Anda mungkin familiar dengan penataan ruang kantor tradisional, di mana setiap karyawan ditempatkan di meja masing-masing. Pengaturan meja kerja ini cenderung tidak membebaskan karyawan untuk memilih meja kerja sesuai preferensi mereka. Seiring dengan berjalannya waktu, bukan hanya tren industri dan kebutuhan pelanggan yang selalu berubah, tetapi juga cara karyawan bekerja. Di sinilah peran flexible working space sebagai alternatif dari penataan ruang kantor tradisional yang monoton. 

Berbagai faktor mendorong munculnya penataan ruang kantor fleksibel, mulai dari teknologi perkantoran yang semakin canggih hingga kebiasaan new normal karena pandemi. Namun, fenomena ini juga muncul sebagai respon terhadap dinamika cara kerja dan ekspektasi karyawan yang terus berubah. Kenali lebih lanjut tentang apa itu flexible working space, keuntungannya, hingga cara menerapkannya dengan efektif.

Apa Itu Flexible Working Space?

Flexible working space atau ruang kantor fleksibel adalah tata ruang kantor modern yang menawarkan fleksibilitas dalam memilih bagaimana dan di mana karyawan bekerja. Penataan ruang kantor yang fleksibel tidak berpaku pada meja kubikel yang tertutup dan seragam, melainkan diganti dengan tata ruang yang terbuka. 

Karyawan tidak ditempatkan di satu meja tetap, tetapi dapat memilih meja kerja yang diinginkan. Misal, karyawan dapat memilih meja kerja yang jauh dari keramaian atau meja bersama untuk memfasilitasi diskusi dengan rekan kerja. Penerapan flexible working space mewujudkan perubahan dengan memperhatikan kesejahteraan karyawan sambil tetap mencapai target bisnis secara efektif.

Apa Saja Jenis-Jenis Flexible Working Space?

Flexible working space terdiri atas berbagai jenis ruang kantor untuk mengakomodasi kebutuhan bisnis yang berbeda. Beberapa contoh ruang kerja fleksibel adalah:

Serviced Office

Serviced office adalah ruang kantor sewaan yang sudah dilengkapi dengan fasilitas perkantoran lengkap dan dikelola oleh perusahaan penyedia ruang kantor tersebut. Pengelolaan ini termasuk pembayaran tagihan serta pemeliharaan fasilitas. Jenis kantor ini cocok bagi perusahaan yang mencari solusi ruang kantor fleksibel tanpa harus menyewa untuk jangka waktu panjang. 

Shared Office

Shared office, atau dikenal juga dengan coworking space, adalah jenis ruang kantor yang memungkinkan berbagai perusahaan atau individu untuk saling berbagi ruang dan fasilitas kantor. Jenis kantor ini cocok untuk freelancer, entrepreneur, hingga tim kecil untuk berbagi fasilitas, mendorong kolaborasi, hingga membuka kesempatan networking.

Virtual Office

Virtual office merupakan pilihan bagi perusahaan yang tidak memerlukan ruang kantor fisik tetapi membutuhkan alamat bisnis profesional. Opsi ini berguna untuk menghemat biaya yang berkaitan dengan pengelolaan kantor fisik. Perusahaan juga dapat menerapkan cara kerja fleksibel dengan beroperasi secara remote dan tetap mempertahankan eksistensi bisnis yang kredibel di mata pelanggan maupun mitra bisnis.

Apa Keuntungan dari Flexible Working Space?

Flexible working space menawarkan berbagai keuntungan untuk karyawan maupun perusahaan. Beberapa keuntungan tersebut adalah:

Meningkatkan Produktivitas

Penerapan flexible working space memungkinkan karyawan untuk memilih meja kerja sesuai dengan kebutuhan pekerjaannya, baik itu area sunyi agar lebih fokus maupun ruang bersama untuk berkolaborasi dengan tim. Hal ini akan meningkatkan produktivitas secara signifikan karena karyawan dapat memilih kondisi kerja yang sesuai dengan kebutuhan mereka.

