh tren kantor modern di tahun 2026 berkisar dari desain ruang kerja hingga gaya kerja terkini. Beberapa trend kantor modern 2026 adalah:

Sistem Kerja Hybrid

Tren kantor modern di tahun 2026 yang pertama adalah sistem kerja hybrid. Sistem ini telah banyak diterapkan di tahun sebelumnya dan akan terus populer di tahun 2026 ini. Hybrid working menggabungkan konsep kerja di kantor dengan kerja secara remote. Hybrid working semakin diminati karena dinilai lebih fleksibel tanpa harus terpaku di satu tempat kerja. Dalam penerapannya, teknologi seperti software komunikasi (Slack, Microsoft Teams) dan software project management diperlukan untuk menjaga kolaborasi kapan pun dan di mana pun.

Konsep Ruang Kerja Open Space

Tren berikutnya adalah konsep ruang kerja terbuka atau open space. Banyak kantor modern menerapkan model ruang kerja open space dibandingkan kubikel yang lebih tertutup. Sifatnya yang terbuka membuat karyawan lebih mudah untuk berkomunikasi dan berkolaborasi satu sama lain. Selain itu, ruang kerja juga akan terasa lebih luas. Beberapa kantor mendesain open space dengan sistem dedicated table serta hotdesking yang membebaskan karyawan memilih meja mereka sendiri.

Ruang Fokus Khusus

Tren kantor modern di tahun 2026 selanjutnya adalah kehadiran ruang fokus khusus. Ruangan ini sering kali menjadi fasilitas tambahan di kantor dengan desain open space yang rawan berisik. Bagi karyawan yang memerlukan fokus lebih dan ingin menyendiri, ruangan ini dapat menjadi jawabannya. Ruangan fokus khusus ini biasanya dilengkapi dengan teknologi dasar seperti listrik dengan meja kursi serta kedap suara. Karyawan yang perlu menelpon atau melakukan virtual meeting juga bisa memakai ruangan ini.

AI Menjadi Bagian dari Rutinitas Kerja

Tidak dipungkiri lagi bahwa teknologi artificial intelligence (AI) telah menjadi bagian penting dari kehidupan kerja modern. AI semakin diminati untuk mempersingkat proses kerja yang sebelumnya dikerjakan secara manual, khususnya untuk pekerjaan yang repetitif. Pekerja manusia dapat lebih fokus pada pekerjaan lain yang memerlukan konsentrasi lebih. Penerapan AI di berbagai bidang pekerjaan bukan berarti menggantikan pekerja manusia, tetapi membuat pekerjaan menjadi lebih efisien.

Fenomena Quiet Cracking

Quiet cracking adalah salah satu fenomena di mana karyawan mengalami penurunan motivasi dan engagement secara bertahap meskipun masih mengerjakan pekerjaan mereka. Fenomena ini terjadi secara diam-diam dan dapat tidak terdeteksi. Penyebabnya dapat berasal dari burnout, komunikasi yang buruk dengan atasan, hingga tekanan ekonomi yang menyulitkan karyawan untuk keluar dari pekerjaan mereka. Quiet cracking dapat berdampak pada produktivitas karyawan yang menurun hingga peningkatan turnover karyawan.

Meningkatkan Pengalaman Karyawan

Tren kantor modern di tahun 2026 selanjutnya berfokus untuk meningkatkan pengalaman karyawan. Hal ini tidak hanya berdampak penting terhadap retensi karyawan, tetapi juga untuk meningkatkan produktivitas kerja. Beberapa cara yang dilakukan termasuk penerapan sistem kerja yang fleksibel untuk mendukung work-life balance karyawan, sehingga mengurangi terjadinya burnout.

Lonjakan Permintaan Kantor Harian

Banyak kantor modern beralih menyewa kantor harian (day office) yang lebih fleksibel dan tidak memerlukan komitmen jangka panjang. Jenis kantor harian banyak dipakai oleh perusahaan yang dominan beroperasi secara remote, freelancer, atau digital nomad. Kantor harian dapat digunakan untuk diskusi tim, ruang kerja privat, hingga tempat profesional untuk pertemuan dengan klien. Beberapa penyedia kantor harian turut dilengkapi dengan fasilitas tambahan seperti ruang meeting atau area santai untuk mendukung kenyamanan selama bekerja.

