News and Article

Administrasi Perkantoran: Kunci Optimalkan Efisiensi Perusahaan

Salah satu aspek yang dilupakan dalam menjalankan bisnis adalah memiliki kegiatan operasional yang terorganisir. Hal ini mendukung perusahaan agar selalu efisien dan produktif dalam melakukan aktivitas bisnis. Dalam lingkup bisnis modern, administrasi perkantoran memainkan peran kunci dalam menjaga operasional yang terorganisir serta pengelolaan sumber daya yang dimiliki perusahaan.

Administrasi perkantoran melibatkan proses pengarsipan, pemrosesan data, penjadwalan rapat, serta komunikasi internal dan eksternal. Kenali lebih lanjut seputar apa itu administrasi perkantoran, fungsi, tugas, beserta ruang lingkupnya.

Apa Itu Administrasi Perkantoran?

Pengertian administrasi perkantoran merujuk pada segala bentuk manajemen dan koordinasi terkait kegiatan operasional sehari-hari di perusahaan. Kegiatan ini dapat mencakup pengarsipan dokumen, penjadwalan rapat, koordinasi komunikasi antar departemen, hingga penanganan masalah-masalah sehari-hari di dalam perusahaan. Manajemen administrasi kantor juga meliputi pemeliharaan lingkungan kantor hingga pencatatan dan penagihan. 

Administrasi perkantoran berfungsi sebagai business support. Tugasnya adalah membantu perusahaan untuk memastikan berbagai proses bisnis berjalan lancar dan efisien. Dengan administrasi kantor yang baik, informasi penting dapat disampaikan dengan cepat dan tepat kepada pihak-pihak yang membutuhkan. 

Apa Fungsi Utama Administrasi Perkantoran?

Administrasi perkantoran hadir untuk mendukung efisiensi operasional perusahaan agar selalu teratur dan terorganisir. Dengan demikian, perusahaan dapat fokus menjalankan kegiatan bisnis utama mereka. Beberapa fungsi utama dari administrasi kantor adalah:

Mendukung Kelancaran Bisnis

Aktivitas bisnis tidak akan berlangsung lancar tanpa proses administrasi yang teratur. Administrasi kantor berfungsi untuk mewujudkan proses yang efisien untuk kelancaran bisnis perusahaan. Dengan demikian, perusahaan dapat menghindari risiko kesalahan saat menjalankan operasional bisnis.

Pengelolaan yang Lebih Terorganisir

Salah satu fungsi administrasi kantor adalah untuk mengelola dan menyusun berbagai dokumen dan informasi secara terstruktur. Hal ini akan membantu perusahaan dalam menjaga kerapihan data-data yang dimiliki. Dengan demikian, data akan menjadi lebih terorganisir dan mudah akses untuk kebutuhan perusahaan.

Mendukung Pengambilan Keputusan

Melalui penyimpanan dan pengelolaan informasi yang dilakukan administrasi kantor, proses pengambilan keputusan akan menjadi lebih mudah. Keputusan ini dapat berfokus pada proses administrasi perusahaan hingga perlengkapan kantor. Misalnya adalah keputusan untuk menambah peralatan berdasarkan daftar inventaris yang dikelola administrasi kantor.

Memperlancar Alur Komunikasi

Seringkali panggilan telepon atau surat dari klien atau mitra bisnis ditangani kepada pihak administrasi kantor. Fungsi ini memastikan setiap komunikasi yang masuk dapat tersampaikan dengan baik. Dengan demikian, informasi dan komunikasi secara internal dan eksternal dapat berjalan dengan lancar, sehingga kolaborasi bisnis dapat terjaga dengan baik.

Apa Saja Tugas Administrasi Perkantoran?

Tugas administrasi perkantoran berkisar pada proses administrasi di lingkungan perusahaan. Beberapa tugas yang dilakukan dalam administrasi perkantoran adalah:

Mengelola Data

Pengelolaan data yang dilakukan mencakup proses memasukkan data (data entry), pengarsipan, hingga proses perekapan. Hal ini bertujuan agar data dapat terorganisir dengan baik serta mudah ditemukan. Dengan pengelolaan yang baik, perusahaan dapat menggunakan data yang ada sesuai keperluan.

Menangani Komunikasi

Administrasi kantor menjembatani komunikasi antara perusahaan dengan klien, mitra bisnis, serta pihak lainnya. Dalam hal ini, administrasi kantor dapat menerima panggilan telepon yang masuk, mengurus proses surat menyurat dalam korespondensi, serta membalas email yang masuk.

Membuat Inventaris Kantor

Administrasi kantor turut berperan dalam pemeliharaan peralatan dan fasilitas kantor. Maka dari itu, administrasi kantor bertanggung jawab untuk mengelola inventaris dan persediaan kantor, termasuk pengadaan barang, pemeliharaan, dan cara penyimpanannya. 

Menyiapkan Akomodasi

Aktivitas bisnis seringkali mengharuskan karyawan untuk melakukan perjalanan bisnis. Administrasi kantor dapat membantu proses akomodasi untuk perjalanan bisnis, seperti tiket perjalanan bisnis hingga pemesanan hotel.

Menjadwalkan Meeting

Administrasi kantor dapat membantu penjadwalan meeting perusahaan, baik secara internal maupun eksternal. Hal ini termasuk memastikan ketersediaan ruang meeting serta perlengkapan yang dibutuhkan selama meeting.

Apa Saja yang Menjadi Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran?

Ruang lingkup dalam administrasi perkantoran meliputi dua jenis pekerjaan yang ditangani di perusahaan, yaitu kegiatan kantor serta sarana dan prasarana kantor.

Kegiatan Kantor

Ruang lingkup ini berfokus pada proses administrasi dalam mengelola setiap aktivitas di perusahaan. Ruang lingkup kegiatan kantor mencakup perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan. Contohnya adalah penanganan surat-menyurat, penjadwalan rapat, hingga pengelolaan informasi. Semua kegiatan ini memerlukan koordinasi yang baik agar berjalan lancar dan efisien.

Sarana dan Prasarana Kantor

Sarana dan prasarana kantor meliputi bangunan, lokasi, interior, hingga peralatan yang ada di kantor. Administrasi kantor memastikan setiap sarana dan prasarana yang ada dapat memenuhi kebutuhan bisnis dengan baik, termasuk dalam hal kualitas dan kuantitas. 

Mulai Pengelolaan Kegiatan Perkantoran yang Efektif dengan Effist Suite Office

Demikian penjelasan seputar administrasi perkantoran untuk dipahami. Peran administrasi perkantoran sangat penting dalam menjaga keteraturan di perusahaan. Hal ini akan mendukung efektivitas dan produktivitas perusahaan sehari-hari. 

Administrasi perkantoran tidak hanya dibutuhkan oleh perusahaan konvensional, tetapi juga perusahaan dengan alamat bisnis virtual. Meskipun tidak memiliki kantor fisik, perusahaan dapat memanfaatkan layanan administrasi kantor yang disediakan penyedia kantor virtual.

Effist Suite Office sebagai penyedia layanan kantor virtual modern turut dilengkapi dengan administrasi perkantoran seperti layanan administrative support. Effist Suite Office memastikan setiap proses administrasi berlangsung cepat dan tanggap untuk menunjang kebutuhan bisnis sehari-hari. Layanan administrative support yang profesional dan terpercaya dari Effist Suite Office akan membantu meringankan beban administratif perusahaan dan fokus pada pertumbuhan bisnis.

Untuk informasi lebih lanjut terkait virtual office, Anda dapat menghubungi email contact@effist.com

Editor: Cardila Ladini