Anda mungkin familiar dengan beberapa perusahaan yang mendirikan kantor di lokasi yang berbeda-beda. Hal ini dikenal sebagai kantor cabang atau branch office, yaitu perpanjangan kantor induk untuk memperluas jangkauan bisnisnya ke daerah lain. Pendirian branch office dinilai sebagai salah satu strategi efektif untuk menjangkau lebih banyak pelanggan yang terletak di daerah lain. Dengan adanya branch office, perusahaan dapat menjangkau pasar yang lebih luas, meningkatkan efisiensi operasional, serta memberikan pelayanan yang lebih dekat dengan pelanggan.

Kenali lebih lanjut tentang apa itu kantor cabang serta persyaratan dan persyaratan dan prosedur untuk mendirikan kantor cabang.

Apa yang Dimaksud dengan Kantor Cabang?

Kantor cabang atau branch office adalah lokasi perusahaan selain lokasi utama yang dibangun untuk menjalankan operasional bisnis. Meskipun beroperasi secara independen, cabang ini bukan merupakan entitas legal yang terpisah, melainkan perluasan dari perusahaan induk. Jenis kantor ini memungkinkan perusahaan untuk menjalankan aktivitas bisnis di daerah lain. 

Pendirian kantor cabang baru bermanfaat untuk menjangkau pelanggan di daerah lain yang sebelumnya sulit dijangkau oleh kantor utama. Sebagai contoh, kantor cabang pembantu (KCP) bank tersebar di berbagai daerah di Indonesia untuk menjangkau nasabah yang ada di daerah tersebut. Kantor cabang pembantu adalah entitas di bawah kantor cabang bank untuk membantu operasional cabang induk.

Fungsi branch office dapat meliputi berbagai aspek, mulai dari penjualan dan marketing, pelayanan pelanggan, hingga manajemen operasional. Dengan demikian, jenis kantor ini tidak hanya berfungsi sebagai perpanjangan tangan perusahaan induk, tetapi juga sebagai entitas yang beradaptasi dengan kebutuhan dan karakteristik pasar lokal. Hal ini penting untuk mempertahankan daya saing perusahaan.

Bagaimana Ketentuan Pendirian Kantor Cabang Baru?

Pembukaan kantor cabang baru dapat dilakukan oleh perusahaan Penanaman Modal Dalam Negeri (PMDN) dan perusahaan Penanaman Modal Asing (PMA). Ketentuannya diatur dalam pasal 45 Peraturan BKPM No. 13 Tahun 2017 tentang Pedoman dan Tata Cara Perizinan dan Fasilitas Penanaman Modal. Adapun beberapa ketentuannya adalah:

• Perusahaan PMA/PMDN dapat membuka kantor cabang di seluruh wilayah Indonesia yang merupakan unit atau bagian dari perusahaan induknya. Kantor cabang dapat berada di wilayah yang berbeda dengan perusahaan induk serta dapat bersifat berdiri sendiri atau bertugas melaksanakan sebagian tugas dari perusahaan induknya.
• Perusahaan PMA/PMDN yang izinnya merupakan kewenangan pemerintah pusat dan akan membuka kantor cabang melaporkan rencana pembukaan kantor cabang kepada Pelayanan Terpadu Satu Pintu (PTSP) Pusat di Badan Koordinasi Penanaman Modal (BKPM).
• Perusahaan PMDN yang izinnya merupakan kewenangan pemerintah daerah dan akan membuka kantor cabang melaporkan rencana pembukaan kantor cabang kepada Dinas Penanaman Modal Pelayanan Terpadu Satu Pintu (DPMPTSP) Provinsi.

Mengapa Perusahaan Perlu Membuka Kantor Cabang?

Bagi perusahaan yang ingin memperluas eksistensi bisnisnya, pembukaan cabang baru atau branch office dapat menjadi langkah strategis. Beberapa alasan mengapa perusahaan perlu membuka branch office baru adalah:

Eksistensi di Ranah Lokal

Pendirian branch office memungkinkan perusahaan untuk membangun eksistensi bisnis di area geografis baru. Hal ini penting untuk meningkatkan visibilitas perusahaan di mata pelanggan dan publik. Jarak yang relatif dekat dengan pelanggan berpotensi meningkatkan penjualan dan pangsa pasar karena dapat berinteraksi langsung dengan pelanggan lokal.

Pelayanan Pelanggan yang Lebih Baik

Melalui branch office, perusahaan dapat memberikan pelayanan optimal kepada pelanggan lokal, sehingga berdampak pada kepuasan dan loyalitas pelanggan yang meningkat. Misalnya, perusahaan yang mendirikan kantor cabang di Yogyakarta akan memudahkan pelanggan di Yogyakarta untuk mengajukan komplain dibandingkan harus pergi ke kantor utama di Jakarta.

