Perusahaan yang mampu berkompetisi dalam persaingan bisnis harus selalu mengembangkan diri dan beradaptasi dengan perubahan. Langkah inovasi ini dapat dimulai dari internal perusahaan, seperti dengan memfasilitasi pekerjaan karyawan dengan teknologi. Jenis teknologi ini dikenal sebagai teknologi perkantoran.

Tidak hanya meningkatkan produktivitas kerja karyawan, penerapan teknologi perkantoran juga berperan penting dalam mencapai tujuan bisnis perusahaan. Artikel ini akan menelusuri tentang pengertian, manfaat, tujuan, serta tips memilih teknologi perkantoran untuk perusahaan Anda.

Apa yang Dimaksud Teknologi Perkantoran?

Teknologi perkantoran merujuk pada segala macam teknologi yang digunakan untuk menunjang operasional perusahaan. Teknologi ini mencakup perangkat keras seperti telepon, komputer, printer, router Wi-Fi, scanners, hingga perangkat lunak berupa aplikasi yang digunakan di kantor, seperti Microsoft Office, kontrol akses masuk, dan absensi online.

Transformasi digital juga merupakan bagian dari teknologi perkantoran modern yang terus berevolusi. Digitalisasi mengubah cara kerja karyawan yang awalnya manual dan memakan waktu menjadi lebih efektif serta menghemat sumber daya dan waktu. Tidak hanya itu, perusahaan yang selalu memperbarui teknologi perkantoran mereka akan terhindar dari risiko kalah saing hingga tertinggal dari kompetitor.

Apa Tujuan Pemanfaatan Teknologi Perkantoran?

Tujuan penggunaan teknologi perkantoran berhubungan dengan manfaat yang diberikan kepada karyawan. Pada dasarnya, pemanfaatan teknologi ini bertujuan membuat segala pekerjaan menjadi lebih mudah. Penerapan teknologi dapat menjadi investasi perusahaan untuk meningkatkan kualitas kerja dan efisiensi karyawan.

Hal ini juga akan berpengaruh pada kepuasan karyawan saat bekerja, di mana teknologi perkantoran yang cepat dan efisien akan lebih membantu dalam penyelesaian pekerjaan mereka. Selanjutnya, aspek lain seperti penanganan pelanggan, pengambilan keputusan, hingga perencanaan strategi bisnis bisa diselesaikan secara optimal dengan dukungan teknologi perkantoran yang mumpuni.

Jenis-Jenis Teknologi Perkantoran

Saat ini, proses operasional perusahaan hampir tidak pernah lepas dari pengaruh teknologi. Berikut adalah jenis-jenis teknologi perkantoran yang sering ditemukan di lingkungan perkantoran:

Laptop atau Komputer

Baik laptop atau komputer menjadi alat penting dalam menjalankan suatu pekerjaan. Dengan laptop atau komputer, karyawan tidak perlu menghabiskan banyak kertas untuk menyelesaikan sebuah pekerjaan.

Tidak hanya itu, laptop atau komputer dapat menjadi satu alat untuk mengerjakan berbagai hal, mulai dari pengolahan data hingga pengiriman dokumen secara online. Jika perusahaan menerapkan sistem remote working, karyawan dapat mengakses pekerjaan mereka dengan mudah di manapun dan kapanpun menggunakan laptop atau komputer.

Internet

Teknologi internet menjadi fasilitas yang wajib hadir di lingkungan perkantoran. Jaringan internet yang cepat dan stabil akan meningkatkan produktivitas karyawan dengan kemudahan mendapatkan informasi dari ujung jari saja.

Terlebih lagi, banyak aplikasi atau sistem pendukung pekerjaan yang berbasis online, sehingga dibutuhkan kecepatan internet yang stabil untuk menunjang kinerja karyawan. Internet yang stabil juga memungkinkan perusahaan untuk menjangkau pelanggan dan partner perusahaan dengan lebih baik. 

Alat Komunikasi

Teknologi komunikasi seperti telepon, handphone, hingga email akan sangat membantu komunikasi antar karyawan dari berbagai tempat. Tidak hanya itu, perusahaan dapat mempertahankan hubungan baik dengan pelanggan melalui komunikasi efektif di telepon. Bagi karyawan yang sering terjun ke lapangan, handphone menjadi teknologi tepat untuk terus terhubung dengan kantor. 

Alat komunikasi lain seperti email membuat pengiriman dokumen menjadi lebih cepat dan efisien. Karyawan dapat mengirimkan email kepada rekan kerja kapanpun dan dimanapun. Email bisa dimanfaatkan untuk komunikasi yang lebih formal, misalnya kerja sama dengan perusahaan lain. Email juga dapat dimanfaatkan sebagai media marketing, seperti dengan mengirimkan newsletter secara masif ke pelanggan. 

