Klien adalah salah satu komponen penting dalam mendukung perkembangan bisnis. Kontribusi mereka berasal dari pembelian produk atau layanan perusahaan, pembentukan reputasi perusahaan di mata publik, hingga feedback berharga untuk kualitas bisnis yang lebih baik. Bayangkan sebuah perusahaan teknologi yang hanya fokus pada inovasi produk tanpa memikirkan kebutuhan klien. Meskipun memiliki fitur menarik dan canggih, penjualan tidak kunjung meningkat karena produk tersebut kurang sesuai dengan kebutuhan klien. Namun, setelah melakukan pendekatan yang lebih personal terhadap klien, mulai dari mendengarkan masukan hingga mengembangkan produk yang berorientasi pada klien, penjualan mereka dapat meningkat signifikan.Artikel ini akan membahas lebih lanjut tentang apa itu klien, peran mereka terhadap bisnis, serta cara menarik klien untuk bisnis Anda.

Apa yang Dimaksud dengan Klien?

Pada konteks bisnis, klien atau client adalah individu atau organisasi yang menggunakan produk dan layanan perusahaan. Hubungan bisnis dengan klien umumnya bersifat jangka panjang atau berkelanjutan. Konsep klien biasa ditemukan dalam bidang layanan profesional dan konsultasi, seperti misalnya firma hukum atau firma akuntansi. Seorang klien juga dapat dikatakan sebagai pelanggan, di mana membeli produk atau jasa yang ditawarkan sebuah perusahaan. 

Apa Perbedaan Client dan Customer?

Istilah client dan customer sama-sama merujuk pada individu atau organisasi yang membeli produk atau jasa perusahaan untuk memenuhi kebutuhan mereka. Mereka juga merupakan bagian penting dalam mendukung pendapatan dan kesuksesan perusahaan. Namun, terdapat beberapa aspek yang membedakan kedua istilah ini.Hubungan bisnis yang dibangun dengan client biasanya bersifat jangka panjang atau berkelanjutan. Produk atau layanan yang dibeli umumnya dipersonalisasi dan disesuaikan dengan kebutuhan client tersebut. Perusahaan menggunakan kontrak formal untuk meresmikan hubungan dengan client. Misal, seorang client firma hukum membutuhkan layanan profesional mereka berupa bantuan hukum untuk memenangkan kasus di pengadilan.Dibandingkan client, hubungan perusahaan dengan customer lebih bersifat transaksional dan bersifat jangka pendek. Saat customer membeli produk, interaksi dengan perusahaan seringkali berhenti ketika customer sudah mendapatkan produk. Maka dari itu, customer jarang memerlukan kontrak formal dalam interaksi mereka dengan perusahaan. Contohnya adalah seorang customer yang membeli produk di toko retail.

Apa Saja Peran Klien Terhadap Bisnis?

Klien memiliki beberapa peran penting dalam menggerakkan roda operasional bisnis:

Sebagai Sumber Pendapatan

Sebagai pemakai produk atau layanan, client berperan penting sebagai sumber pendapatan utama sebuah perusahaan. Tanpa client, perusahaan tidak akan menghasilkan penjualan, membuatnya sulit berkembang bahkan dapat mengalami kebangkrutan. Menjaga hubungan yang baik dengan client berguna untuk membangun loyalitas terhadap perusahaan. Hasilnya, perusahaan akan mendapatkan sumber pendapatan yang stabil untuk mendukung perkembangan bisnis.

Membentuk Reputasi Perusahaan

Client berkontribusi besar dalam membangun reputasi perusahaan di mata publik. Satu pengalaman negatif client saat berinteraksi dengan perusahaan akan membangun persepsi negatif terhadap perusahaan. Sebaliknya, client dengan pengalaman positif akan mempromosikan perusahaan secara sukarela kepada orang lain. Di sinilah pentingnya menjaga hubungan baik dengan client untuk menjaga citra positif.

Mendukung Pertumbuhan Bisnis

Pendapatan yang stabil dari client yang loyal akan mendukung pertumbuhan bisnis dalam jangka panjang. Tidak hanya itu, feedback dan insights dari client dapat menjadi masukan untuk meningkatkan kualitas produk, layanan, maupun strategi bisnis secara keseluruhan. 

Bagaimana Cara Mendapatkan Klien Perusahaan?

Jika Anda seorang pengusaha yang sedang merintis bisnis, mendapatkan klien adalah langkah penting untuk mendukung keberlanjutan bisnis Anda. Beberapa cara yang bisa dilakukan untuk mendapatkan klien bagi perusahaan Anda adalah:

Pahami Calon Klien yang Dituju

Sebelum mendapatkan klien, Anda perlu memahami klien yang ingin dituju. Anda perlu melakukan riset kompetitor, demografi, perilaku, hingga pain points klien yang ingin Anda selesaikan. Dengan cara ini, Anda dapat merancang strategi marketing untuk menjangkau calon klien yang tepat.

Manfaatkan Koneksi

Jika Anda baru memulai bisnis, koneksi seperti keluarga dan teman dapat dimanfaatkan untuk mempromosikan bisnis Anda ke calon klien. Promosi dari mulut ke mulut dapat menjadi alat ampuh untuk membangun reputasi dan client base untuk bisnis Anda. Begitu Anda mendapatkan klien yang puas, Anda dapat meminta klien untuk mempromosikan bisnis Anda kepada orang lain.

Bangun Eksistensi di Dunia Digital

Mulai bangun eksistensi di dunia digital dengan memanfaatkan website dan media sosial. Buat dan optimasi website bisnis dengan menonjolkan penawaran serta kelebihan produk atau layanan Anda. Pastikan website Anda bersifat SEO-friendly agar mudah ditemukan pelanggan di mesin pencari. Manfaatkan juga media sosial untuk berinteraksi aktif dengan audiens serta membagikan konten-konten bermanfaat. Jika memiliki budget yang cukup, Anda dapat mempertimbangkan ads pada platform seperti Google, Facebook, dan Instagram.

