Di era digital yang terus berkembang, konsep virtual office atau kantor virtual semakin populer sebagai solusi pengembangan bisnis tanpa batas. Hal ini karena kantor virtual dapat memberikan fleksibilitas yang tinggi bagi para pelaku bisnis, terutama dalam mengatasi batasan geografis dan biaya yang terkait dengan sewa kantor konvensional. Selain itu, konsep kantor virtual juga didukung oleh kemajuan teknologi yang memungkinkan kolaborasi tim secara efektif melalui aplikasi dan perangkat lunak kolaboratif. Tak heran jika kantor virtual menjadi solusi yang menarik untuk pengembangan bisnis tanpa batas. Dengan memanfaatkan teknologi dan fleksibilitas yang ditawarkan virtual office, perusahaan dapat mengoptimalkan efisiensi operasional dan meraih pertumbuhan bisnis yang lebih baik. Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai virtual office, simak pada artikel berikut ini.

Apa itu Virtual Office?

Secara umum, virtual office merupakan sebuah konsep kantor di mana pelaku usaha dapat melakukan tugas profesionalnya tanpa memiliki kantor fisik namun tetap memiliki layanan layaknya sebuah kantor yang kita kenal. Dengan menggunakan layanan ini, pelaku usaha bisa memanfaatkannya sebagai alamat untuk berkirim surat-menyurat atau mencantumkan nomor telepon perusahaan mereka. Hal ini pun memberi kemudahan bagi calon klien ketika ingin menghubungi perusahaan pengguna kantor virtual.

Saat menggunakan layanan ini, pengguna tidak membutuhkan office room yang luas. Walaupun begitu, di dalamnya terdapat fasilitas yang dibutuhkan oleh para pengguna. Termasuk di antaranya adalah staf receptionist, staf yang bertugas terkait aktivitas surat menyurat, staf yang bertugas membalas email, pengatur sistem domain perusahaan, dan lain-lain. Selain itu, kerap penyedia layanan kantor virtual memiliki sistem teknologi yang berfungsi melakukan otomasi aktivitas perkantoran. Bahkan, kantor virtual sendiri adalah layanan ruang dan alamat kantor yang bisa disewa dengan harga yang lebih murah.

Bagaimana Cara Kerja Virtual Office?

Virtual office adalah konsep yang memungkinkan individu atau perusahaan untuk memiliki kehadiran bisnis tanpa harus secara fisik menghuni ruang kantor tradisional. Berikut adalah penjelasan tentang bagaimana cara kerja kantor virtual:

Alamat Bisnis

Virtual office menyediakan alamat bisnis yang prestisius, yang dapat digunakan oleh perusahaan untuk menerima surat dan paket. Alamat ini biasanya berlokasi di gedung perkantoran yang terkenal atau strategis, mencerminkan citra profesional bagi perusahaan.

Penerimaan Surat dan Paket

Pusat layanan kantor virtual akan menerima surat dan paket yang ditujukan ke alamat bisnis perusahaan. Mereka akan mengelola pengiriman tersebut dan memberi tahu perusahaan jika ada barang yang telah tiba.

Pengelolaan Panggilan Telepon

Virtual office juga menyediakan layanan menjawab panggilan telepon atas nama perusahaan. Petugas di pusat layanan akan menjawab panggilan dengan menyebutkan nama perusahaan dan mengambil pesan jika diperlukan. Beberapa kantor virtual juga menyediakan opsi untuk meneruskan panggilan ke nomor telepon yang ditentukan.

Ruang Rapat dan Day Office

Sebagian besar penyedia virtual office juga menawarkan akses ke ruang rapat dan day office. Ini memungkinkan perusahaan untuk menyelenggarakan pertemuan dengan klien atau rekan bisnis di lokasi yang profesional, meskipun mereka tidak memiliki kantor fisik sendiri.

Layanan Dukungan Administratif

Layanan kantor virtual seringkali menyediakan dukungan administratif tambahan, seperti penerjemahan, pengetikan, pencetakan, atau pengiriman dokumen. Perusahaan dapat memanfaatkan layanan ini untuk membantu dalam tugas-tugas administratif yang mungkin dibutuhkan.

Apakah Virtual Office itu legal?

Virtual office adalah konsep yang umum digunakan dalam dunia bisnis dan secara umum dianggap legal. Meskipun virtual office sendiri legal, penting untuk memahami bahwa penggunaan kantor virtual tidak boleh digunakan untuk tujuan penipuan atau kegiatan ilegal lainnya. Pemerintah dan otoritas hukum setempat biasanya memiliki peraturan yang mengatur penggunaan kantor virtual untuk memastikan kepatuhan terhadap hukum yang berlaku. Jadi, jika Anda ingin menggunakan kantor virtual untuk bisnis Anda, disarankan untuk memeriksa peraturan dan persyaratan yang berlaku di wilayah Anda, seperti persyaratan pendaftaran perusahaan dan penggunaan alamat virtual.

Keuntungan Menggunakan Kantor Virtual

Penggunaan virtual office memiliki banyak keuntungan yang dapat diperoleh. Berikut adalah beberapa keuntungan menggunakan kantor virtual:

Anda dapat menekan biaya operasional.

