Rapat adalah salah satu kegiatan yang banyak dilakukan di dunia kerja. Fungsi rapat dapat bermacam-macam, mulai dari mengecek perkembangan proyek, mendiskusikan strategi bisnis, hingga menyelesaikan masalah di dalam tim atau proyek. Jenis-jenis rapat bisnis terbagi berdasarkan beberapa kategori, yaitu sifat, tujuan, hingga divisi perusahaan. Setiap jenis rapat memiliki karakteristik tersendiri. Artikel ini akan membahas lebih lanjut jenis-jenis rapat yang umum diadakan perusahaan modern hingga tips mengadakan rapat bisnis dengan efektif.

Apa Saja Jenis-Jenis Rapat Berdasarkan Sifatnya?

Jenis rapat berdasarkan sifatnya dapat dibagi menjadi empat jenis utama:

Rapat Formal

Rapat formal adalah jenis rapat untuk membahas masalah penting di dalam perusahaan, mengambil keputusan, atau mencapai tujuan tertentu. Jenis rapat ini melibatkan stakeholder penting serta memiliki pemimpin rapat yang memandu berjalannya rapat. Jenis rapat ini diadakan di ruang rapat, memiliki agenda rapat dan peraturan yang terstruktur, hingga pencatatan notulen rapat sebagai dokumentasi rapat. Contoh rapat formal adalah board meeting atau rapat shareholder tahunan. 

Rapat Informal

Rapat informal umumnya bersifat lebih kasual tanpa agenda terstruktur atau protokol yang ketat seperti rapat formal. Jenis rapat ini mendorong diskusi terbuka, pengambilan keputusan cepat, brainstorming, dan kolaborasi aktif di tempat-tempat seperti ruang rapat, coffee shop, atau business lounge. Contoh rapat informal adalah status update anggota tim dan standup meeting.

Rapat Terbuka

Rapat terbuka dihadiri oleh semua anggota perusahaan untuk membahas materi yang tidak bersifat rahasia. Sifatnya yang terbuka dan transparan memungkinkan anggota perusahaan yang hadir untuk menyampaikan pendapat. Contohnya adalah town hall meeting untuk membahas kebijakan perusahaan baru.

Rapat Tertutup

Rapat tertutup umumnya hanya dihadiri oleh peserta tertentu untuk membahas topik yang bersifat rahasia atau sensitif. Tujuannya adalah untuk menjaga kerahasiaan informasi serta keputusan agar tidak diketahui oleh pihak selain peserta rapat yang hadir. Contohnya adalah board meeting yang membahas performa finansial perusahaan atau pembahasan kontrak bisnis rahasia.

Apa Saja Jenis-Jenis Rapat Berdasarkan Tujuannya?

Jenis-jenis rapat juga terbagi berdasarkan tujuan pelaksanaannya, yaitu:

Rapat Penjelasan

Rapat penjelasan bertujuan untuk menyampaikan informasi atau penjelasan dari pimpinan kepada peserta rapat. Pada jenis rapat ini, peserta tidak hanya menerima informasi, tetapi juga diberikan kesempatan untuk mengajukan pertanyaan untuk mengkonfirmasi informasi yang disampaikan.

Rapat Pemecahan Masalah

Seperti namanya, rapat pemecahan masalah atau problem solving meeting bertujuan untuk menemukan jalan keluar dari masalah yang sedang dihadapi. Para peserta berperan aktif memberikan masukan yang akan dirangkum untuk disepakati sebagai penyelesaian dari masalah tersebut. 

Rapat Perundingan

Rapat perundingan bertujuan untuk menghindari timbulnya perselisihan atau mencari jalan tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak yang berselisih. Jenis rapat ini umumnya dilakukan oleh dua pihak atau lebih yang memiliki perbedaan pendapat, dengan harapan dapat mencapai kesepakatan bersama.

Apa Saja Jenis-Jenis Rapat Berdasarkan Divisi Perusahaan?

Perusahaan memiliki berbagai divisi yang berkontribusi dengan kompetensi mereka untuk mencapai keberhasilan perusahaan. Tiap divisi perusahaan dapat mengadakan rapat tersendiri sesuai dengan kebutuhan masing-masing. Beberapa contoh divisi dan rapat yang dilakukan adalah:

Rapat Human Resources (HR)

Rapat divisi Human Resources (HR) biasanya membahas kebutuhan rekrutmen, evaluasi performa karyawan, kebutuhan pelatihan, hingga strategi retensi karyawan. HR juga mengadakan rapat koordinasi mengenai kebijakan perusahaan, kesejahteraan karyawan, hingga program peningkatan budaya perusahaan.