Printer dan Scanner

Terlepas dari kenyamanan menyimpan data secara online, seringkali dibutuhkan bukti fisik dokumen sebagai arsip. Proses mencetak dokumen menjadi lebih cepat dan mudah dengan adanya printer. Selain mencetak dokumen digital menjadi dokumen fisik, Anda juga bisa memasukkan dokumen fisik ke online database dengan menggunakan scanner. Hal ini bermanfaat untuk menghemat tempat penyimpanan fisik serta meningkatkan keamanan penyimpanan dokumen.

Aplikasi Pengolah Data

Aplikasi pengolah data merupakan teknologi perangkat lunak untuk melancarkan pekerjaan sehari-hari karyawan. Misalnya adalah Microsoft Word untuk mengolah kata-kata menjadi tulisan seperti laporan atau konten artikel. Microsoft Excel juga menjadi aplikasi populer untuk mengolah dan menganalisis data, seperti manajemen stok barang, akuntansi, laporan penjualan, dan sebagainya. 

Alat Kolaborasi

Meeting menjadi salah satu wadah kolaborasi yang menggabungkan berbagai masukan dari banyak pihak. Untuk melangsungkan sebuah meeting, Anda akan memerlukan alat kolaborasi untuk menyampaikan ide atau masukan ke peserta meeting lainnya. Misalnya adalah papan tulis dan spidol untuk menggambarkan ide saat meeting. Anda juga bisa memakai proyektor untuk membagikan hasil kerja langsung dari laptop Anda. 

Apa Saja Manfaat Penggunaan Teknologi Perkantoran?

Teknologi perkantoran akan memberikan manfaat signifikan baik untuk karyawan maupun perusahaan. Hal ini menandakan bahwa perusahaan punya kemauan untuk beradaptasi dengan perubahan. Berikut adalah macam-macam manfaat penerapan teknologi perkantoran untuk perusahaan dan karyawan:

Meningkatkan Kemudahan Komunikasi

Peran penting yang pertama yaitu teknologi sebagai alat bantu atau pendukung yang akan memudahkan komunikasi antar pekerja di cabang kantor lain. Pasalnya, komunikasi menjadi salah satu kunci kesuksesan sebuah perusahaan. Baik bagi perusahaan besar yang memiliki banyak cabang, maupun perusahaan kecil yang baru berdiri. Di sinilah teknologi mengambil peranan untuk memudahkan proses kerja karyawan di kantor dalam melangsungkan komunikasi dari satu kantor dengan yang lain.

Meningkatkan Produktivitas dan Efisiensi

Teknologi bisa membantu pekerja di kantor untuk menyelesaikan pekerjaan dengan lebih cepat. Penyelesaian pekerjaan yang lebih cepat akan berpengaruh pada meningkatnya produktivitas pekerjaan di kantor. Dengan begini, perusahaan bisa meningkatkan peluang untuk memajukan perusahaan itu sendiri.

Meningkatkan Kualitas Tenaga Kerja

Seperti yang kita pahami sebelumnya, penggunaan teknologi tentu akan meningkatkan produktivitas dan efisiensi dengan membuat pekerjaan lebih cepat. Hal ini tentu akan meningkatkan kualitas tenaga pekerja dengan memperbanyak hasil pekerjaan.

Semakin banyak pekerjaan yang cepat selesai, maka akan semakin lancar perputaran sistem kerja pada sebuah kantor. Jika semua pekerjaan yang dijadwalkan dapat selesai dengan cepat, otomatis para pekerja masih mempunyai waktu lebih untuk melakukan pekerjaan selanjutnya.

Memperkuat Persaingan Perusahaan di Industri

Kompetisi perusahaan menjadi hal yang sering ditemui di sebuah industri. Untuk selalu bersaing dengan kompetitor, perusahaan harus selalu mengembangkan teknologi mereka demi meningkatkan efisiensi dan inovasi dalam pekerjaan.

Teknologi perkantoran modern dapat memberikan insight yang lebih mendetail seputar pelanggan, pasar, dan kompetitor dengan tools yang lebih memadai. Dengan demikian, perusahaan dapat merencanakan strategi bisnis yang tepat untuk mencapai goals yang sudah ditentukan.

Meningkatkan Pengelolaan Data

Teknologi perkantoran modern memungkinkan data untuk disimpan dan akses secara digital. Penyimpanan digital membuat data menjadi lebih terorganisir. Dengan demikian, karyawan dapat menghemat waktu yang mereka butuhkan untuk mencari dan mengolah data yang dibutuhkan. Pengelolaan data secara digital juga mengurangi risiko kehilangan data penting karena human error serta memudahkan integrasi dengan sistem lain.