Ikuti Event dan Acara Networking

Industry events, konferensi, atau acara networking tidak hanya memungkinkan Anda untuk bertemu dengan calon klien secara langsung, tetapi juga memberi kesempatan untuk membangun hubungan yang lebih personal. Keterlibatan dalam kegiatan ini juga dapat memperluas jaringan Anda serta meningkatkan peluang untuk bertukar informasi dan ide.

Tawarkan Promo Menarik

Menawarkan promo menarik, seperti diskon atau paket khusus, dapat menjadi daya tarik untuk menarik perhatian klien. Cara ini akan mendorong klien untuk mencoba produk atau layanan yang ditawarkan. Jika produk yang dicoba sesuai dengan kebutuhan klien, maka klien akan tertarik membeli produk tersebut.

Tips Mengelola Hubungan Jangka Panjang dengan Klien

Setelah mendapatkan klien, mengelola hubungan jangka panjang dengan klien juga tidak boleh dilupakan. Hal ini sangat penting untuk meningkatkan loyalitas klien serta memastikan aliran pendapatan yang stabil. Berikut beberapa tips untuk menjaga hubungan jangka panjang dengan klien:

• Lakukan Komunikasi Aktif: Komunikasi aktif yang jelas dan terbuka akan menciptakan rasa saling percaya antara bisnis Anda dengan klien. Misal, jika Anda sedang terlibat kerja sama dengan klien, Anda dapat mengirimkan update secara rutin dan menjawab berbagai pertanyaan dengan sigap. Di luar kerja sama bisnis, Anda dapat mengirimkan informasi menarik melalui email atau saluran komunikasi lainnya kepada klien.

• Berikan Value Secara Konsisten: Klien memilih bisnis Anda karena value yang ditawarkan melalui produk atau layanan. Maka dari itu, penting untuk memberikan value secara optimal dengan menyesuaikan kebutuhan klien. Hal ini menunjukkan komitmen bisnis Anda terhadap kepuasan klien.

• Lampaui Ekspektasi Klien: Anda tidak hanya perlu memenuhi, tetapi juga melampaui ekspektasi klien terhadap kualitas produk atau pelayanan Anda. Misal, Anda dapat memberikan layanan tambahan atau penawaran khusus yang tidak terduga. Hal ini sangat penting untuk menciptakan pengalaman positif yang akan diingat klien.

• Dengarkan Masukan Klien: Klien dapat memberikan masukan berdasarkan pengalaman yang mereka alami. Masukan-masukan ini sangat berharga untuk meningkatkan kualitas pelayanan serta inovasi produk di masa depan. Dengan menunjukkan bahwa perusahaan menghargai pendapat klien, hubungan yang lebih kuat dan saling menguntungkan dapat terbentuk.

Sambut Klien Anda di Ruang Meeting Modern dan Nyaman dari Effist Suite Office!

Memberikan kesan pertama yang mengesankan adalah salah satu kunci membangun hubungan yang kuat dengan klien. Guna menjawab kebutuhan ini, Effist Suite Office menghadirkan layanan meeting room modern lengkap dengan fasilitas memadai untuk memastikan kelancaran pertemuan Anda dengan klien. Effist Suite Office menyediakan ruang meeting dalam berbagai ukuran untuk memfasilitasi berbagai jenis pertemuan Anda dengan klien, mulai dari ruang meeting berkapasitas 4 orang hingga 40 orang. Perlengkapan penunjang ruang meeting room kami meliputi LCD proyektor, papan tulis, meja dan kursi yang nyaman, akses internet berkecepatan tinggi, hingga video conference untuk pertemuan secara online.Kami memastikan semua kolaborasi bisnis dalam berbagai ukuran bisa dilaksanakan dengan mudah melalui meeting room Effist. Maka dari itu, kami menawarkan berbagai paket meeting room untuk memfasilitasi pertemuan bisnis Anda dengan klien. Paket meeting room kami dilengkapi dengan fasilitas coffee break, lunch, catatan, mints, dan air minum gratis untuk kenyamanan selama berdiskusi. Lokasi layanan meeting room kami terletak di pusat bisnis strategis Jakarta Selatan, yaitu Gandaria 8 Office Tower dan 88 Office Kota Kasablanka.Hubungi kami sekarang melalui contact@effist.com untuk informasi lebih lanjut tentang layanan meeting room kami.Editor: Irnadia Fardila

One of the most important things when establishing a new business in Indonesia is obtaining a business registration number, which is also known as Nomor Induk Berusaha (NIB). NIB consolidates various requirements into a single document, making business registration easier and more efficient. This primary permit signifies a company’s legal existence and facilitates easier access to other permits and licenses. If you want to start a business in Indonesia, you need to know more about a business registration number, how to check and find it, and how to get one for your business.

What is a Business Registration Number in Indonesia?

A business registration number is a unique identifier assigned to a business by a government agency or regulatory authority when the business is officially registered. In Indonesia, this identifier is called a business identification number or Nomor Induk Berusaha (NIB). This permit is issued by the Online Single Submission (OSS) system. Regarding how many digits a business registration number typically consists of, 13 digits, ensuring each business is unique and easily traceable within governmental databases. This permit is mandatory for every business established in Indonesia. It is often used as a primary requirement to obtain other essential permits, such as import licenses and work visas for foreign employees.

Why Do You Need a Business Registration Number?

There are several important reasons why businesses need to have a business registration number (NIB):

Legal Recognition and Compliance

NIB is a legal permit that authorizes the company to operate within a particular jurisdiction. The government officially recognizes and protects the business under the lfaw when it obtains this permit, giving it a distinct legal identity. Without the permit, authorities consider the business unlawful and may impose penalties, shut it down, or take legal action.

Enhance Credibility

NIB serves as legal proof that the business is officially recognized by the government. Having this permit will enhance the business’s credibility and reputation. It signals to customers, partners, and investors that the business is legitimate and adheres to regulatory standards.

Access to Opportunities and Resources

NIB is an essential requirement to obtain other essential licenses and permits, such as import licenses and work visas for foreign employees. Registered businesses with NIB can also participate in various business tenders across Indonesia to get bigger market opportunities. Also, registered businesses often qualify for loans or funding options unavailable to unregistered entities. These opportunities and resources are crucial to support the business’s growth in the long term.

