Seringkali sebuah perusahaan memutuskan untuk pindah ke gedung kantor baru. Alasannya pun beragam, mulai dari faktor biaya, ukuran tim yang semakin besar, hingga pergantian cara kerja, seperti berganti ke sistem kerja hybrid. Pemilihan gedung kantor baru juga tentunya tidak bisa asal-asalan. Anda mungkin perlu mengetahui dulu apakah perusahaan Anda benar-benar memerlukan ruang kantor baru atau tidak. 

Perpindahan gedung kantor adalah salah satu keputusan bisnis yang strategis. Keputusan ini akan berdampak pada produktivitas kerja, efisiensi, hingga reputasi perusahaan. Lingkungan kerja yang tepat berpengaruh besar terhadap output bisnis yang optimal. Artikel ini akan membahas panduan dalam memilih ruang kantor baru yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.

Tanda Perusahaan Anda Membutuhkan Ruang Kantor Baru

Anda perlu menyadari beberapa tanda penting sebelum memutuskan perpindahan ke gedung kantor lain. Beberapa tanda tersebut termasuk:

• Meja yang Tidak Mencukupi: Bagi bisnis yang baru merintis, Anda mungkin hanya memiliki beberapa karyawan di ruang kerja yang terbatas. Namun, seiring berkembangnya bisnis, tim Anda juga akan bertambah banyak. Meja yang tersedia saat ini mungkin tidak cukup, sehingga Anda perlu mencari gedung kantor yang lebih besar.
• Teknologi yang Kurang Memadai: Beberapa lokasi gedung perusahaan cenderung berusia cukup tua, sehingga tidak mampu memfasilitasi infrastruktur teknologi yang terlalu canggih. Misal, gedung kantor Anda saat ini memiliki kapasitas wifi terbatas atau tidak memiliki ruang tambahan untuk menyimpan server.
• Biaya Sewa Kantor yang Meningkat: Biaya sewa ruang kantor dapat melonjak seiring berjalannya waktu. Jika kenaikan ini tidak sesuai dengan budget, finansial bisnis Anda dapat menjadi tidak stabil. Anda mungkin dapat mempertimbangkan ruang kerja yang lebih ramah biaya.
• Fasilitas yang Kurang Baik: Fasilitas di kantor lama Anda sering rusak? Seperti misalnya AC yang tidak dingin, cahaya yang kurang memadai, hingga saluran air yang sering mampet? Hal ini dapat membuat suasana kerja menjadi kurang nyaman. 
• Masalah Aksesibilitas: Lokasi kantor yang kurang strategis bisa mempengaruhi reputasi perusahaan Anda. Lokasi yang sulit dijangkau juga menyulitkan karyawan maupun klien untuk datang ke kantor Anda.

Cara Menemukan Ruang Kantor Baru untuk Bisnis Anda

Ingin mencari ruang kantor baru untuk bisnis Anda yang terus tumbuh? Tapi tidak tahu harus mulai dari mana? Ikuti langkah-langkah praktis untuk menemukan ruang kantor Anda selanjutnya:

Evaluasi Kebutuhan Anda

Langkah pertama adalah mengevaluasi kebutuhan kantor baru yang akan ditempati. Pertimbangkan faktor seperti jumlah karyawan saat ini, fasilitas yang disediakan, hingga layout kantor yang tersedia. Beberapa layanan sewa ruang kantor menawarkan desain layout open space atau ruang tertutup yang menawarkan privasi lebih.

Tetapkan Budget dan Timeline

Selanjutnya adalah menetapkan budget untuk ruang kantor baru Anda. Sebaiknya Anda mencari kantor baru 6-12 bulan sebelum masa sewa berakhir agar lebih banyak waktu untuk bernegosiasi dan pindah. Bandingkan biaya sewa dari tiap penyedia sewa kantor, termasuk biaya lain yang perlu dibayarkan. Hindari memilih kantor yang melebihi budget agar tidak memberatkan finansial bisnis Anda.

Pertimbangkan Lokasi

Berikutnya adalah mempertimbangkan lokasi kantor yang tersedia. Lokasi kantor yang strategis tidak hanya mudah dijangkau oleh kendaraan, tetapi juga dekat dengan fasilitas tambahan seperti bank dan restoran. Beberapa lokasi memiliki reputasi tertentu yang bisa mempengaruhi citra bisnis Anda jika bertempat di lokasi tersebut. Lokasi juga mempengaruhi kemudahan mendapatkan talenta berkualitas untuk direkrut.

Bandingkan Fasilitas Kantor yang Tersedia

Setiap penyedia ruang kantor menawarkan fasilitas kantor yang berbeda-beda. Faktor seperti pencahayaan yang bagus, ruang meeting, kualitas udara yang bagus, hingga internet berkecepatan tinggi bisa menjadi nilai tambah untuk ruang kantor baru Anda. Bandingkan fasilitas dari opsi ruang kantor yang ada dan sesuaikan dengan kebutuhan tim Anda. 