Meningkatkan Kepuasan Karyawan

Manfaat teknologi perkantoran lainnya adalah meningkatkan kepuasan karyawan. Teknologi menjadi salah satu kunci untuk menciptakan ruang kerja yang menyenangkan bagi karyawan. Keberadaan fasilitas perkantoran yang memadai akan mendorong efektivitas kinerja karyawan. 

Jika perusahaan hanya berpaku pada teknologi perkantoran lama, karyawan akan membutuhkan waktu lebih lama untuk menyelesaikan satu pekerjaan. Dampaknya, karyawan akan merasa frustasi dan cenderung tidak produktif. Teknologi perkantoran modern akan menghindarkan Anda dari situasi ini.

Karyawan yang puas akan lebih efisien dalam menyelesaikan pekerjaan mereka, sehingga berdampak baik pada operasional perusahaan.

Memaksimalkan ROI

Sebelumnya, kita sudah mengetahui bahwa teknologi perkantoran akan berdampak pada peningkatan produktivitas karyawan. Dengan produktivitas yang meningkat, maka perusahaan dapat meningkatkan pertumbuhan pendapatan secara signifikan. Penerapan solusi teknologi ke alur pekerjaan akan mendukung karyawan dalam mencapai hasil yang diinginkan dan mengurangi biaya untuk proses kerja secara manual.

Contohnya adalah pengadaan pelatihan secara online. Pelatihan ini akan memanfaatkan teknologi web conference, sehingga mengurangi biaya yang dibutuhkan untuk melaksanakan pelatihan secara offline, seperti biaya sewa ruangan dan biaya perjalanan. Karyawan juga bisa mengakses pelatihan dimanapun dan kapanpun dengan mudah.

Tips Memilih Teknologi Perkantoran yang Tepat

Menerapkan teknologi baru di lingkungan kantor Anda akan membutuhkan perencanaan yang matang. Kesalahan dalam pemilihan teknologi dapat berdampak fatal pada operasional perusahaan, seperti menghambat kinerja karyawan. Ikuti beberapa tips ini dalam memilih teknologi yang tepat untuk bisnis Anda:

Teknologi Sesuai Kebutuhan

Sebelum memilih teknologi perkantoran baru, Anda dapat mempertimbangkan kebutuhan apa saja yang harus difasilitasi dengan teknologi baru. Rencana pengadaan teknologi yang matang akan menghindarkan Anda dari menghabiskan biaya untuk hal-hal yang tidak dibutuhkan. Terlebih lagi, dibutuhkan biaya untuk implementasi dan waktu untuk user menyesuaikan diri dengan teknologi tersebut. Selain memenuhi kebutuhan perusahaan, pastikan juga teknologi perkantoran tersebut cocok dengan operasional bisnis Anda.

Memilih Teknologi Menurut Budget

Teknologi perkantoran membutuhkan lebih dari sekedar biaya pembelian. Anda kemungkinan besar perlu mengeluarkan biaya lain untuk perawatan atau pelatihan untuk user. Jika budget Anda tidak cukup, maka tidak ada gunanya untuk berinvestasi di teknologi tersebut. Agar investasi teknologi Anda menguntungkan, teknologi perkantoran Anda dapat meningkatkan produktivitas kerja karyawan.

Pikirkan Teknologi untuk Jangka Panjang

Selain merencanakan pilihan teknologi dan budget yang harus dikeluarkan, Anda juga bisa menimbang teknologi yang bisa digunakan untuk jangka panjang. Hal ini disebabkan oleh adaptasi ke teknologi baru yang cenderung sulit untuk dilakukan, terlebih jika dilakukan dalam periode waktu yang singkat. Solusi teknologi yang Anda pilih haruslah dapat beradaptasi dengan perubahan dalam beberapa tahun ke depan. Salah satu contoh teknologi jangka panjang adalah penyimpanan berbasis cloud.

Nah, itulah beberapa tips memilih teknologi perkantoran yang tepat. Dalam hal pemanfaatan teknologi dalam aktivitas perkantoran, serviced office merupakan solusi ruang kantor yang telah mengintegrasikan teknologi ke dalam fasilitas kantor. Salah satu penyedia layanan serviced office yaitu Effist Suite Office dilengkapi dengan teknologi modern yang akan memberikan karyawan Anda pengalaman kerja yang mulus.

Sebagai contoh, penggunaan teknologi dalam memudahkan komunikasi, kolaborasi dan masih banyak lagi. Selain penerapan teknologi, di Effist, Anda juga berkesempatan menempati ruang kantor eksklusif dan prestigious yang akan menambah nilai perusahaan Anda di mata mitra bisnis dan klien.

Untuk informasi lebih lanjut, Anda dapat menghubungi email di contact@effist.com atau kunjungi halaman Serviced Office.

Editor: Cardila Ladini