Security and Long-Term Stability

A business registration number serves as legal proof. It acts as a protection for the business from being shut down by authorities. It also lays the groundwork for future expansion, making securing more permits and licenses easier as the business grows.

How Do You Check and Find the Business Registration Number?

In Indonesia, Online Single Submission (OSS) issues the permit for the business registration number (NIB). You can access the OSS website (https://oss.go.id) to check and find the business registration number. Once the OSS homepage appears, scroll down until you find the “Search NIB” section. Enter the number of NIB issued for the business and click the “Search” button. If the NIB is valid, the webpage will show the business information, including operational status, company name, and the NIB.

How to Get a Business Registration Number?

Obtaining a business registration number (NIB) in Indonesia is essential for any entrepreneur looking to establish a legal entity within the country. The process is facilitated through the Online Single Submission (OSS) system. Here are the steps on how to get a business registration number for your company:

Prepare the Required Documents

The first step is obtaining all the required documents and approvals for your NIB. These documents and approvals include:

• Complete Company Incorporation: Prepare and legalize the Articles of Association, obtain approval from the Ministry of Law and Human Rights for your company’s establishment, and secure approval from the Investment Coordinating Board (BKPM) if required.

• Domicile Certificate: Acquire a domicile certificate from your company's local government office.

• Tax Identification Number (NPWP): Apply for an NPWP at the local tax office. This permit is essential for all tax-related activities.

• Company Bank Account: Open a bank account in your company’s name.

• ID Card: Prepare the business owner's ID card or passport.

Register on the OSS Website

After preparing all required documents, go to the OSS website (https://oss.go.id) for the NIB activation process. Create an account first if you haven’t made one yet. After that, selecet “New Business Registration”. Enter all the required company information, such as company name, address, business activities, legal structure, directors/shareholders, NPWP, etc. The OSS system will ask you to choose a verification method, such as WhatsApp or email, to send a verification code. Use the chosen method to get your code and fill out the form. Next, you will get your account information for the NIB on the OSS website.

Obtain the NIB

Visit the OSS website and log into the OSS-RBA system using your credentials. Navigate to the “Business Licensing” section and choose the option to start a new NIB application. The system will ask you to complete a series of forms to complete all the required business information and submit the required documents. You will need to provide detailed business data, including the official name of the business, its physical address, and legal form (such as a limited liability company). The type of business activity must also be selected based on the KBLI code, which categorizes businesses by industry. After completing all the processes, the OSS system will generate the NIB for your business.

Set Up Your Business With Confidence: Explore Effist Suite Office Workspace Solutions

Establishing a business presence in Indonesia starts with the proper workspace. Effist Suite Office offers serviced office and virtual office solutions tailored for foreign companies entering the Indonesian market.Our serviced office provides fully furnished, ready-to-use office spaces with high-speed internet, executive desks, meeting rooms of various sizes, a business lounge, a pantry, and support services, perfect for daily operations. For companies working remotely, our virtual office offers a prestigious business address, mail handling, and secretarial support, making our solution ideal for a professional image at lower costs.Located in prime South Jakarta locations, Gandaria 8 Office Tower and 88Office Kota Kasablanka, Effist Suite Office is your gateway to seamless business setup in Indonesia.Contact us at contact@effist.com or visit our “Book Tour” page to learn more about our serviced office and virtual office solutions.Editor: Trie Ayu Feminin & Irnadia Fardila

Focus group discussion atau FGD adalah salah satu metode yang banyak dijumpai untuk mengumpulkan data secara kualitatif. Metode ini digunakan untuk berbagai kebutuhan, mulai dari proses rekrutmen karyawan, pengembangan produk, market research, hingga riset kebijakan atau ilmu sosial. Dalam konteks bisnis, focus group discussion dapat dilakukan untuk memahami kebutuhan pelanggan hingga melihat efektivitas sebuah kampanye marketing.Sebagai contoh, sebuah perusahaan fintech yang mengembangkan aplikasi manajemen keuangan ingin mengetahui fitur yang dibutuhkan penggunanya. Daripada hanya bergantung pada survey, perusahaan tersebut dapat menggunakan FGD berisi pengguna dengan latar belakang berbeda untuk menggali kebiasaan pengguna, masalah yang dihadapi, hingga ekspektasi saat memakai aplikasi manajemen keuangan.FGD dapat menjadi alat ampuh untuk mengeksplor aspek-aspek yang tidak diketahui sebelumnya. Kenali lebih lanjut tentang apa itu focus group discussion hingga cara melaksanakannya.

Apa Itu Focus Group Discussion (FGD)?

Metode focus group discussion (FGD) adalah metode riset kualitatif di mana kelompok kecil berisi 6–12 orang dikumpulkan untuk mendiskusikan topik tertentu dengan dipandu oleh seorang fasilitator atau moderator. Pada prosesnya, individu dalam focus group discussion diminta untuk berinteraksi satu sama lain untuk mengungkap bagaimana opini atau perilaku terbentuk dan dipengaruhi. Fasilitator dapat menggunakan pertanyaan terbuka untuk mendorong terjadinya diskusi atau menggali jawaban yang lebih dalam.Tujuan dilakukannya FGD adalah untuk mengeksplorasi opini, perilaku, motivasi, dan keyakinan individu terhadap suatu topik tertentu. Metode ini dapat memberikan insight yang lebih mendalam dibandingkan sekedar menjawab ya atau tidak seperti saat menjawab kuesioner. 

Apa Bedanya FGD dan LGD?

Baik focus group discussion (FGD) dan leaderless group discussion (LGD) adalah metode diskusi terkait topik tertentu yang dilakukan dalam bentuk berkelompok. Namun, perbedaan keduanya terletak pada peran fasilitator, struktur diskusi, hingga tujuan dilakukannya diskusi.Metode FGD memiliki fasilitator atau moderator sebagai pemandu yang mengarahkan jalannya diskusi. Peran fasilitator adalah untuk memastikan semua peserta mendapat kesempatan bicara serta menjaga fokus diskusi terhadap topik yang dibicarakan. Fasilitator membuat diskusi FGD menjadi lebih terstruktur. Tujuan dilakukannya FGD adalah untuk mengumpulkan opini, ide, atau pemikiran dari peserta tentang suatu topik tertentu.Sementara metode LGD tidak memiliki fasilitator yang memandu berjalannya diskusi. Artinya, semua peserta memiliki hak yang sama untuk berbicara dan memandu jalannya diskusi sendiri. Hal ini membuat struktur diskusi LGD cenderung lebih bebas. Tujuan LGD adalah untuk menilai kemampuan kepemimpinan, kerja sama tim, dan inisiatif peserta dalam diskusi tanpa perlu arahan langsung.

