Aspek penting dalam menjalankan perusahaan tidak hanya mencakup strategi bisnis yang mumpuni atau pelayanan pelanggan yang baik, tetapi juga pengelolaan inventaris yang sistematis. Pengelolaan yang efisien sangat penting untuk memastikan ketersediaan barang yang dimiliki. Namun, mengatur inventaris kantor bukanlah tugas yang mudah. Dari peralatan elektronik hingga kebutuhan sehari-hari seperti pena dan kertas, inventaris kantor sering kali dapat menjadi rumit dan memakan waktu jika tidak dilakukan dengan baik. Ketahui lebih lanjut seputar apa itu inventaris serta panduan praktis untuk mengelola inventaris kantor Anda.

Apa yang Dimaksud dengan Inventaris?

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), inventaris adalah daftar yang memuat semua barang milik kantor (sekolah, perusahaan, kapal, dan sebagainya) untuk dipakai saat melaksanakan tugas. Dalam konteks bisnis, inventaris merujuk pada daftar stok barang yang dimiliki perusahaan untuk melakukan penjualan atau untuk menghasilkan produk. Daftar ini tidak hanya mencakup produk jadi, tetapi juga bahan mentah, produk dalam pengerjaan, hingga produk MRO (Maintenance, Repair, Operations).

Secara keseluruhan, daftar inventaris mencatat segala barang yang digunakan untuk proses operasional bisnis sehari-hari. Pencatatan barang-barang ini juga dikenal sebagai inventarisasi. Inventaris menjadi hal penting karena seringkali berperan sebagai aset terbesar yang dimiliki sebuah perusahaan. Maka dari itu, pengelolaan inventarisasi yang efisien perlu dilakukan untuk mempertahankan kelancaran operasional sehari-hari. Dengan demikian, perusahaan dapat selalu menjawab kebutuhan pelanggan secara konsisten serta bersaing secara ketat dalam kompetisi bisnis.

Apa Saja yang Termasuk Inventaris Kantor?

Beberapa contoh perlengkapan kantor di bawah ini termasuk ke dalam daftar inventaris, seperti:

• Meja dan Kursi Kantor: Meja dan kursi kantor merupakan perlengkapan dasar yang perlu dimiliki seorang karyawan untuk menciptakan lingkungan kerja yang nyaman.
• Alat Tulis Kantor: Alat tulis seperti pensil, pulpen, buku, spidol, penghapus, dan sebagainya diperlukan untuk mencatat atau menulis hal-hal penting terkait pekerjaan.
• Lemari Arsip: Lemari arsip dibutuhkan untuk menyimpan dokumen agar lebih terorganisir dan mudah diakses ketika dibutuhkan. 
• Telepon dan Perangkat Komunikasi Lainnya: Perangkat seperti telepon kantor atau alat komunikasi lainnya yang dibutuhkan untuk menunjang komunikasi internal maupun eksternal. 
• Printer, Scanner, dan Fotokopi: Perangkat seperti printer, scanner, dan mesin fotokopi  digunakan untuk mencetak, menyalin, atau memindai dokumen yang penting untuk kebutuhan administrasi perkantoran.
• Komputer, Laptop, dan Perlengkapannya: Perangkat seperti komputer, laptop, dan perlengkapannya (monitor, CPU, charger, dan sebagainya) dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan sehari-hari. 

Apa Perbedaan Aset dan Inventaris?

Aset dan inventaris merupakan dua aspek yang sama-sama dimiliki perusahaan serta berkontribusi pada stabilitas dan pertumbuhan bisnis. Namun, perbedaan keduanya terletak pada fungsi serta jangka waktunya. 

Aset sendiri adalah item yang dimiliki dan digunakan perusahaan untuk menghasilkan keuntungan atau diubah menjadi uang tunai. Jenis-jenis aset dapat berupa benda berwujud seperti bangunan atau fasilitas kantor, atau benda tak berwujud seperti hak cipta dan merek dagang. Aset merupakan investasi jangka panjang yang disimpan perusahaan untuk menghasilkan pendapatan atau untuk apresiasi modal.

Sementara itu, inventaris merujuk pada stok barang yang dimiliki perusahaan untuk kemudian diolah menjadi produk yang akan dijual. Dibandingkan dengan aset, inventaris biasanya merupakan investasi jangka pendek yang digunakan untuk memenuhi permintaan pelanggan, mendukung aktivitas bisnis sehari-hari, hingga menghemat biaya penyimpanan. 

Dapat dikatakan bahwa semua inventaris termasuk sebagai aset, sementara tidak semua aset merupakan inventaris. Aset juga mencakup item-item yang lebih besar dan mahal dibandingkan inventaris.