Menghemat Biaya

Umumnya, flexible working space menawarkan penyewaan dalam jangka waktu pendek serta hanya membayar untuk ruangan yang dipakai. Tidak hanya itu, flexible working space juga sudah dilengkapi dengan fasilitas perkantoran yang memadai untuk pekerjaan sehari-hari. Kondisi ini bermanfaat untuk menghemat biaya untuk operasional bisnis, tagihan, hingga biaya pemeliharaan. 

Meningkatkan Kepuasan Karyawan

Kebebasan dalam memilih meja kerja akan berkontribusi terhadap retensi dan kepuasan karyawan. Flexible working space memungkinkan karyawan untuk memilih meja kerja dengan lingkungan yang sesuai dengan kebutuhan dan preferensi mereka. Dengan merangkul fleksibilitas ini, perusahaan dapat menciptakan tenaga kerja yang lebih bermotivasi dan efisien dalam bekerja.

Bagaimana Cara Efektif Menerapkan Flexible Working Space?

Penerapan ruang kerja yang fleksibel tidak hanya tentang kebebasan memilih meja kerja, tetapi bagaimana mengoptimalkan output dan proses kerja tanpa dibatasi oleh ruang kerja yang monoton. Beberapa langkah yang bisa dilakukan untuk menerapkan ruang kerja fleksibel dengan efektif adalah:

Tentukan Kebutuhan Perusahaan

Langkah pertama dalam penerapan ruang kantor yang fleksibel adalah menentukan kebutuhan perusahaan untuk ruang kerja karyawan. Identifikasi kebutuhan ini akan memudahkan Anda dalam memilih jenis ruang kantor yang dibutuhkan, seperti serviced office atau virtual office. 

Buat Kebijakan Kerja

Langkah selanjutnya adalah membuat kebijakan kerja saat menggunakan flexible working space. Kebijakan ini dapat mencakup cara berkomunikasi, area yang bisa digunakan untuk bekerja, hingga penetapan waktu kerja. Ruang kerja fleksibel memungkinkan karyawan bekerja di tempat yang berbeda-beda, sehingga kebijakan ini dapat mencegah terjadinya kesalahpahaman tentang pemakaian meja kerja serta alur komunikasi antar tim.

Optimalkan Penggunaan Teknologi

Pastikan setiap karyawan memilih teknologi yang memadai agar bisa bekerja optimal dalam flexible working space. Hal ini termasuk laptop hingga jaringan internet yang stabil. Anda juga dapat memanfaatkan platform online untuk memfasilitasi kinerja yang fleksibel, mulai dari platform komunikasi online, software manajemen proyek, hingga penyimpanan berbasis cloud. Teknologi ini memungkinkan karyawan untuk mengakses pekerjaan mereka tanpa dibatasi oleh ruang kerja. 

Effist Suite Office: Ruang Kerja Ideal untuk Optimalkan Produktivitas dan Kolaborasi Tim

Effist Suite Office hadir sebagai solusi tepat dalam menyediakan lingkungan kerja ideal yang produktif dan inovatif. Kami menyediakan layanan Shared Desk yang dilengkapi dengan fasilitas perkantoran modern serta ruang kantor modern yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda. Jadi, Anda dapat bekerja optimal tanpa harus khawatir dengan pemeliharaan fasilitas maupun biaya operasional yang tinggi.

Layanan Shared Desk dari Effist Suite Office memungkinkan Anda untuk berbagi ruang kerja dengan berbagai pelaku bisnis. Hal ini dapat menjadi kesempatan untuk memperluas relasi bisnis Anda. Effist Suite Office juga dilengkapi dengan ruangan seperti business lounge, pantry, dan berlokasi dekat mall dan restoran untuk mendukung proses networking dan kolaborasi dengan tim. 

Effist Suite Office bukan hanya menjadi tempat kerja, tetapi menjadi pusat komunitas untuk pertumbuhan bisnis dan pengembangan karir. Jika Anda mencari ruang kerja yang dapat meningkatkan produktivitas, memperkuat kolaborasi tim, dan membuka peluang bisnis baru, Effist Suite Office adalah pilihan yang ideal. Untuk informasi lebih lanjut tentang layanan Shared Desk, hubungi kami melalui email contact@effist.com.  

Editor: Cardila Ladini