Apa Keuntungan Menerapkan Metode FGD?

Sebagai salah satu metode riset dan pengumpulan data, khususnya dalam konteks bisnis, metode focus group discussion menawarkan berbagai kelebihan menarik untuk perusahaan. Beberapa kelebihan tersebut adalah:

Lebih Hemat Biaya

Metode focus group discussion memungkinkan perusahaan untuk mengumpulkan banyak opini atau pandangan dari pandangan secara simultan. Meskipun cakupan focus group discussion tidak dapat seluas survey atau kuesioner, proses ini dinilai lebih hemat biaya serta lebih cepat dibandingkan mewawancarai individu satu per satu. 

Insight yang Lebih Mendalam

Diskusi interaktif yang dipandu oleh fasilitator dan peserta lainnya dapat memudahkan peserta dalam membentuk opini atau pandangan mereka terkait topik yang dibicarakan. Hal ini akan mendukung munculnya ide-ide baru, perspektif tak terduga, hingga pendapat yang lebih komprehensif dan mendalam dibandingkan wawancara secara individual.

Lebih Fleksibel dan Adaptif

Selama diskusi berlangsung, fasilitator dapat menyesuaikan pertanyaan sesuai dengan topik yang sedang dibicarakan. Fasilitator juga dapat mengklarifikasi opini peserta hingga bertanya lebih dalam seputar pembahasan yang sedang berlangsung. Hal ini akan membantu mengungkap alasan dibalik opini atau perilaku yang diungkapkan peserta.

Real-Time Feedback

Focus group discussion dapat memberikan feedback atau reaksi langsung terhadap suatu topik, produk, atau konsep marketing. Hal ini akan memudahkan perusahaan dalam mengenali kebutuhan pelanggan, menguji ide-ide baru, hingga melihat aspek yang memerlukan perbaikan berdasarkan reaksi peserta terhadap apa yang disampaikan di dalam diskusi. 

Apa Saja 6 Langkah untuk Melaksanakan FGD?

Berikut adalah 6 langkah yang bisa Anda terapkan agar focus group discussion dapat berlangsung efektif dan memberikan hasil yang diinginkan:

Tentukan Tujuan FGD

Langkah pertama adalah menentukan tujuan dilakukannya FGD serta hasil yang diinginkan. Tujuan ini sangat penting untuk menentukan poin yang ingin dibahas serta memandu bagaimana diskusi akan berlangsung. Tujuan FGD termasuk informasi apa yang ingin dikumpulkan hingga bagaimana hasil diskusi akan digunakan.

Pilih Peserta dan Fasilitator

Peserta untuk diskusi focus group discussion dapat berkisar antara 6–10 orang. Dalam konteks riset bisnis, peserta yang dipilih haruslah mewakili calon pelanggan yang ingin dituju. Anda dapat memilih peserta dengan karakteristik atau latar belakang berbeda untuk memperkaya opini yang akan dikumpulkan. Pilih juga fasilitator yang mampu memandu dan beradaptasi dengan jalannya diskusi.

Siapkan Tempat Diskusi

Pilih tempat diskusi yang nyaman, tenang, dan kondusif untuk mendukung kelancaran diskusi. Pengaturan tempat duduk ruangan dapat dibuat melingkar atau huruf U untuk menunjang interaksi antar peserta. Siapkan juga peralatan tambahan untuk melancarkan diskusi, mulai dari catatan, audio dan video recorder, makan dan minum, dan lain sebagainya.

Tentukan Topik dan Struktur Pertanyaan

Topik yang Anda pilih haruslah sejalan dengan tujuan yang ingin dicapai. Dari topik, Anda dapat menyusun pertanyaan yang perlu didiskusikan di dalam FGD, mulai dari pertanyaan umum hingga spesifik. Gunakan pertanyaan terbuka untuk mendorong insight yang lebih dalam. Namun, pastikan pertanyaan tersebut menggunakan bahasa yang jelas dan netral.

Lakukan Diskusi FGD

Setelah persiapan yang matang, Anda dapat melaksanakan FGD. Mulai diskusi dengan perkenalan singkat tentang tujuan dilakukannya FGD serta peraturan saat berdiskusi, seperti misalnya kerahasiaan diskusi, giliran berbicara, batas waktu berbicara, dan lain sebagainya. Fasilitator hadir untuk memandu jalannya diskusi, mengelola waktu, hingga mendorong partisipasi dari semua peserta.

Analisis Hasil Diskusi

Setelah sesi diskusi berakhir, buat transkrip dari rekaman diskusi dan tinjau kembali catatan dari diskusi yang dilakukan. Analisis respon-respon tertentu yang memunculkan pola, tema, atau insight yang menjawab topik riset Anda. Gunakan hasil diskusi ini untuk mendukung pengambilan keputusan yang Anda butuhkan. 

Butuh Ruang Meeting untuk FGD Skala Kecil hingga Besar? Effist Punya Solusinya!

