Menjalankan bisnis yang sukses membutuhkan lebih dari sekedar produk yang inovatif atau strategi bisnis yang cerdas. Tidak jarang para pelaku bisnis mengalami kesulitan dalam mengoperasikan bisnis karena kurangnya tenaga untuk menangani masalah-masalah tertentu dalam bisnis. Di sinilah peran business support untuk memberikan bantuan yang diperlukan perusahaan untuk mendukung efisiensi sehari-hari. 

Mulai dari meningkatkan produktivitas perusahaan hingga menghemat biaya operasional, business support menyediakan kemampuan dan keahlian untuk menunjang kegiatan bisnis sehari-hari. Artikel ini akan membahas lebih lanjut seputar apa itu business support hingga contoh layanan yang sering digunakan perusahaan.

Apa yang Dimaksud Business Support?

Business support adalah berbagai macam layanan yang digunakan perusahaan untuk meningkatkan efisiensi perusahaan. Bantuan dari layanan support ini umumnya tidak berbentuk produk fisik, melainkan berbentuk layanan jasa untuk membantu perusahaan menjalankan operasional bisnis, mengatasi masalah, hingga menyelesaikan proyek tertentu. 

Layanan support dapat disediakan oleh internal perusahaan atau menggunakan layanan outsourcing dari eksternal perusahaan dengan memanfaatkan tenaga profesional berpengalaman. Dengan memanfaatkan tenaga tambahan ini, perusahaan memiliki solusi untuk mendukung pertumbuhan bisnis perusahaan tanpa harus merekrut karyawan baru. 

Mengapa Perusahaan Perlu Business Support?

Business support berfungsi untuk membantu perusahaan agar beroperasi dengan lebih efisien dan efektif. Seringkali perusahaan tidak memiliki sumber daya atau tenaga yang memadai untuk menyelesaikan suatu pekerjaan, sehingga dibutuhkan bantuan tambahan tersebut demi mendukung produktivitas perusahaan. Dengan demikian, perusahaan dapat lebih berfokus pada aktivitas bisnis utama mereka. Misalnya, perusahaan dapat mengandalkan layanan support untuk menjalankan operasional lainnya, seperti layanan administrasi, pengelolaan laporan keuangan, atau pengelolaan teknologi perkantoran.

Kehadiran layanan support ini berfungsi untuk memastikan agar operasional bisnis sehari-hari tidak melambat atau terhambat. Tidak hanya itu, perusahaan tidak perlu mengeluarkan biaya operasional tambahan untuk merekrut karyawan baru. Adanya layanan support tersebut juga memberikan perusahaan kesempatan untuk mendapatkan ilmu atau pengetahuan yang tidak dimiliki. Dengan demikian, perusahaan dapat mempertahankan daya saingnya di tengah kompetisi bisnis.

Apa Tugas Seorang Business Support?

Business support didesain untuk mendukung kelancaran operasional bisnis perusahaan, mengurangi biaya operasional, dan mempertahankan daya saing perusahaan. Bantuan dari layanan support ini dapat berupa layanan administrasi, keuangan, legal, marketing, teknologi informasi, dan pelayanan pelanggan. Maka dari itu, tugasnya cenderung beragam, tergantung pada kebutuhan bisnis yang ingin dipenuhi serta skala perusahaan tersebut.

Orang-orang yang menjalankan layanan support ini seringkali memiliki keahlian khusus di beberapa bidang, seperti misalnya bidang keuangan atau hukum, untuk memastikan tugas yang dilakukan dapat diselesaikan dengan baik. Sebagai contoh, untuk membantu pengelolaan keuangan di perusahaan, layanan support ini bertugas melakukan aktivitas akuntansi, mengelola pencatatan keuangan perusahaan, membantu proses penggajian karyawan, hingga membantu penyusunan budget perusahaan. Dengan adanya fungsi-fungsi ini, perusahaan dapat menemukan cara-cara solutif untuk mendukung efektivitas kerja.

Apa Saja Contoh Business Support di Perusahaan?