Ruang Kerja Hijau dan Berkelanjutan

Tren ruang kerja hijau dan berkelanjutan diprediksi menjadi tren kantor modern baru di tahun 2026. Tren ini berfokus untuk menghadirkan ruang kerja dengan desain biophilic (tanaman dalam ruangan, pencahayaan alami), penghematan energi, serta praktik zero-waste. Penerapan ruang kerja hijau dan berkelanjutan tidak hanya mengurangi sampah kantor, tetapi juga menarik talenta berbakat yang menganut gaya hidup hijau dan berkelanjutan.

Tren Soft Retirement

Tren kantor modern di tahun 2026 berikutnya adalah tren soft retirement. Fokus tren ini terletak pada transisi bertahap dari pekerjaan full-time ke pekerjaan part-time atau freelance yang memakan lebih sedikit waktu. Soft retirement mengubah konsep pensiun lama yang mengharuskan karyawan untuk berhenti bekerja. Dengan mengandalkan keahlian dan pengalaman selama bekerja, karyawan dapat mengubah rutinitas kerja mereka menjadi lebih fleksibel.

Sentralisasi di Satu Platform

Banyak kantor modern sudah mulai mengintegrasikan teknologi digital mereka ke dalam satu platform terpusat. Tujuannya adalah untuk memudahkan akses data dan kolaborasi antar departemen perusahaan. Sebagai contoh, customer service memiliki CRM terintegrasi yang menyajikan data riwayat interaksi dan riwayat transaksi di sebuah aplikasi. Aplikasi seperti Microsoft Teams juga menyatukan channel komunikasi internal, online meeting, hingga file sharing untuk kolaborasi mudah dengan tim.

Effist Suite Office: Solusi Kantor Strategis untuk Sambut Tren Kantor 2026

Beradaptasi dengan tren kantor modern 2026 akan semakin mudah dengan ruang kantor yang didesain profesional, modern, serta strategis. Effist Suite Office dengan layanan serviced office dan coworking space hadir sebagai solusi bagi perusahaan yang membutuhkan ruang kantor modern dan fleksibel. Ruang kantor Effist dilengkapi dengan berbagai fasilitas pendukung, mulai dari workstation ergonomis, internet berkecepatan tinggi, perlengkapan kantor eksekutif, ruang meeting dalam berbagai ukuran, business lounge, pantry, hingga layanan resepsionis, sekretaris, dan cleaning service. Perusahaan Anda dapat langsung beroperasi sejak hari pertama tanpa harus memikirkan furnitur atau penataan ruang kantor Anda.Berlokasi di kawasan premium Jakarta Selatan, yaitu Gandaria 8 Office Tower dan 88 Office Kota Kasablanka, Effist Suite Office menjadi pilihan ideal bagi perusahaan yang ingin berkembang pesat di lokasi strategis. Untuk informasi lebih lanjut seputar layanan serviced office dan coworking space, hubungi kami melalui email contact@effist.com.

Written by
Muftia Parasati, S.S., Content Writer at Phincon, specializing in research-based and SEO-optimized content on business growth, workplace trends, and digital productivity topics. | Muftia LinkedIn Profile

Reviewed by
Erin Supriyanti, Center Manager at Effist, with over 10 years of experience in workspace operations, team management, and business support services. | Erin LinkedIn Profile

Editor: Irnadia Fardila

Panduan Memilih Gedung Kantor Baru Sesuai Kebutuhan Bisnis

27 January 2026

Seringkali sebuah perusahaan memutuskan untuk pindah ke gedung kantor baru. Alasannya pun beragam, mulai dari faktor biaya, ukuran tim yang semakin besar, hingga pergantian cara kerja, seperti berganti ke sistem kerja hybrid. Pemilihan gedung kantor baru juga tentunya tidak bisa asal-asalan. Anda mungkin perlu mengetahui dulu apakah perusahaan Anda benar-benar memerlukan ruang kantor baru atau tidak. Perpindahan gedung kantor adalah salah satu keputusan bisnis yang strategis. Keputusan ini akan berdampak pada produktivitas kerja, efisiensi, hingga reputasi perusahaan. Lingkungan kerja yang tepat berpengaruh besar terhadap output bisnis yang optimal. Artikel ini akan membahas panduan dalam memilih ruang kantor baru yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.