Memilih lokasi yang tepat turut berperan dalam memastikan keberhasilan focus group discussion. Bagi Anda yang membutuhkan tempat nyaman dan kondusif untuk menjalankan focus group discussion, Effist Suite Office punya jawabannya!Effist Suite Office dengan layanan meeting room menghadirkan ruang meeting dalam berbagai ukuran untuk memfasilitasi focus group discussion dalam skala kecil hingga besar. Kapasitas ruang meeting Effist dapat memfasilitasi diskusi kecil berisi 4 orang hingga pertemuan berskala besar berisi 25–40 orang. Layanan ruang meeting Effist berlokasi di pusat bisnis strategis Jakarta Selatan, yaitj Gandaria 8 Office Tower dan 88 Office Kota Kasablanka.Ruang meeting Effist juga dilengkapi dengan fasilitas penunjang, mulai dari internet berkecepatan tinggi, LCD proyektor, meja dan kursi ergonomis, hingga video conferencing untuk memfasilitasi meeting secara online. Kami juga menyediakan berbagai paket ruang meeting dengan benefit meliputi coffee break, lunch, catatan, mints, dan air minum gratis untuk kenyamanan selama diskusi FGD berlangsung. Hubungi kami sekarang melalui contact@effist.com untuk informasi lebih lanjut tentang layanan meeting room kami.Editor: Irnadia Fardila

Saat Anda mengunjungi sebuah gedung kantor, salah satu pihak pertama yang Anda temui di dalam gedung kantor tersebut adalah resepsionis. Pihak ini merupakan bagian dari front office, di mana mereka bertanggung jawab menerima tamu serta banyak berinteraksi dengan pelanggan yang datang. Namun, jika Anda masuk lebih dalam ke gedung kantor tersebut, Anda akan menemukan bagian-bagian perusahaan yang jarang hingga tidak pernah berinteraksi langsung dengan pelanggan. Bagian ini dikenal sebagai back office.Meskipun tidak berinteraksi dengan pelanggan dan tidak menghasilkan pendapatan secara langsung, bagian ini adalah pilar yang menopang keberhasilan bisnis. Kenali lebih lanjut tentang apa itu back office, tugas-tugasnya, hingga perannya untuk perusahaan.

Apa Itu Back Office?

Back office adalah bagian sebuah perusahaan yang tidak terlibat langsung dalam interaksi dengan pelanggan. Bagian ini umumnya beroperasi di balik layar, di mana mereka bertanggung jawab terhadap berbagai fungsi internal yang mendukung berjalannya operasional bisnis secara keseluruhan. Fungsinya dapat mencakup pengelolaan administrasi, keuangan, IT, hingga human resources perusahaan. Meskipun seringkali tidak terlihat langsung oleh pelanggan, kinerja yang optimal dari bagian ini dapat menunjang pelayanan optimal kepada pelanggan, yang nantinya berdampak pada kualitas pengalaman pelanggan. Tanpa dukungan yang memadai dari bagian ini, perusahaan dapat mengalami kesulitan dalam memenuhi permintaan pelanggan atau bahkan mengalami gangguan dalam layanan dan operasional. 

Apa Tugas Back Office?

Berikut adalah beberapa contoh tugas utama yang dijalankan oleh tim back office:

• Pengelolaan Administrasi: Mencatat, menyusun, dam mengarsipkan dokumen perusahaan yang penting seperti laporan, formulir, kontrak, perjanjian bisnis, dan lain sebagainya.

• Pemrosesan Data: Menginput, memverifikasi, dan mengelola data penting perusahaan yang diperlukan untuk kebutuhan operasional dan analisis.

• Manajemen Keuangan Internal: Melakukan pencatatan transaksi keuangan, memantau pengeluaran dan menyusun laporan keuangan.

• Dukungan Operasional: Memberikan dukungan pada kegiatan operasional harian perusahaan, termasuk pengaturan jadwal, logistik internal, hingga kebutuhan operasional lainnya.

• Pengelolaan Sistem dan Teknologi: Menjaga performa sistem dan teknologi internal, melakukan pembaruan secara berkala, serta menangani permasalahan teknis yang berkaitan dengan sistem dan teknologi tersebut.

• Pengelolaan Inventaris: Melakukan pencatatan dan pelaporan rutin atas ketersediaan aset, barang, alat, perlengkapan kerja, dan fasilitas lainnya.

Apa Saja Contoh Bagian Back Office?

Bagian back office terdiri atas berbagai divisi yang menunjang berjalannya sebuah bisnis. Beberapa contoh divisi tersebuta adalah:

• Finance: Divisi finance bertanggung jawab untuk mengelola semua aspek keuangan perusahaan, mulai dari penggajian, menyiapkan budget perusahaan, mengelola pemasukan dan pengeluaran, mengelola cash flow, maupun membuat laporan keuangan.

• Human Resources: Divisi human resources (HR) mengurus segala aspek terkait tenaga kerja perusahaan. Hal ini termasuk rekrutmen, onboarding, training karyawan, pengelolaan kompensasi dan benefit, hingga mengelola pemutusan kerja.

• IT: Divisi IT perusahaan bertanggung jawab dalam mengelola dan memelihara segala sistem dan teknologi yang digunakan. Hal ini termasuk hardware, software, hingga jaringan yang dipakai untuk mendukung operasional sehari-hari. 

• Legal: Divisi legal bertanggung jawab untuk memastikan perusahaan patuh dengan hukum dan regulasi yang berlaku serta melindungi hak-hak perusahaan dalam berbagai transaksi.

• Administrasi: Divisi administrasi berfokus dalam mengelola kegiatan administratif sehari-hari, termasuk pengelolaan dokumen hingga komunikasi internal.

Apa Perbedaan Front Office dan Back Office?

Back office dan front office adalah dua bagian perusahaan yang saling bersinergi dengan peran yang berbeda-beda untuk menjaga kelancaran operasional. Front office lebih mengacu pada bagian perusahaan yang berinteraksi langsung dengan pelanggan. Fungsi ini dapat meliputi pelayanan pelanggan, sales, hingga marketing. Front office bertanggung jawab untuk menciptakan pengalaman pelanggan yang positif, membangun hubungan pelanggan yang kuat, hingga nantinya dapat meningkatkan kepercayaan dan loyalitas pelanggan terhadap perusahaan. Aktivitas front office umumnya melibatkan komunikasi langsung melalui telepon, email, maupun tatap muka.Sementara kegiatan back office umumnya tidak terlibat langsung dengan pelanggan. Akan tetapi, mereka lebih berfungsi untuk mendukung front office dengan menyediakan layanan dan data yang diperlukan. Meskipun tidak terlihat oleh pelanggan, bagian ini berperan krusial untuk memastikan sistem berjalan dengan baik serta layanan yang dibawakan front office dapat terlaksana secara optimal.

Apa Saja Peran Back Office untuk Perusahaan?

