Rapat atau meeting adalah bagian dari aktivitas bisnis yang tidak bisa dilewatkan. Perusahaan dapat mengadakan berbagai rapat setiap harinya, baik rapat antar karyawan, rapat lintas departemen, rapat dengan klien, hingga rapat dengan mitra bisnis. Rapat juga dapat dilaksanakan secara offline maupun online. Dari berbagai jenis rapat yang ada, salah satu hal yang perlu ada dalam setiap rapat adalah keberadaan notulen rapat.

Dalam pelaksanaan sebuah rapat, membuat notulen sangat penting untuk menjaga efektivitas diskusi. Hal ini disebabkan oleh peran notulen sebagai bukti tertulis mengenai pembahasan yang sudah berlangsung. Notulen memberikan referensi yang jelas dan komprehensif mengenai apa yang telah dibicarakan dan disepakati. Maka dari itu, notulen rapat perlu tersusun rapi agar mudah dipahami oleh pembacanya.

Artikel ini akan membantu Anda dalam memahami apa itu notulen rapat serta cara praktis dalam menyusun notulen dengan baik dan efisien.

Apa Itu Notulen Rapat?

Melansir dari Kamus Besar Bahasa Indonesia, pengertian notulen merujuk pada catatan singkat mengenai jalannya persidangan atau rapat atau meeting beserta hal yang dibicarakan dan diputuskan. Notulen digunakan dalam berbagai lingkup masyarakat, termasuk lingkup bisnis. Orang yang ditunjuk untuk mencatat notulen disebut notulis. Sebuah perusahaan dapat melakukan rapat terkait strategi bisnis, kolaborasi dengan perusahaan lain, hingga proyek pekerjaan. 

Dari pengertiannya, notulen terlihat serupa dengan minutes of meeting (MoM). Nyatanya, notulen merupakan versi yang lebih informal daripada MoM. Dibandingkan dengan MoM, notulen hanya digunakan untuk referensi pribadi. Maka dari itu, notulen tidak perlu mengikuti template resmi atau membutuhkan tanda tangan pihak tertentu. Namun, menyusun notulen dengan rapi juga sangat penting agar pembaca dapat memahami meeting yang telah dilaksanakan.

Apa Fungsi Ditulisnya Notulen Rapat?

Peserta rapat seringkali membutuhkan notulen untuk mengecek kembali informasi yang telah didiskusikan. Beberapa fungsi lainnya dari notulen rapat adalah:

Sebagai Pengingat

Salah satu fungsi utama notulen adalah menjadi pengingat bagi peserta meeting. Di tengah banyaknya rapat dan pekerjaan, peserta dapat melupakan detail-detail yang dibahas selama rapat. Notulen berisi pembahasan penting yang sudah dibicarakan, termasuk di antaranya keputusan yang sudah diambil, tindakan yang perlu dilakukan, hingga hal-hal penting lainnya. Jadi, tidak ada informasi yang terlewat atau terlupakan.

Sebagai Catatan untuk Peserta yang Tidak Hadir

Seringkali peserta berhalangan untuk menghadiri rapat karena suatu kesibukan. Akan tetapi, peserta yang tidak hadir tetap perlu mengetahui informasi benar dan akurat yang dibicarakan di rapat sebelumnya. Di sinilah peran notulen dalam menyediakan informasi yang telah didiskusikan dalam rapat tersebut. 

Sebagai Panduan

Pembahasan yang dicatat dalam notulen rapat juga menyertakan keputusan yang sudah diambil atau tindakan yang perlu dilakukan. Notulen juga dapat memasukkan tugas-tugas beserta penanggung jawab atas tugas tersebut. Sebagai catatan tertulis, notulen dapat menjadi panduan bagi karyawan untuk segera bergerak berdasarkan hasil rapat tersebut.

Sebagai Bukti Tertulis

Jika terjadi masalah konflik atau kesalahpahaman terkait hasil rapat, notulen sebagai catatan tertulis berperan sebagai bukti untuk memperjelas informasi yang sudah didiskusikan. Maka dari itu, notulen haruslah menyajikan informasi akurat agar dapat menyelesaikan konflik yang muncul.

Apa Saja yang Harus Dicatat dalam Notulen Rapat?