Evaluasi Perjanjian Sewa

Jika Anda sudah menentukan ruang kantor baru, langkah berikutnya adalah finalisasi dan evaluasi perjanjian sewa. Simak setiap aspek dalam kontrak, termasuk biaya apa saja yang perlu dibayarkan, potensi biaya tersembunyi, klausul pengakhiran kontrak, dan sebagainya. Selesaikan perjanjian dengan menyerahkan dokumen-dokumen yang dibutuhkan. 

Tips Pindah ke Kantor Baru Tanpa Mengganggu Operasional Bisnis

Kepindahan ke kantor baru berpotensi mengganggu kelancaran operasional bisnis. Namun, dengan perencanaan yang matang, Anda bisa menekan gangguan ini semaksimal mungkin. Beberapa tips yang bisa dilakukan adalah:

Buat Rencana Pindahan Sejak Dini

Tips pertama adalah merencanakan perpindahan kantor Anda sejak dini. Setidaknya buat rencana pindahan 6-12 bulan sebelum mulai relokasi ke kantor baru. Dalam rencana itu, Anda juga perlu merancang dulu layout ruangan yang akan ditempati. Jadi, proses pindahan akan lebih terorganisir. Prioritaskan beberapa departemen penting, seperti IT dan finance, untuk pindah terakhir. Hindari pindah di hari-hari sibuk agar operasional bisnis Anda tidak terganggu.

Terapkan Strategi Komunikasi

Selanjutnya adalah menyampaikan informasi perpindahan ke semua jajaran karyawan 4-6 minggu sebelumnya melalui email. Anda juga perlu memperbarui alamat bisnis di website perusahaan, media sosial, maupun kanal komunikasi lainnya. Opsi untuk bekerja secara remote juga bisa dipertimbangkan agar karyawan tetap produktif selama proses pindahan.

Siapkan Pengemasan Barang dan Infrastruktur IT

Barang-barang yang akan dipindahkan sebaiknya dikelompokkan dan diberi label khusus berdasarkan departemen dan prioritasnya. Hal ini memudahkan proses perpindahan dan pembongkaran di lokasi yang baru. Pastikan juga data-data sudah dicadangkan sebelum pindahan. Prioritaskan juga pemasangan jaringan internet dan infrastruktur lainnya di fase awal perpindahan untuk menekan gangguan operasional. Sistem IT yang sudah dipasang perlu diuji dulu sebelum seluruh staf kembali.

Optimasi Pasca Pindahan

Selama proses pindahan, terapkan layanan kebersihan secara menyeluruh agar ruang kantor sudah bersih dan nyaman untuk ditempati. Selanjutnya, kumpulkan feedback dari karyawan seminggu setelah pindah ke lokasi baru. Identifikasi apakah ada masalah pada internet atau layout ruang kantor yang perlu diperbaiki.

Butuh Kantor Baru yang Fleksibel dengan Akses Mudah? Effist Suite Office Jawabannya

Saat mencari lokasi kantor baru, aspek seperti lokasi strategis, fleksibilitas, dan harga yang sesuai menjadi faktor pertimbangan penting. Guna menjawab kebutuhan ini, Effist Suite Office hadir sebagai solusi ideal bagi perusahaan yang mencari lokasi kantor baru dengan mudah dan praktis. Effist menyediakan layanan serviced office berupa ruang kantor siap pakai lengkap dengan fasilitas pendukungnya. Fasilitas kami mencakup meja dan kursi ergonomis, internet berkecepatan tinggi, perlengkapan kantor modern, berbagai pilihan ruang meeting, business lounge, pantry, hingga layanan sekretaris dan kebersihan. 

Berlokasi di pusat bisnis Jakarta Selatan, yaitu Gandaria 8 Office Tower dan 88Office Kota Kasablanka, Effist Suite Office menawarkan kenyamanan sekaligus aksesibilitas terbaik untuk tim Anda. Bersama Effist, transisi dan operasional bisnis dapat berjalan efektif setelah pindahan tanpa memakan waktu banyak.

Untuk informasi lebih lanjut seputar layanan serviced office, hubungi kami melalui email contact@effist.com atau kunjungi “Book Tour”.

Written by
Muftia Parasati, S.S., Content Writer at Phincon, specializing in research-based and SEO-optimized content on business growth, workplace trends, and digital productivity topics. | Muftia LinkedIn Profile

Reviewed by
Erin Supriyanti, Center Manager at Effist, with over 10 years of experience in workspace operations, team management, and business support services. | Erin LinkedIn Profile

Editor: Irnadia Fardila