Keberadaan back office merupakan komponen penting yang menjalankan fungsi operasional perusahaan dari belakang layar. Beberapa fungsi back office termasuk:

Mendukung Kelancaran Operasional Perusahaan

Back office berperan krusial dalam menjaga seluruh proses operasional internal perusahaan berjalan dengan lancar. Mulai dari pengelolaan data, pemeliharaan sistem, hingga pemeliharaan prosedur administratif, semuanya dilakukan untuk memastikan operasional harian tetap terorganisir dan efisien.

Memberikan Basis Pengambilan Keputusan yang Tepat

Melalui penyusunan dan penyajian data serta pembuatan laporan yang akurat, back office membantu manajemen dalam mengambil keputusan bisnis yang strategis. Informasi yang dihasilkan menjadi landasan penting dalam merencanakan strategi yang tepat untuk pertumbuhan perusahaan.

Menjamin Kepatuhan dan Mengurangi Risiko

Bagian seperti divisi legal bertanggung jawab untuk memastikan perusahaan beroperasi sesuai dengan peraturan dan standar yang berlaku. Hal ini sangat penting untuk meminimalisir risiko hukum serta menjaga reputasi perusahaan agar tetap baik di mata pelanggan, mitra bisnis, shareholder, dan publik.

Meningkatkan Efisiensi dan Produktivitas

Tugas administratif yang dilakukan secara sistematis oleh back office memungkinkan tim lain untuk lebih fokus pada aktivitas utama yang berkaitan langsung dengan pelanggan dan pendapatan. Hal ini akan berdampak pada meningkatnya efisiensi kerja dan produktivitas secara keseluruhan.

Mendukung Keberlanjutan Bisnis

Operasional back office yang kuat dan efisien memungkinkan perusahaan untuk berkembang secara optimal dan terstruktur. Bagian ini menciptakan pondasi yang kokoh untuk pertumbuhan bisnis jangka panjang dengan mendukung proses internal secara konsisten dan dapat diandalkan.

Jalankan Back Office yang Efisien dengan Ruang Kantor Siap Pakai dari Effist

Operasional back office dapat berlangsung efektif jika menggunakan ruang kantor yang nyaman dengan fasilitas yang lengkap dan memadai. Untuk menjawab kebutuhan ini, Effist Suite Office dengan layanan serviced office menghadirkan ruang kantor modern siap pakai untuk berbagai kebutuhan bisnis Anda, termasuk menyediakan ruangan untuk back office yang produktif dan efisien. Ruang kantor Effist dilengkapi dengan fasilitas perkantoran modern, mulai dari meja dan kursi ergonomis, internet berkecepatan tinggi, berbagai jenis ruang meeting dengan kapasitas 4 hingga 40 orang, business lounge, pantry, hingga layanan resepsionis dan kebersihan. Dengan menggunakan layanan dari Effist, Anda dapat langsung memulai operasional bisnis tanpa perlu repot mengurus fasilitas kantor maupun biaya operasional tambahan lainnya.Effist Suite Office berlokasi strategis di pusat bisnis Jakarta Selatan, yaitu Gandaria 8 Office Tower dan 88 Office Kota Kasablanka.Untuk informasi lebih lanjut, hubungi kami melalui email contact@effist.com atau kunjungi halaman “Book Tour”.Editor: Irnadia Fardila

Pada tahun 2012, seorang entrepreneur asal Amerika Serikat bernama Aaron Krause melakukan “presentasi bisnis” di acara televisi Shark Tank untuk mempromosikan produknya, yaitu Scrub Daddy. Tujuan presentasi bisnis Krause adalah untuk mendapatkan investasi sebesar $100,000 untuk 10% ekuitas kepada para investor di Shark Tank. Berkat presentasi Krause yang menarik tentang fitur Scrub Daddy, ia berhasil mengamankan $200,000 untuk 20% ekuitas dari investor Lori Greiner. Scrub Daddy kini menjadi salah satu produk terlaris di sejarah Shark Tank.Aaron Krause adalah salah satu contoh pentingnya presentasi bisnis yang baik untuk mendapatkan hasil yang diinginkan. Artikel ini akan membahas lebih lanjut tentang apa itu presentasi bisnis dan tips melakukannya agar berjalan efektif.

Apa Itu Presentasi Bisnis?

Presentasi bisnis adalah jenis presentasi formal untuk menyampaikan informasi penting terkait bisnis kepada audiens seperti klien, mitra bisnis, investor, atau tim internal perusahaan. Presentasi yang disampaikan dapat berisi produk, layanan, rencana, atau strategi bisnis. Persiapan presentasi bisnis umumnya memakai bantuan visual seperti slides dan tampilan chart untuk membuat informasi bisnis yang kompleks menjadi lebih menarik dan jelas. Tujuan utama dari presentasi bisnis adalah untuk menginformasikan, membujuk, hingga memotivasi audiens. Maka dari itu, presentasi bisnis sangat penting untuk menjual ide bisnis, membuat keputusan bisnis, serta menunjukkan pencapaian bisnis.

Apa Tujuan Dilakukannya Presentasi Bisnis?

Berikut adalah beberapa tujuan dilakukannya presentasi bisnis:

• Menyampaikan Informasi: Presentasi bisnis menjadi langkah untuk menyampaikan informasi penting seperti data, strategi, atau follow-up proyek dengan cara yang jelas dan terstruktur kepada audiens seperti stakeholder, anggota tim, hingga klien.

• Membujuk Audiens: Presentasi bisnis digunakan untuk mempengaruhi opini atau keputusan audiens. Misalnya, presentasi dilakukan untuk membujuk investor melakukan pendanaan atau meyakinkan klien untuk membeli produk. 

• Menyamakan Pandangan: Ketika presentasi ditujukan untuk menyampaikan informasi, hal ini juga termasuk menyamakan pandangan dengan audiens yang ada. Presentasi memastikan audiens memahami tujuan, strategi, hingga perubahan yang sedang disampaikan.

• Membangun Relasi: Presentasi bisnis dilakukan untuk membangun rasa percaya dan keterlibatan dengan audiens. Melalui presentasi yang baik, pemberi presentasi dapat membangun reputasi yang positif dan menjalin relasi dengan audiens.