Tanda Perusahaan Anda Membutuhkan Ruang Kantor Baru

Anda perlu menyadari beberapa tanda penting sebelum memutuskan perpindahan ke gedung kantor lain. Beberapa tanda tersebut termasuk:

Meja yang Tidak Mencukupi: Bagi bisnis yang baru merintis, Anda mungkin hanya memiliki beberapa karyawan di ruang kerja yang terbatas. Namun, seiring berkembangnya bisnis, tim Anda juga akan bertambah banyak. Meja yang tersedia saat ini mungkin tidak cukup, sehingga Anda perlu mencari gedung kantor yang lebih besar.
Teknologi yang Kurang Memadai: Beberapa lokasi gedung perusahaan cenderung berusia cukup tua, sehingga tidak mampu memfasilitasi infrastruktur teknologi yang terlalu canggih. Misal, gedung kantor Anda saat ini memiliki kapasitas wifi terbatas atau tidak memiliki ruang tambahan untuk menyimpan server.
Biaya Sewa Kantor yang Meningkat: Biaya sewa ruang kantor dapat melonjak seiring berjalannya waktu. Jika kenaikan ini tidak sesuai dengan budget, finansial bisnis Anda dapat menjadi tidak stabil. Anda mungkin dapat mempertimbangkan ruang kerja yang lebih ramah biaya.
Fasilitas yang Kurang Baik: Fasilitas di kantor lama Anda sering rusak? Seperti misalnya AC yang tidak dingin, cahaya yang kurang memadai, hingga saluran air yang sering mampet? Hal ini dapat membuat suasana kerja menjadi kurang nyaman.
Masalah Aksesibilitas: Lokasi kantor yang kurang strategis bisa mempengaruhi reputasi perusahaan Anda. Lokasi yang sulit dijangkau juga menyulitkan karyawan maupun klien untuk datang ke kantor Anda.

Cara Menemukan Ruang Kantor Baru untuk Bisnis Anda

Ingin mencari ruang kantor baru untuk bisnis Anda yang terus tumbuh? Tapi tidak tahu harus mulai dari mana? Ikuti langkah-langkah praktis untuk menemukan ruang kantor Anda selanjutnya:

Evaluasi Kebutuhan Anda

Langkah pertama adalah mengevaluasi kebutuhan kantor baru yang akan ditempati. Pertimbangkan faktor seperti jumlah karyawan saat ini, fasilitas yang disediakan, hingga layout kantor yang tersedia. Beberapa layanan sewa ruang kantor menawarkan desain layout open space atau ruang tertutup yang menawarkan privasi lebih.

Tetapkan Budget dan Timeline

Selanjutnya adalah menetapkan budget untuk ruang kantor baru Anda. Sebaiknya Anda mencari kantor baru 6-12 bulan sebelum masa sewa berakhir agar lebih banyak waktu untuk bernegosiasi dan pindah. Bandingkan biaya sewa dari tiap penyedia sewa kantor, termasuk biaya lain yang perlu dibayarkan. Hindari memilih kantor yang melebihi budget agar tidak memberatkan finansial bisnis Anda.

Pertimbangkan Lokasi

Berikutnya adalah mempertimbangkan lokasi kantor yang tersedia. Lokasi kantor yang strategis tidak hanya mudah dijangkau oleh kendaraan, tetapi juga dekat dengan fasilitas tambahan seperti bank dan restoran. Beberapa lokasi memiliki reputasi tertentu yang bisa mempengaruhi citra bisnis Anda jika bertempat di lokasi tersebut. Lokasi juga mempengaruhi kemudahan mendapatkan talenta berkualitas untuk direkrut.

Bandingkan Fasilitas Kantor yang Tersedia

Setiap penyedia ruang kantor menawarkan fasilitas kantor yang berbeda-beda. Faktor seperti pencahayaan yang bagus, ruang meeting, kualitas udara yang bagus, hingga internet berkecepatan tinggi bisa menjadi nilai tambah untuk ruang kantor baru Anda. Bandingkan fasilitas dari opsi ruang kantor yang ada dan sesuaikan dengan kebutuhan tim Anda.