Bagaimana Cara Efisien Mengatur Inventaris?

Sangat penting bagi sebuah perusahaan untuk mengelola inventaris yang dimiliki secara efisien. Hal ini bermanfaat untuk melacak jumlah barang inventaris yang ada, mulai dari inventaris sarana dan prasarana hingga stok barang, sehingga tidak terjadi kekurangan atau kelebihan. Beberapa cara yang bisa dilakukan untuk mengatur inventaris Anda adalah:

Tunjuk Penanggung Jawab

Perusahaan perlu menunjuk seorang karyawan sebagai penanggung jawab untuk mengelola inventarisasi secara terorganisir. Karyawan ini harus memastikan alur keluar dan masuk barang tercatat dalam inventarisasi, sehingga tidak ada barang yang hilang dari pengawasan. Hal ini juga bertujuan untuk mengecek agar barang yang ada dapat cukup mendukung operasional bisnis yang sedang berlangsung.

Tentukan Prosedur yang Jelas

Pengaturan inventarisasi yang efisien dimulai dari prosedur stok barang yang sistematis dan terstruktur. Prosedur seperti ini akan membantu perusahaan dalam mengoptimalkan kualitas inventarisasi kantor, mendukung terpenuhinya kebutuhan pelanggan, serta menghemat biaya penyimpanan. 

Buat Klasifikasi

Memberikan klasifikasi akan mencegah barang tercecer atau berantakan. Cara ini juga akan memudahkan Anda dalam mencari dan melacak item yang dibutuhkan. Anda dapat melakukan klasifikasi dengan memberi label berdasarkan nilai, harga, atau jenis barang. Salah satu cara umum klasifikasi dalam inventarisasi adalah dengan metode ABC, di mana barang dengan kategori A adalah barang dengan tingkat penjualan tinggi yang stoknya harus selalu ada di tempat penyimpanan, hingga kategori C dengan tingkat penjualan yang relatif rendah.

Atur Area Penyimpanan 

Peletakan stok barang yang tertata rapi sesuai dengan klasifikasi dapat membantu efisiensi pengaturan inventaris menjadi lebih baik. Anda juga perlu merencanakan peletakan dengan strategis, seperti misalnya meletakkan barang yang paling sering dipakai di tempat yang mudah dicapai. Luas area penyimpanan juga perlu diperhatikan agar tidak ada ruang kosong.

Lakukan Audit Stok Barang Secara Berkala

Cara berikutnya adalah dengan melakukan audit stok secara berkala. Anda perlu membandingkan jumlah barang yang ada di tempat penyimpanan dengan jumlah yang tercatat dalam buku inventarisasi. Cara ini bertujuan untuk memastikan catatan stok barang bersifat akurat, selalu up-to-date, serta mengecek adanya kesalahan dalam inventarisasi.

Gunakan Sistem Manajemen Inventaris

Melacak dan mencatat item secara manual hanya akan membuang-buang waktu dan tenaga. Cara manual juga rentan mengalami kesalahan manusia, yang mana berpotensi menyebabkan kerugian. Untuk mencegah hal ini, Anda dapat memanfaatkan sistem software untuk manajemen inventarisasi yang mudah dan efisien. Sistem ini dapat melacak stok barang secara otomatis, mempermudah proses pengelompokkan barang, hingga menandai barang mana yang paling mahal. 

Mulai Kelola Inventaris Kantor Anda dengan Mudah dan Efisien bersama Effist!

Berbagai perusahaan, mulai dari perusahaan berskala besar hingga yang baru merintis, memerlukan pengelolaan inventarisasi yang terstruktur dan sistematis. Selain menunjuk karyawan untuk mengelola inventarisasi, Anda juga dapat memanfaatkan layanan staf administrasi berpengalaman untuk mengurus inventarisasi perusahaan. Layanan ini merupakan salah satu fasilitas yang didapatkan jika menggunakan layanan serviced office dari Effist Suite Office.

Staf administrasi handal dari Effist Suite Office memudahkan Anda untuk bekerja maksimal sambil tetap melacak inventaris secara tepat dan akurat. Anda juga tidak perlu membuang waktu dan tenaga untuk merekrut staf administrasi yang mengurus inventaris perusahaan. Effist Suite Office juga dilengkapi dengan berbagai fasilitas perkantoran modern yang menunjang operasional bisnis Anda.

Tunggu apalagi? Rasakan kemudahan dalam mengelola inventaris Anda bersama Effist! Untuk informasi lebih lanjut seputar serviced office, segera hubungi email contact@effist.com. 

Editor: Cardila Ladini