Apa Saja Persiapan Sebelum Presentasi Bisnis?

Sebelum melakukan presentasi yang efektif dan menarik, persiapan yang matang diperlukan agar Anda dapat mencapai hasil yang diinginkan dari presentasi tersebut. Beberapa langkah persiapan yang bisa dilakukan adalah:

Pahami Audiens Anda

Isi presentasi perlu menyesuaikan dengan audiens yang dihadapi. Isi presentasi dengan tim IT tentunya mengandung banyak istilah teknis dibandingkan presentasi dengan manajemen perusahaan. Dengan memahami audiens, Anda dapat memutuskan informasi apa yang perlu ditonjolkan di presentasi untuk menarik perhatian audiens.

Buat Struktur Presentasi yang Jelas

Pastikan alur presentasi Anda bersifat logis dan runut, mulai dari perkenalan, poin utama, hingga kesimpulan. Gunakan data atau contoh yang relevan untuk mendukung poin-poin utama Anda, tetapi jangan membuat audiens kewalahan dengan banyaknya informasi yang diberikan.

Buat Visual yang Efektif

Presentasi identik dengan tayangan powerpoint menggunakan visual seperti gambar, infografis,  hingga diagram yang relevan untuk menggambarkan ide yang ingin ditunjukkan. Visual tersebut adalah pendukung saat Anda mempresentasikan informasi kepada audiens, sehingga visual tersebut haruslah ringkas dan tidak mengalihkan perhatian audiens dari Anda. 

Antisipasi Pertanyaan dari Audiens

Persiapkan diri Anda dengan kemungkinan pertanyaan yang muncul dari audiens. Persiapkan jawaban yang tepat dan jelas untuk kemungkinan pertanyaan tersebut. Di sinilah pentingnya menguasai materi presentasi yang akan disampaikan. 

Latih Presentasi Anda

Latihlah presentasi Anda beberapa kali untuk memastikan penyampaian yang jelas. Anda dapat berlatih di depan rekan kerja atau teman yang dapat memberikan masukan atas presentasi tersebut. Langkah ini bermanfaat untuk meredakan rasa gugup sebelum melakukan presentasi.

Bagaimana Cara Melakukan Presentasi Bisnis yang Efektif?

Melakukan presentasi bisnis yang efektif adalah keterampilan penting yang dapat menentukan keberhasilan, baik keberhasilan menjual produk hingga bekerja sama dengan mitra bisnis. Beberapa tips yang bisa dilakukan untuk menjalankan presentasi dengan efektif dan menarik:

Tarik Perhatian Audiens

Kesan pertama audiens sangat penting untuk menentukan keberhasilan sebuah presentasi. Maka dari itu, Anda dapat menarik perhatian audiens sejak awal presentasi dengan menyampaikan pertanyaan, fakta mengejutkan, atau bahkan humor ringan. Di sinilah pentingnya memahami siapa audiens Anda. Cara ini akan menciptakan ketertarikan agar audiens lebih fokus pada isi presentasi yang akan disampaikan.

Gunakan Storytelling Saat Presentasi

Presentasi bisnis dengan hanya menyampaikan informasi yang tertera akan terasa sangat membosankan. Anda dapat menyampaikan presentasi dengan cara storytelling, yaitu dengan membawakan cerita yang relevan untuk membantu menjelaskan poin penting agar lebih menarik. Hal ini akan membuat presentasi lebih hidup dan mudah diingat audiens.

Tampil Percaya Diri

Percaya diri adalah kunci menyampaikan presentasi yang meyakinkan audiens. Tampil percaya diri termasuk menguasai materi dengan baik, menjaga postur tubuh yang terbuka, melakukan kontak mata dengan audiens, hingga menghindari gerakan gelisah. Saat Anda tampil percaya diri, audiens akan lebih percaya dengan presentasi yang sedang disampaikan.

Kontrol Tempo Bicara

Mengontrol tempo bicara bertujuan agar audiens dapat mengikuti alur presentasi dengan nyaman. Berbicara terlalu cepat atau lambat dapat membuat audiens sulit memahami isi presentasi dan kehilangan fokus. Gunakan jeda di bagian-bagian penting untuk memberikan audiens waktu mencerna informasi.

Berinteraksi dengan Audiens

Libatkan audiens selama presentasi dengan mengajukan pertanyaan, meminta pendapat, hingga memberi kesempatan untuk menjawab kuis singkat. Interaksi dengan audiens bertujuan untuk membangun koneksi dan menjaga perhatian audiens. Hal ini juga akan menciptakan suasana yang lebih dinamis dan menyenangkan antara audiens dan pembicara.

Akhiri dengan Call-to-Action

Selanjutnya, akhiri presentasi Anda dengan call-to-action yang jelas. Sampaikan dengan jelas apa yang Anda harap audiens lakukan setelah presentasi, baik itu membeli produk, bekerja sama, atau menjadwalkan pertemuan selanjutnya. Call-to-action memberikan arahan yang jelas untuk mengubah presentasi yang hanya menyampaikan informasi menjadi langkah konkret dengan hasil nyata.

Effist Suite Office: Meeting Room Fleksibel untuk Presentasi Bisnis, Diskusi, dan Kolaborasi

Effist Suite Office hadir sebagai solusi meeting room fleksibel untuk memenuhi berbagai kebutuhan Anda, mulai dari presentasi bisnis dengan klien atau mitra bisnis, diskusi dengan tim, hingga kolaborasi strategis. Kami menyediakan berbagai jenis ruang meeting dalam berbagai kapasitas, lengkap dengan fasilitas modern untuk memastikan kenyamanan dan kelancaran pertemuan Anda. Perlengkapan penunjang ruang meeting room kami meliputi LCD proyektor, papan tulis, meja dan kursi yang nyaman, akses internet berkecepatan tinggi, hingga video conference untuk meeting secara online.Kami memastikan semua kolaborasi bisnis dalam berbagai ukuran bisa dilaksanakan dengan mudah melalui meeting room Effist. Maka dari itu, kami menawarkan berbagai paket meeting room untuk memfasilitasi presentasi bisnis Anda. Paket meeting room kami dilengkapi dengan fasilitas coffee break, lunch, catatan, mints, dan air minum gratis untuk kenyamanan selama berdiskusi.Hubungi kami sekarang melalui contact@effist.com untuk informasi lebih lanjut tentang layanan meeting room kami.Editor: Irnadia Fardila

One of the most popular email services in the world, Gmail, was not immediately fully launched during its early days. Instead, Google introduced it through an invite-only system, making it available only to a limited group of users. This exclusivity generated buzz and allowed Google to gather feedback, fix issues, and add features before opening the service to the public. What Google did to Gmail is what we call a soft launch.Launching a new product or service doesn’t always mean going all in from day one. That’s why a soft launch is conducted as a “mini release” before a full-scale release. Let’s explore the meaning of a soft launch, its benefits, and the steps to do one for your business.