Berbagai jenis business support berperan untuk membantu operasional bisnis sehari-hari agar lebih efisien. Berikut adalah beberapa contoh business support yang digunakan perusahaan:

Layanan Resepsionis

Sebagai salah satu business support, layanan resepsionis berperan untuk menyambut tamu dan memberikan informasi yang dibutuhkan pengunjung. Resepsionis juga dapat melakukan tugas administrasi, seperti mengelola panggilan telepon, mengelola jadwal, mengatur janji temu, menangani korespondensi, mengatur meeting, hingga memelihara catatan perusahaan. 

Personalisasi Panggilan Telepon

Contoh selanjutnya adalah layanan personalisasi panggilan telepon, yaitu layanan yang menangani panggilan masuk untuk perusahaan dengan sikap yang profesional. Melalui layanan support ini, perusahaan dapat memberikan “sentuhan manusia” saat menanggapi panggilan pelanggan dibandingkan berpaku pada respon otomatis. Pelanggan pun bisa mendapatkan pengalaman memuaskan dari personalisasi panggilan telepon.

Penanganan Surat dan Paket

Jenis perusahaan tertentu, seperti perusahaan virtual yang tidak memiliki kantor fisik, memerlukan bantuan seperti business support untuk menangani surat dan paket yang masuk setiap harinya. Business support akan menerima surat dan paket di alamat bisnis virtual untuk kemudian dikirimkan ke lokasi perusahaan. Layanan ini berguna untuk mengelola surat dan paket dengan efisien, sehingga tidak terjadi risiko seperti kerusakan atau kehilangan barang.

Legal Document Assistance

Legal document assistance merujuk pada layanan untuk menyiapkan dokumen legal yang dibutuhkan klien. Penyedia layanan legal document assistance hanya membantu pembuatan dokumen legal tersebut tanpa memberikan saran atau masukan terkait aspek legal kepada klien. 

Laporan Kehadiran Karyawan

Perusahaan dapat memanfaatkan business support untuk mengelola rekapitulasi kehadiran karyawan dalam satu bulan kerja. Hal ini tidak hanya mencakup kehadiran, tetapi juga ketidakhadiran karyawan beserta alasannya, seperti sakit, izin, atau tanpa alasan yang jelas. Layanan support ini dapat membantu pembuatan laporan kehadiran yang rapi dan jelas untuk klien mereka.

Pencatatan Minutes of Meeting

Minutes of meeting (MoM) adalah ringkasan tertulis yang mencatat semua informasi penting dari sebuah meeting. Business support dapat membantu pencatatan minutes of meeting yang singkat, padat, dan jelas dengan meliputi informasi terkait peserta meeting, topik pembahasan, hingga keputusan yang dibuat selama meeting. Dengan demikian, peserta meeting dapat melihat kembali informasi penting yang dibahas di meeting sebelumnya dan menghindari terjadinya misinformasi.

Manfaatkan Layanan Virtual Office untuk Tingkatkan Efisiensi Bisnis

Dalam dunia bisnis yang kompetitif, efisiensi adalah kunci keberhasilan. Business support merupakan salah satu langkah cerdas untuk mengoptimalkan produktivitas perusahaan. Layanan support ini menyediakan berbagai bantuan penting yang dibutuhkan perusahaan agar dapat berfokus pada target bisnis yang ingin dicapai. 

Salah satu cara yang dapat dilakukan adalah dengan menggunakan layanan virtual office dari Effist Suite Office. Dengan layanan ini, perusahaan dapat menghemat biaya operasional, seperti biaya sewa kantor dan peralatan kantor, serta biaya administrasi lainnya. Virtual office dari Effist Suite Office juga dilengkapi dengan business support seperti layanan resepsionis, personalisasi panggilan telepon, hingga pengelolaan surat dan paket untuk mendukung efisiensi operasional bisnis.

Untuk informasi lebih lanjut terkait virtual office, Anda dapat menghubungi Effist Suite Office melalui email contact@effist.com. 

Editor: Cardila Ladini