Evaluasi Perjanjian Sewa

Jika Anda sudah menentukan ruang kantor baru, langkah berikutnya adalah finalisasi dan evaluasi perjanjian sewa. Simak setiap aspek dalam kontrak, termasuk biaya apa saja yang perlu dibayarkan, potensi biaya tersembunyi, klausul pengakhiran kontrak, dan sebagainya. Selesaikan perjanjian dengan menyerahkan dokumen-dokumen yang dibutuhkan.

Tips Pindah ke Kantor Baru Tanpa Mengganggu Operasional Bisnis

Kepindahan ke kantor baru berpotensi mengganggu kelancaran operasional bisnis. Namun, dengan perencanaan yang matang, Anda bisa menekan gangguan ini semaksimal mungkin. Beberapa tips yang bisa dilakukan adalah:

Buat Rencana Pindahan Sejak Dini

Tips pertama adalah merencanakan perpindahan kantor Anda sejak dini. Setidaknya buat rencana pindahan 6-12 bulan sebelum mulai relokasi ke kantor baru. Dalam rencana itu, Anda juga perlu merancang dulu layout ruangan yang akan ditempati. Jadi, proses pindahan akan lebih terorganisir. Prioritaskan beberapa departemen penting, seperti IT dan finance, untuk pindah terakhir. Hindari pindah di hari-hari sibuk agar operasional bisnis Anda tidak terganggu.

Terapkan Strategi Komunikasi

Selanjutnya adalah menyampaikan informasi perpindahan ke semua jajaran karyawan 4-6 minggu sebelumnya melalui email. Anda juga perlu memperbarui alamat bisnis di website perusahaan, media sosial, maupun kanal komunikasi lainnya. Opsi untuk bekerja secara remote juga bisa dipertimbangkan agar karyawan tetap produktif selama proses pindahan.

Siapkan Pengemasan Barang dan Infrastruktur IT

Barang-barang yang akan dipindahkan sebaiknya dikelompokkan dan diberi label khusus berdasarkan departemen dan prioritasnya. Hal ini memudahkan proses perpindahan dan pembongkaran di lokasi yang baru. Pastikan juga data-data sudah dicadangkan sebelum pindahan. Prioritaskan juga pemasangan jaringan internet dan infrastruktur lainnya di fase awal perpindahan untuk menekan gangguan operasional. Sistem IT yang sudah dipasang perlu diuji dulu sebelum seluruh staf kembali.

Optimasi Pasca Pindahan

Selama proses pindahan, terapkan layanan kebersihan secara menyeluruh agar ruang kantor sudah bersih dan nyaman untuk ditempati. Selanjutnya, kumpulkan feedback dari karyawan seminggu setelah pindah ke lokasi baru. Identifikasi apakah ada masalah pada internet atau layout ruang kantor yang perlu diperbaiki.

Butuh Kantor Baru yang Fleksibel dengan Akses Mudah? Effist Suite Office Jawabannya

Saat mencari lokasi kantor baru, aspek seperti lokasi strategis, fleksibilitas, dan harga yang sesuai menjadi faktor pertimbangan penting. Guna menjawab kebutuhan ini, Effist Suite Office hadir sebagai solusi ideal bagi perusahaan yang mencari lokasi kantor baru dengan mudah dan praktis. Effist menyediakan layanan serviced office berupa ruang kantor siap pakai lengkap dengan fasilitas pendukungnya. Fasilitas kami mencakup meja dan kursi ergonomis, internet berkecepatan tinggi, perlengkapan kantor modern, berbagai pilihan ruang meeting, business lounge, pantry, hingga layanan sekretaris dan kebersihan. Berlokasi di pusat bisnis Jakarta Selatan, yaitu Gandaria 8 Office Tower dan 88Office Kota Kasablanka, Effist Suite Office menawarkan kenyamanan sekaligus aksesibilitas terbaik untuk tim Anda. Bersama Effist, transisi dan operasional bisnis dapat berjalan efektif setelah pindahan tanpa memakan waktu banyak.Untuk informasi lebih lanjut seputar layanan serviced office, hubungi kami melalui email contact@effist.com atau kunjungi "Book Tour".