Konsep tim virtual bukan lagi hal yang asing di dunia kerja modern saat ini. Konsep ini sempat menjadi model kerja yang banyak diadopsi ketika pandemi berlangsung di tahun 2020. Pasca pandemi, tren tim virtual semakin diminati karena berbagai keuntungan yang ditawarkan, termasuk fleksibilitas, biaya operasional yang lebih rendah, produktivitas yang lebih baik hingga work-life balance untuk karyawan. Namun, mengelola anggota tim virtual yang tersebar di berbagai lokasi dapat lebih sulit dibandingkan mengelola tim tradisional. 

Tanpa strategi yang tepat, perusahaan yang membangun tim virtual akan sulit mencapai tujuan bisnis dengan optimal. Artikel ini akan membahas lebih lanjut pengertian tim virtual, manfaat, hingga tips untuk mengoptimalkan kinerja tim virtual.

Apa yang Dimaksud dengan Tim Virtual?

Tim virtual, dikenal juga sebagai virtual team atau remote team adalah sekelompok orang yang bekerja sama dalam mengerjakan pekerjaan atau proyek dari lokasi yang berbeda-beda. Tidak seperti tim tradisional yang mengharuskan anggotanya datang ke kantor di waktu yang ditentukan, anggota virtual team dapat tersebar di daerah bahkan negara yang berbeda. 

Virtual team mengedepankan fleksibilitas kerja dengan menerapkan konsep kerja working from anywhere. Proses kolaborasi dan komunikasi dilakukan melalui teknologi digital, seperti email, platform komunikasi, video conferencing, hingga project management software.

Apa Saja Jenis Tim Virtual?

Berikut adalah beberapa contoh jenis tim virtual yang dibangun untuk memenuhi kebutuhan atau tujuan perusahaan:

• Networked Teams: Jenis ini berisi individu dengan keahlian di bidang ilmu tertentu yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama. Keanggotaan di tim ini biasanya tidak tetap, di mana anggota tim dapat bergabung dan keluar untuk mengatasi masalah atau proyek tertentu saja. Jenis tim ini banyak ditemukan di sektor konsultan dan teknologi.

• Tim Pengembangan Produk: Tim pengembangan produk mengumpulkan para ahli dari berbagai tempat berbeda untuk mengembangkan inovasi produk atau layanan baru. Tim ini beroperasi selama proyek berlangsung dan berfokus pada inovasi dan pengembangan produk.

• Tim Pelayanan: Tim ini dirancang untuk memberikan bantuan berkelanjutan dari lokasi dengan zona waktu yang berbeda-beda. Tiap anggota bekerja secara independen dalam rentang waktu yang sudah ditentukan secara berurutan untuk memastikan pelayanan selama 24/7. Contohnya adalah tim global customer support. 

• Tim Freelance atau Kontraktor: Perusahaan merekrut sekelompok freelancer atau kontraktor yang bekerja secara remote untuk mengerjakan proyek atau pekerjaan tertentu. 

Apa Saja Keuntungan Membangun Tim Virtual?

Tim virtual menawarkan berbagai keuntungan menarik bagi perusahaan, khususnya dalam menghadapi tren ekonomi global dan digital saat ini. Beberapa keuntungan tersebut adalah:

Mengakses Talenta Global

Tim virtual menghapus tantangan jarak yang menyulitkan perusahaan dalam mendapatkan talenta terbaik di lokasi yang berbeda dari lokasi perusahaan. Hal ini akan memudahkan perusahaan untuk mengisi posisi dengan orang-orang yang tepat berdasarkan kemampuan, pengalaman, dan keahlian yang dibutuhkan.

Meningkatkan Produktivitas dan Fleksibilitas

Perbedaan lokasi dan zona waktu memungkinkan tim virtual untuk bekerja secara fleksibel. Dengan bekerja secara remote, anggota tim tidak lagi menghabiskan waktu untuk pulang pergi ke kantor. Anggota tim dapat menjadi lebih produktif dengan memilih lokasi kerja yang nyaman sesuai pilihan mereka.

Lebih Hemat Biaya

Tim virtual dapat mengurangi biaya operasional yang berkaitan dengan biaya sewa kantor, pemeliharaan fasilitas kantor, hingga transportasi. Budget perusahaan dapat dialihkan ke aspek-aspek operasional bisnis yang penting, seperti misalnya pengembangan produk dan benefit karyawan. 

Mendukung Kesejahteraan Karyawan

Bekerja secara virtual memungkinkan anggota tim untuk menentukan sendiri jadwal dan lingkungan kerja mereka. Hal ini sangat penting untuk mendukung kesejahteraan karyawan, yang nantinya dapat meningkatkan kepuasan karyawan dan loyalitas terhadap perusahaan. Karyawan yang lebih sejahtera cenderung bertahan lebih lama di perusahaan, sehingga dapat mengurangi angka turnover karyawan.