What is Soft Launch?

Soft launch, also known as soft opening, refers to releasing a business or product to a limited audience before its official release. For example, a newly-opened restaurant is doing a soft launch by inviting family and friends, investors, business partners, and influencers. Soft launching aims to test the waters, gather feedback, and adjust before a full-scale launch. Soft launching typically doesn’t have extensive promotional campaigns and widespread availability. Instead, it focuses on a smaller, more controlled environment, making potential issues easier to identify in real-time without the pressure of a larger audience.

Soft Launch vs Hard Launch vs Full Launch: What are Their Differences?

Soft launch, hard launch, and full launch are the types of launching strategies to introduce a product or service to the market. However, soft launching only targets a limited group of users with minimal or no marketing strategies. The timing is typically before the official launch. The purpose is to test products, gather feedback, and refine offerings based on early users’ feedback. While the products may be incomplete, they have lower risks, as issues can be fixed before wider release.Hard launch is often synonymous with full launch. Both refer to the full release of a product or service to the public audience. The purpose is to officially make the product or service widely available and maximize visibility and sales immediately. Hard and full launches typically use major marketing campaigns to promote their products and reach their target market. However, compared to a soft launch, it carries a higher risk. If handled poorly, customers may encounter problems that negatively affect their experience and perception of the business.

What are the Benefits of a Soft Launch?

Here are several benefits of doing a soft launch before a full-scale release to the public audience:

Early Feedback and Improvement

By introducing a product or service to a limited audience, businesses can gather valuable feedback regarding user experience and satisfaction. This feedback helps identify what works well and needs improvement, allowing businesses to make essential changes before the official release. This will enhance the product’s quality and ensure that it meets the expectations of a broader market.

Build a Relationship with Customers

Soft launching allows gathering feedback while building customer relationships and brand loyalty. Interacting with early customers encourages loyalty and word-of-mouth promotion, which are key to developing customer base. Their positive experiences also contribute to organic marketing, enhancing brand visibility and reputation.

Cost Efficiency

Soft launching is a cost-efficient strategy before releasing a product to a broader audience. By limiting the initial release, businesses can reduce marketing efforts and operational costs related to the official launch. Feedback gathered during soft launches can guide decision-making and help create more effective marketing campaigns and product enhancements.

Market Validation

Soft launching helps businesses assess their product’s market fit and validate hypotheses about user demand and engagement from a limited audience. This real-world testing ensures the product meets market needs before pouring significant resources into a full launch.

Lower Risks

By launching the product into a smaller, more controlled group, businesses can minimize the risk of widespread issues or a negative reputation. A soft launching strategy offers a safety net for a product release, identifying potential issues before they escalate further. Catching and fixing problems early is essential for protecting the business’s reputation.

How to Do a Soft Launch?

A soft launch is a strategic step in market entry that introduces new products or services to a limited audience. Here are the step-by-step instructions to do a soft launch for your product:

Define Goals

The first step is defining the goals of soft launching. These could include testing product functionality, gathering user feedback, identifying potential issues, or measuring customer engagement. To evaluate the success of your soft launch, you can establish key performance indicators (KPI) such as user retention rate or customer satisfaction.

Select Soft Launch Audience

Next is selecting the small audience that can provide valuable feedback. The audience should closely resemble your intended full-launch customers, but remain manageable to ensure effective customer feedback collection. They could be existing contacts, engaged followers, influencers, local groups, etc.

Create Soft Launch Offerings

Create an attractive offer to encourage soft-launching participation. These offerings should provide value to participants while allowing feedback to be gathered. Examples could be discounted pricing, limited access, early release, free trials, exclusive content, referral awards, etc. 

Prepare the Product and Team

Ensure the product or service is functional and ready for the early participants. It doesn’t need to be perfect; you should leave room for improvements based on feedback. You should also prepare the team to handle possible inquiries and issues. A well-prepared product and team will facilitate a smoother soft launch and enhance the overall experience for participants.

Develop Timeline and Marketing Strategy

Next, create a detailed timeline with clear goals and deadlines for your soft launch process. In your timeline, you can also plan a controlled and targeted marketing strategy to promote your soft launch and its offerings. Targeted marketing channels, such as social media, email marketing, influencer outreach, and partnerships, can effectively reach the selected audience.

Launch and Monitor

After the preparation, it’s time to start your soft launch. Release your product to the chosen audience, provide onboarding instructions, and offer support if necessary. Keeping a keen eye on user interactions and issues will help make timely adjustments.

Collect and Analyze Feedback

Gather detailed user feedback and categorize it to identify patterns and prioritize improvements. Use these insights to fix issues, improve user experience, and refine your product and business offerings to prepare for a full-scale launch.

Build Brand Credibility from the Soft Launch Phase with Effist's Virtual Office Solution

A successful soft launch tests the market and creates a credible and professional image from day one. Effist Suite Office’s virtual office solution allows you to establish your business presence in South Jakarta’s prestigious business districts without the burden of a physical office. From a reputable business address to professional secretarial support and reliable mail handling services, our virtual office solution equips you with everything you need to build trust with customers and partners during the crucial early stages. You’ll also have access to well-equipped meeting rooms when face-to-face interactions with clients or partners are needed.Whether you are a startup or a growing business, Effist’s flexible and cost-effective solution empowers you to focus on growth while we care for your business support needs.For more information regarding our virtual office solution, contact us at contact@effist.com. Editor: Irnadia Fardila