Setiap perusahaan memiliki pedoman notulen yang berbeda-beda. Akan tetapi, terdapat beberapa poin dasar yang perlu ditampilkan dalam sebuah notulen. Adapun poin-poin yang harus dicatat dalam notulen adalah:

• Daftar Peserta Rapat: Buat daftar berisi peserta yang hadir di rapat. Kumpulkan juga nama-nama peserta yang berhalangan hadir untuk nantinya diberikan hasil notulen. 
• Pimpinan Rapat: Pimpinan rapat adalah seseorang yang ditunjuk untuk memimpin jalannya rapat.
• Tempat, Tanggal, Waktu Rapat: Bagian ini berisi detail tempat, tanggal, dan waktu berlangsungnya rapat. 
• Agenda Rapat: Agenda berisi topik yang ingin dibicarakan selama rapat. 
• Pembahasan Rapat: Bagian pembahasan berisi poin-poin penting yang dibicarakan selama rapat berjalan. Hal ini termasuk setiap keputusan yang diambil serta tindakan yang perlu dilakukan selanjutnya.

Bagaimana Cara Penyusunan Notulen Rapat yang Baik?

Notulen berperan sebagai bentuk pertanggungjawaban, transparansi informasi, hingga pemantauan progres dari sebuah meeting. Maka dari itu, notulen yang dibuat haruslah ringkas, akurat, dan komprehensif. Berikut ini adalah cara membuat notulen yang baik untuk efektivitas meeting Anda:

Siapkan Template Notulen Rapat 

Sebelum rapat dimulai, Anda perlu menyiapkan template notulen yang bisa langsung diisi begitu rapat dimulai. Hal ini akan membantu efisiensi dan kepraktisan saat pengerjaan notulen. Template tersebut berisi format yang jelas dan tersusun rapi untuk memudahkan Anda maupun pembaca hasil notulen lainnya.

Catat Kehadiran Peserta Rapat

Dalam template notulen, catat setiap peserta yang hadir dan yang tidak hadir. Anda juga dapat menambahkan detail seperti nama organisasi serta jabatan jika rapat tersebut melibatkan karyawan lintas departemen atau perusahaan lain.

Tulis Setiap Informasi Penting dengan Rapi

Bagian terpenting dalam penyusunan notulen adalah penulisan setiap informasi dengan rapi. Penulisan yang rapi tidak hanya mencakup poin-poin pembahasan, tetapi juga detail terkait rapat, seperti daftar peserta dan agenda rapat. Pastikan juga poin pembahasan bersifat ringkas dan tidak bertele-tele, tetapi berisi informasi penting yang dibicarakan saat rapat.

Kumpulkan Lembar Laporan atau Presentasi

Jika selama rapat terdapat lembar laporan atau presentasi yang disampaikan oleh peserta, Anda dapat mengumpulkannya sebagai lampiran untuk notulen. 

Baca Kembali Notulen yang Sudah Dibuat

Hal yang tidak boleh dilewatkan saat menyusun notulen adalah mengulas kembali notulen yang sudah dibuat. Pastikan semua informasi yang tercatat sudah benar dan akurat, mulai dari informasi rapat hingga poin-poin pembahasan. 

Demikian panduan praktis seputar penyusunan notulen rapat yang bisa Anda terapkan. Notulen yang efisien tidak hanya berfungsi sebagai catatan, tetapi juga mendokumentasikan setiap detail yang didiskusikan dalam sebuah rapat, sehingga tidak ada informasi yang terlewat. Di samping notulen, aspek lain seperti lokasi rapat juga mempengaruhi kualitas rapat yang dijalankan.

Sebagai penyedia layanan meeting room di Jakarta Selatan, Effist Suite Office menawarkan berbagai paket ruang meeting yang dapat dipilih sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Effist Suite Office membantu kelancaran rapat Anda dengan peralatan yang lengkap dan memadai, seperti LCD proyektor, alat tulis, papan tulis, hingga koneksi internet berkecepatan tinggi. Anda juga dapat menikmati fasilitas seperti makan siang dan coffee break untuk menunjang pertemuan bisnis yang kolaboratif.

Mulai rencanakan rapat dan diskusi Anda di meeting room profesional dari Effist Suite Office! Untuk informasi lebih lanjut terkait meeting room, Anda dapat menghubungi email contact@effist.com.

Editor: Cardila Ladini