Bagaimana Cara Mengoptimalkan Kinerja Tim Virtual?

Mengelola tim yang tersebar di berbagai tempat memerlukan strategi yang tepat untuk memastikan tiap anggota bekerja dengan produktif dan efisien. Beberapa langkah yang bisa  Anda lakukan untuk mengoptimalkan kinerja tim virtual adalah:

Buat Protokol Komunikasi yang Jelas

Komunikasi yang efektif merupakan pondasi keberhasilan tim virtual. Gunakan teknologi seperti platform komunikasi, video conferencing, dan project management software untuk memfasilitasi komunikasi antar anggota tim. Protokol komunikasi yang jelas dibutuhkan untuk menghindari miskomunikasi serta memudahkan diskusi antar anggota tim. Hal ini juga bermanfaat untuk menyelesaikan masalah sesegera mungkin.

Terapkan Prosedur Kerja yang Jelas

Setiap anggota tim harus memiliki posisi yang jelas serta ekspektasi yang perlu dipenuhi. Prosedur kerja yang jelas dibutuhkan untuk menjelaskan jam kerja, pekerjaan, deadline, hingga key performance indicator (KPI) untuk mengukur performa anggota tim selama bekerja. Hal ini sangat penting untuk mencegah kebingungan terkait pekerjaan yang perlu dilakukan. 

Buat Jadwal Meeting Secara Rutin

Jadwalkan virtual meeting secara rutin untuk mengecek perkembangan pekerjaan, tantangan yang dihadapi, serta menjaga keselarasan di dalam tim. Anda dapat membuat meeting bersama seluruh anggota tim atau melakukan sesi one-on-one sebagai sarana untuk memberikan masukan serta bantuan yang dibutuhkan anggota tim.

Bangun Rasa Percaya

Meskipun tidak dapat secara langsung mengawasi anggota virtual team, Anda perlu mempercayai mereka dalam mengelola pekerjaan secara mandiri. Micromanagement atau pengawasan yang berlebihan dapat membuat anggota tim merasa kurang dihargai hingga menimbulkan stress. Penting bagi Anda untuk lebih fokus pada hasil daripada harus memantau tiap langkah yang dilakukan anggota tim.

Siapkan Pelatihan dan Sumber Daya yang Memadai

Virtual team sangat bergantung pada teknologi digital untuk bekerja dengan efisien. Perusahaan perlu menyediakan segala sumber daya yang dibutuhkan anggota tim dalam menyelesaikan pekerjaan mereka. Pastikan mereka memahami cara menggunakan teknologi tersebut serta dapat memanfaatkannya dengan optimal. Anda juga dapat memberikan pelatihan untuk meningkatkan skill jika dibutuhkan.

Buat Acara Team Building Virtual

Meskipun tidak dapat bertemu secara langsung, Anda dapat mengadakan team building secara virtual untuk memperkuat hubungan antar anggota. Dalam hal ini, Anda dapat mengadakan sesi team building khusus seperti online games atau kuis. Team building dapat membantu anggota tim saling mengenali rekan kerja mereka serta mengurangi burnout akibat bekerja secara remote.

Hormati Perbedaan Zona Waktu dan Work-Life Balance

Jika beberapa anggota virtual team Anda berada di daerah dengan zona waktu berbeda, pastikan Anda menghormati perbedaan tersebut dengan mengatur jadwal meeting yang cocok untuk semua anggota. Izinkan anggota tim Anda untuk memiliki jadwal yang fleksibel dan work-life balance sambil tetap memberikan ketentuan terhadap ketersediaan anggota serta deadline yang wajib dipenuhi. Hal ini sangat penting untuk mencegah stress dan burnout.

Dapatkan Fleksibilitas Bekerja Tanpa Kehilangan Kredibilitas dengan Solusi Virtual Office dari Effist

Membangun reputasi dan kredibilitas bisnis yang kuat tidak harus terbatas dengan beroperasi di kantor fisik saja. Menerapkan sistem kerja secara virtual bukan berarti mengorban citra profesional perusahaan. Dengan layanan virtual office dari Effist Suite Office, Anda dapat membangun kredibilitas melalui alamat bisnis yang strategis di pusat bisnis Jakarta Selatan. 

Layanan kami juga dilengkapi dengan fasilitas pendukung seperti mail handling, akses ke ruang meeting dalam berbagai ukuran, layanan sekretaris dan administrasi profesional, hingga nomor telepon khusus yang dikelola oleh tim customer service berpengalaman. Dengan menggunakan layanan dari Effist Suite Office, tim virtual Anda dapat tetap bekerja secara fleksibel dan efisien sambil tetap menjaga tampilan profesional di mata mitra bisnis dan pelanggan.

Untuk informasi lebih lanjut seputar layanan virtual office, hubungi kami melalui email contact@effist.com.

Editor: Irnadia Fardila