Rapat Finance 

Divisi Finance mengadakan rapat untuk membahas laporan keuangan, alokasi budget perusahaan, proyeksi cash flow, serta analisis biaya dan keuntungan. Jenis rapat ini dilaksanakan untuk memastikan pengelolaan keuangan perusahaan berjalan efektif, sehat, serta mampu mendukung tujuan bisnis dengan baik.

Rapat Sales

Rapat yang dilakukan divisi Sales banyak membahas pencapaian target, strategi closing, analisis pasar, serta evaluasi performa kerja tim Sales. Diskusi ini juga dapat mencakup rencana tindak lanjut prospek pelanggan serta strategi meningkatkan angka penjualan.

Rapat Pengembangan Produk

Divisi Pengembangan Produk berfokus pada ide inovasi, roadmap produk, serta proses uji coba dan peluncuran. Divisi ini berdiskusi mengenai feedback pelanggan terkait produk perusahaan serta tren industri untuk memastikan produk tetap relevan dan kompetitif.

Bagaimana Cara Mengadakan Rapat Bisnis yang Efektif?

Beberapa langkah yang bisa Anda terapkan agar rapat bisnis berlangsung efektif adalah:

Tentukan Tujuan Rapat

Langkah pertama adalah menentukan tujuan diadakannya rapat. Tujuan ini dapat berupa pengambilan keputusan, pemecahan masalah, atau menemukan ide baru. Hal ini bertujuan agar diskusi rapat tetap fokus pada topik utama, tetap kondusif, serta mencegah terbuangnya waktu sia-sia. Tujuan rapat bisa dibuat dalam bentuk agenda yang dapat dikirimkan kepada peserta beberapa hari sebelum rapat dimulai.

Hanya Undang Peserta yang Dibutuhkan

Pastikan Anda hanya mengundang peserta yang penting dan dibutuhkan pada rapat. Hal ini berfungsi untuk memastikan input yang relevan dari peserta yang memang berkaitan dengan topik yang dibicarakan. Langkah ini juga penting untuk mencegah terbuangnya waktu peserta yang ternyata kurang relevan pada rapat tersebut.

Pastikan Ketersediaan Fasilitas

Fasilitas meeting room yang memadai dapat mendukung rapat bisnis agar berlangsung lancar. Fasilitas ini dapat berupa proyektor untuk menayangkan presentasi bisnis, sound system untuk mendukung kejelasan suara pembicara, jaringan internet yang cepat, hingga meja dan kursi yang nyaman.

Tetapkan Batas Waktu

Menetapkan batas waktu pada tiap agenda rapat diperlukan agar rapat berjalan efektif dan tidak membuang-buang waktu. Hindari melebihi waktu yang sudah ditentukan untuk menghormati waktu peserta serta menjaga fokus dan energi selama rapat berlangsung.

Tentukan Peraturan Rapat

Tetapkan peraturan yang jelas selama rapat berlangsung. Contohnya adalah meminimalisir distraksi seperti telepon atau perangkat lain yang tidak penting, menentukan kapan waktu interupsi atau pertanyaan, ketentuan bicara untuk tiap peserta, maupun batas waktu untuk tiap agenda rapat.

Effist Suite Office: Fasilitas Meeting Room Premium untuk Segala Jenis Rapat Anda

Salah satu faktor yang mendukung keberhasilan rapat bisnis adalah ruang meeting yang nyaman dengan fasilitas lengkap. Ruang meeting premium dengan fasilitas terbaik memastikan rapat Anda berlangsung produktif serta memperkuat citra profesional bisnis. Guna menjawab kebutuhan ini, Effist Suite Office menghadirkan layanan meeting room yang didesain untuk memfasilitasi berbagai jenis rapat bisnis.

Layanan meeting room Effist menyediakan berbagai jenis meeting room dengan berbagai kapasitas, mulai dari diskusi kecil berisi 4 orang hingga meeting berskala besar berisi 25–45 orang. Fasilitas penunjang meeting room Effist meliputi internet berkecepatan tinggi, LCD proyektor, meja dan kursi ergonomis, hingga video conferencing untuk memfasilitasi meeting secara online. Effist juga menyediakan berbagai paket meeting room dengan benefit tambahan seperti coffee break, lunch, catatan, mints, dan air minum untuk menjaga kenyamanan selama rapat berlangsung. 

Layanan ruang meeting Effist berlokasi di pusat bisnis strategis Jakarta Selatan, yaitu Gandaria 8 Office Tower dan 88 Office Kota Kasablanka.

Untuk informasi lebih lanjut tentang layanan meeting room, hubungi kami melalui email contact@effist.com. 

Editor: Irnadia Fardila