Diversifikasi Operasional

Dengan membuka branch office di berbagai lokasi, perusahaan dapat mengurangi risiko yang terkait dengan ketergantungan pada satu jenis pasar. Misal, jika suatu daerah mengalami penurunan ekonomi, perusahaan masih memiliki sumber pendapatan lain dari cabang-cabang lainnya. Hal ini memberikan fleksibilitas dalam menghadapi perubahan kondisi pasar dan memastikan kelangsungan bisnis yang lebih stabil.

Apa Saja Syarat Pembukaan Kantor Cabang Baru?

Terdapat beberapa persyaratan yang perlu dipenuhi untuk membuka branch office baru di wilayah lain. Syarat-syarat tersebut adalah:

• Akta Pendirian Perusahaan dan SK perusahaan induk
• KTP direksi perusahaan
• NPWP perusahaan induk
• NIB perusahaan induk
• Akta pembukaan cabang dan pengangkatan kepala cabang
• KTP dan NPWP kepala cabang
• Surat pernyataan tentang lokasi usaha cabang baru

Bagaimana Prosedur Pembukaan Kantor Cabang Baru?

Dalam rangka pembukaan kantor cabang baru perusahaan, terdapat sejumlah prosedur yang harus diikuti untuk memastikan proses tersebut berlangsung dengan lancar dan sesuai dengan peraturan yang berlaku. Adapun prosedur yang perlu diikuti adalah:

Lakukan Analisis Pasar

Langkah pertama dalam merencanakan pembukaan branch office baru adalah melakukan analisis pasar. Hal ini berfungsi untuk menentukan lokasi tempat branch office akan didirikan serta potensi pertumbuhan di daerah tersebut. Analisis ini meliputi identifikasi kompetitor, demografi, serta kebutuhan dan preferensi pelanggan. Langkah ini penting untuk membuat keputusan bisnis yang lebih baik terkait lokasi yang akan dipilih untuk branch office.

Lengkapi Persyaratan

Selanjutnya adalah melengkapi semua persyaratan yang dibutuhkan untuk mendirikan branch office, mulai dari surat legalitas perusahaan induk hingga kartu identitas kepala branch office. Persyaratan ini bertujuan untuk memastikan legalitas branch office baru yang akan didirikan serta kepatuhannya pada peraturan yang berlaku.

Mengajukan NPWP Cabang

Langkah berikutnya adalah mengajukan NPWP untuk branch office yang akan didirikan. Hal ini bertujuan untuk menunaikan pembayaran dan pelaporan pajak perusahaan. Dalam hal ini, perusahaan dapat mengajukannya secara online melalui laman https://ereg.pajak.co.id kemudian melakukan pencetakan kartu NPWP.

Menerbitkan NIB Cabang

Pengajuan Nomor Induk Berusaha (NIB) branch office dapat dilakukan secara online melalui website OSS (https://oss.go.id). NIB berfungsi sebagai bukti perizinan seorang pengusaha untuk menjalankan kegiatan usahanya. Namun, NIB untuk branch office cukup melekat pada perusahaan induk saja, sehingga tidak perlu mengeluarkan NIB baru.

Temukan Ruang Kantor Modern di Lokasi Strategis untuk Kantor Cabang Anda Hanya di Effist!

Pembukaan cabang di lokasi strategis dibutuhkan untuk mendongkrak daya saing perusahaan di tengah persaingan bisnis yang semakin ketat. Effist Suite Office menghadirkan solusi praktis bagi perusahaan yang mencari ruang kerja baru untuk operasional bisnis cabang mereka. 

Effist Suite Office dengan layanan serviced office menawarkan ruang kerja modern dan profesional di pusat bisnis Jakarta Selatan, yaitu 88Office Kota Kasablanka dan Gandaria 8 Office Tower. Kedua lokasi kantor kami sudah terintegrasi dengan fasilitas seperti restoran, bistro, kafe, pusat hiburan, serta transportasi umum. Lokasi yang strategis tidak hanya berkontribusi dalam membangun reputasi bisnis yang baik, tetapi juga efisiensi operasional bisnis yang semakin optimal.

Ruang kantor kami sudah dilengkapi dengan fasilitas perkantoran lengkap dan memadai, mulai dari internet berkecepatan tinggi, kursi dan meja kantor ergonomis, business lounge, pantry, hingga ruang meeting dalam berbagai ukuran untuk mewadahi berbagai pertemuan dengan tim ataupun klien. Dengan memanfaatkan layanan serviced office kami, perusahaan dalam menjalankan operasional bisnis tanpa harus mengkhawatirkan pengelolaan fasilitas kantor.

Untuk informasi lebih lanjut seputar layanan serviced office, hubungi kami melalui email contact@effist.com atau kunjungi halaman “Book Tour”.

Editor: Irnadia Fardila