Seorang pebisnis muda yang baru memulai untuk menjalankan bisnisnya tentu harus menekan biaya operasional dan mengoptimasi biaya yang ada untuk hal-hal lain. Virtual office umumnya menyediakan layanan yang dapat digunakan dengan harga yang sangat terjangkau. Sehingga Anda dapat merasakan penghematan biaya dari menyewa virtual office karena tidak semahal menyewa kantor konvensional. Ini memungkinkan Anda untuk menggunakan modal yang ada dengan lebih optimal.

 Anda dapat meningkatkan reputasi perusahaan.

Virtual office pada umumnya terletak di kawasan pusat bisnis sehingga lebih strategis dan prestigious. Hal ini dapat meningkatkan nilai jual bisnis serta membangun kepercayaan klien bahwa perusahaan Anda eksis. Tanpa membayar biaya sewa yang mahal, Anda dapat meningkatkan reputasi perusahaan Anda dengan memiliki alamat kantor yang bergengsi.

Anda dapat bekerja dari mana saja dan kapan saja.

Menjalankan bisnis menggunakan virtual office berarti Anda tidak terikat ke lokasi tertentu. Ini memungkinkan Anda dan team untuk bekerja dari mana saja dan kapan saja. Bekerja dari mana saja sesuai kenyamanan memungkinkan Anda untuk lebih produktif. Ini berarti produktivitas Anda akan lebih meningkat, lebih banyak waktu untuk berkolaborasi, dan meningkatkan inovasi.

Anda tidak akan terikat dengan sistem kontrak panjang.

Berbeda halnya jika Anda menyewa ruko untuk dijadikan kantor, menggunakan jasa virtual office tidak akan diikat dengan sistem kontrak panjang. Karena kantor virtual umumnya menawarkan kontrak yang tidak terlalu panjang dan dapat disesuaikan. Anda bahkan bisa kapan saja melakukan perpanjangan kontrak tanpa harus menunggu bertahun-tahun.

Mengapa Startup Memerlukan Kantor Virtual?

Secara umum, startup memerlukan kantor virtual atau virtual office dengan beberapa alasan berikut:

Biaya yang lebih rendah

Virtual office menghilangkan biaya sewa ruang kantor fisik dan berbagai biaya terkait seperti utilitas, peralatan, dan perawatan bangunan. Startup dengan sumber daya terbatas dapat menghemat uang dengan memilih kantor virtual sebagai alternatif yang lebih terjangkau.

Fleksibilitas

Virtual office memungkinkan startup untuk bekerja secara fleksibel tanpa terikat pada lokasi fisik tertentu. Tim dapat bekerja dari mana saja dengan menggunakan teknologi seperti komputer dan internet. Ini memungkinkan kolaborasi tim yang mudah, terutama jika anggota tim berada di lokasi yang berbeda.

Memberi Kesan profesional

Meskipun tidak memiliki kantor fisik sendiri, startup masih dapat memiliki alamat bisnis yang bergengsi dengan menggunakan kantor virtual. Hal ini menciptakan kesan profesionalisme dan kepercayaan dari klien, mitra, dan investor potensial.

Berapa Harga Sewa Virtual Office Jakarta?

Effist Suite Office menawarkan beberapa pilihan paket harga yang dapat Anda sesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda. Berikut ini adalah paket harga untuk Virtual Office di Effist Suite Office:

Mailing Address Service Package

88@Kasablanka Office Tower: IDR 488.000

Gandaria 8 Office Tower: IDR 588.000

Benefit:

• Prestigious Business Adress
• Mail Collection and forwarding to your business address
• Access to utilize on-demand administrative support
• A Special Discount access to meeting room, day office and video confferencing
• Use Central Fax line

Corporate Identity Service Package

88@Kasablanka Office Tower: IDR 888.000

Gandaria 8 Office Tower: IDR 998.000

Benefit:

• Prestigious Business Adress
• Mail Collection and forwarding to your business address
• Access to utilize on-demand administrative support
• A Special Discount access to meeting room, day office and video confferencing
• Use Central Fax line
• Personilized call answering
• Complimentary 3 hours meeting room usage per month (Kokas & Gancit)
• Complimentary call forwarding

Corporate Identity Service + Package

88@Kasablanka Office Tower: IDR 1388,000

Gandaria 8 Office Tower: IDR 1488.000                                                                       

Benefit:

• Prestigious Business Adress
• Mail Collection and forwarding to your business address
• Access to utilize on-demand administrative support
• A Special Discount access to meeting room, day office and video confferencing
• Use Central Fax line
• Personilized call answering
• Complimentary 3 hours meeting room usage per month (Kokas & Gancit)
• Complimentary call forwarding
• Complimentary use 2 days per week of shared office usage
• Free building domicile letter

Tunggu apa lagi, hubungi tim marketing Effist Suite Office sekarang melalui contact@effist.com atau menghubungi kontak 087883441838 (WhatsApp) untuk mengkonsultasikan kebutuhan Anda. Anda juga dapat melakukan kunjungan survey secara langsung dengan cara melengkapi form Book Tour berikut.