Meeting kerja sudah menjadi rutinitas yang tidak bisa dihindari di dunia kerja. Meeting dimanfaatkan sebagai sarana untuk berbagi informasi, mendiskusikan ide-ide baru, hingga membuat keputusan bersama. Di sisi lain, meeting juga dianggap melelahkan, memakan waktu, hingga kurang efektif jika tidak dilaksanakan dengan baik. Tantangan-tantangan seperti ini sering membuat meeting kerja kehilangan tujuan utamanya. Artikel ini akan membahas lebih lanjut macam-macam tantangan yang sering dihadapi di meeting kerja beserta cara mengatasinya.

Apa Saja Contoh Meeting di Tempat Kerja?

Setiap jenis rapat di tempat kerja memiliki karakteristik dan tujuan yang berbeda-beda. Berikut adalah beberapa contoh rapat yang sering diadakan di lingkungan kerja:

• Status-Update Meeting: Jenis meeting ini dilaksanakan untuk mendiskusikan perkembangan terbaru terkait pekerjaan atau proyek yang sedang dijalani. Tujuannya adalah untuk memahami kemajuan pekerjaan atau proyek yang sudah dilakukan serta mengungkap tantangan yang sedang dihadapi, sehingga dapat menemukan solusinya bersama tim. 

• Information-Sharing Meeting: Seperti namanya, meeting ini dilakukan untuk menyampaikan informasi perusahaan yang penting. Misalnya adalah kebijakan perusahaan baru atau perubahan peraturan perusahaan. Rapat ini dapat memanfaatkan media tayangan presentasi untuk penyampaian yang lebih baik.

• Decision-Making Meeting: Jenis rapat ini berfokus dalam proses pemecahan masalah dan mengevaluasi pilihan solusi yang tersedia. Decision-making meeting dapat dilakukan dalam lingkup tim kecil atau lingkup manajemen perusahaan yang melibatkan stakeholders penting. 

• Team-Building Meeting: Team-building meeting bertujuan untuk memperkuat hubungan antar anggota tim. Leader dapat menggunakan serangkaian permainan atau pertanyaan ice-breaker untuk membuat anggota tim merasa nyaman satu sama lain. Jenis meeting ini tidak terikat di ruang meeting dan bisa dilakukan di lokasi lain karena sifatnya yang cenderung informal.
• Stand-Up Meeting: Stand-up meeting adalah pertemuan harian dengan durasi singkat untuk menyampaikan apa yang akan dilakukan serta masalah yang sedang dihadapi anggota tim. Ciri khas meeting ini adalah pelaksanaannya yang dilakukan dengan cara berdiri. Cara ini bertujuan agar anggota tim dapat lebih fokus saat berdiskusi.

Baca Juga: 7 Istilah Rapat yang Wajib Anda Ketahui

Apa Saja Tantangan yang Ditemukan Saat Meeting Kerja?

Meeting kerja sering kali menjadi wadah untuk menyatukan ide dan mencari solusi terbaik. Namun, tidak jarang pelaksanaannya menemui tantangan yang dapat mengurangi efektivitas serta hasil rapat. Beberapa tantangan yang dapat Anda temukan pada meeting kerja adalah:

Durasi Meeting yang Terlalu Panjang

Meeting kerja dapat berlangsung lebih lama dari durasi yang direncanakan. Hal ini dapat terjadi karena agenda rapat yang tidak jelas, manajemen waktu yang buruk, serta diskusi yang tidak berkaitan dengan topik rapat. Guna mengatasi hal ini, penting untuk menentukan pimpinan rapat atau moderator untuk memandu jalannya rapat agar tetap fokus pada topik yang dibicarakan. Anda juga dapat membatasi peserta rapat hanya pada orang-orang yang memang diperlukan.

Tujuan Meeting yang Tidak Jelas

Tidak adanya tujuan meeting yang jelas akan menyulitkan proses diskusi selama rapat. Tanpa tujuan, peserta tidak dapat mempersiapkan diri serta diskusi dapat menyimpang dari topik pembicaraan. Hasilnya adalah waktu yang terbuang sia-sia tanpa hasil rapat yang diinginkan. 

Untuk mengatasi hal ini, Anda perlu menentukan tujuan meeting dan menyampaikannya kepada peserta rapat sejak jauh-jauh hari. Agenda rapat terstruktur dapat dibuat untuk proses diskusi yang lebih terarah.

Masalah Teknis

Masalah teknis selama meeting kerja dapat berupa masalah audio, video (pada online atau hybrid meeting), masalah jaringan internet, dan malfungsi hardware atau software. Hal ini dapat menurunkan produktivitas rapat karena waktu yang terbuang sia-sia untuk memperbaiki masalah teknis yang muncul.

Risiko masalah teknis dapat dihindari dengan mengecek semua fasilitas yang akan digunakan untuk meeting. Persiapkan rencana backup untuk memastikan kelancaran rapat saat terjadi masalah teknis, seperti misalnya peralatan cadangan atau alternatif platform online meeting lain.

Peserta Rapat yang Terlalu Banyak

Peserta rapat yang terlalu banyak dapat memecah fokus diskusi, sehingga rapat menjadi kurang efektif. Kontribusi yang bermanfaat dapat tenggelam di antara terlalu banyaknya peserta rapat yang kurang fokus. Selain produktivitas rapat menurun, peserta yang tidak terlalu terlibat di rapat dapat menghabiskan waktu kerja dengan percuma. Anda perlu membatasi jumlah peserta rapat dengan hanya yang benar-benar diperlukan di meeting untuk fokus yang lebih baik.

Peserta yang Terlalu Dominan

Peserta rapat yang terlalu dominan dapat memonopoli diskusi, menginterupsi opini peserta lain, hingga menyetir jalannya diskusi sesuai keinginan mereka. Situasi seperti ini membuat proses diskusi menjadi tidak adil serta hasil rapat menjadi tidak objektif. Untuk mengatasi situasi ini, pastikan Anda menetapkan peraturan yang jelas selama rapat berlangsung, termasuk giliran berbicara tiap peserta. Sosok fasilitator atau moderator juga dapat menjaga rapat tetap fokus dan kondusif.

Kurangnya Keterlibatan Peserta

Kurangnya keterlibatan peserta selama rapat dapat berupa peserta yang pasif, kurang fokus, atau hanya hadir tanpa kontribusi. Hal ini dapat menghambat proses diskusi serta pengambilan keputusan. Untuk mengatasi hal ini, fasilitator rapat dapat melibatkan peserta dengan pertanyaan terbuka serta memberikan kesempatan bicara yang adil. Gunakan metode interaktif seperti brainstorming atau polling agar semua pihak lebih termotivasi untuk terlibat.

Terlalu Banyak Meeting

Meskipun meeting kerja menjadi sarana penting untuk berdiskusi dan mengambil keputusan, meeting kerja yang terlalu banyak juga tidak baik. Hal ini dapat menguras waktu, energi, serta produktivitas kerja. Karyawan dapat menjadi kurang fokus dan pekerjaan utama dapat tertunda. Penting untuk menyeleksi rapat yang benar-benar diperlukan serta mempertimbangkan alternatif lain seperti email atau chat untuk diskusi sederhana.

Baca Juga: 7 Tips Membuat Suasana Meeting Kantor Tidak Membosankan

Tips Mengadakan Meeting Kerja Agar Lebih Efektif

Pelaksanaan meeting kerja yang efektif dapat menghasilkan outcome yang memuaskan bagi semua pihak. Ikuti tips berikut ini untuk mengadakan meeting yang lebih efektif:

• Tentukan Tujuan Rapat: Tentukan tujuan rapat yang jelas lengkap dengan agenda berisi topik-topik yang akan dibahas. Agenda ini akan memandu berjalannya rapat agar lebih kondusif. Pastikan Anda membagikan agenda dari jauh-jauh hari untuk membantu peserta rapat mempersiapkan diri.

• Tentukan Peserta Rapat: Hanya undang peserta yang memang benar-benar relevan dan diperlukan pada rapat. Selain untuk mengurangi distraksi serta menjaga fokus, Anda juga tidak akan menghabiskan waktu orang lain dengan rapat yang kurang relevan bagi mereka.

• Tetapkan Peran-Peran dalam Rapat: Beberapa peran seperti fasilitator, moderator, notulen rapat, dan timekeeper dapat menjaga rapat tetap fokus pada topik yang ingin dibicarakan. 

• Gunakan Media Visual: Media visual seperti presentasi, grafik, diagram dapat membuat informasi lebih mudah dipahami. Peserta rapat akan lebih cepat menangkap inti pembahasan selama diskusi berlangsung. Papan tulis dan spidol bisa digunakan untuk membuat media visual dan menuangkan ide-ide selama rapat.

• Buat Follow-Up: Setelah rapat selesai, Anda dapat mengirimkan email berisi notulensi rapat, rangkuman diskusi rapat, serta tindak lanjut setelah rapat. Hal ini bertujuan untuk menyamakan pemahaman peserta rapat serta mengingatkan tindakan selanjutnya. Dengan demikian, hasil rapat tidak hilang begitu saja.

Baca Juga: 5 Tips Memilih Ruang Meeting Strategis untuk Meeting Bisnis Anda

Temukan Solusi Ruang Meeting Profesional untuk Pertemuan Bisnis Anda dengan Effist!

Effist Suite Office hadir sebagai solusi ruang meeting profesional untuk mendukung setiap kebutuhan pertemuan bisnis Anda. Effist menyediakan berbagai pilihan ruang meeting dengan berbagai ukuran, mulai dari diskusi kecil berisi 4 orang hingga meeting berskala besar berisi 25–45 orang. Fasilitas penunjang meeting room Effist meliputi internet berkecepatan tinggi, LCD proyektor, alat tulis dan papan tulis, meja dan kursi ergonomis, hingga video conferencing untuk memfasilitasi meeting secara online. Effist juga menyediakan berbagai paket meeting room dengan benefit tambahan seperti coffee, tea, snack, lunch, catatan, mints, dan air minum untuk menjaga kenyamanan selama rapat berlangsung. 

Bersama Effist, Anda dapat menciptakan pertemuan yang produktif dan efektif untuk mencapai hasil yang diinginkan. Untuk informasi lebih lanjut seputar layanan ruang meeting Effist, hubungi kami melalui email contact@effist.com. 

Editor: Irnadia Fardila