Saat Anda mengunjungi sebuah gedung kantor, salah satu pihak pertama yang Anda temui di dalam gedung kantor tersebut adalah resepsionis. Pihak ini merupakan bagian dari front office, di mana mereka bertanggung jawab menerima tamu serta banyak berinteraksi dengan pelanggan yang datang. Namun, jika Anda masuk lebih dalam ke gedung kantor tersebut, Anda akan menemukan bagian-bagian perusahaan yang jarang hingga tidak pernah berinteraksi langsung dengan pelanggan. Bagian ini dikenal sebagai back office.

Meskipun tidak berinteraksi dengan pelanggan dan tidak menghasilkan pendapatan secara langsung, bagian ini adalah pilar yang menopang keberhasilan bisnis. Kenali lebih lanjut tentang apa itu back office, tugas-tugasnya, hingga perannya untuk perusahaan.

Apa Itu Back Office?

Back office adalah bagian sebuah perusahaan yang tidak terlibat langsung dalam interaksi dengan pelanggan. Bagian ini umumnya beroperasi di balik layar, di mana mereka bertanggung jawab terhadap berbagai fungsi internal yang mendukung berjalannya operasional bisnis secara keseluruhan. Fungsinya dapat mencakup pengelolaan administrasi, keuangan, IT, hingga human resources perusahaan. 

Meskipun seringkali tidak terlihat langsung oleh pelanggan, kinerja yang optimal dari bagian ini dapat menunjang pelayanan optimal kepada pelanggan, yang nantinya berdampak pada kualitas pengalaman pelanggan. Tanpa dukungan yang memadai dari bagian ini, perusahaan dapat mengalami kesulitan dalam memenuhi permintaan pelanggan atau bahkan mengalami gangguan dalam layanan dan operasional. 

Apa Tugas Back Office?

Berikut adalah beberapa contoh tugas utama yang dijalankan oleh tim back office:

• Pengelolaan Administrasi: Mencatat, menyusun, dam mengarsipkan dokumen perusahaan yang penting seperti laporan, formulir, kontrak, perjanjian bisnis, dan lain sebagainya.

• Pemrosesan Data: Menginput, memverifikasi, dan mengelola data penting perusahaan yang diperlukan untuk kebutuhan operasional dan analisis.

• Manajemen Keuangan Internal: Melakukan pencatatan transaksi keuangan, memantau pengeluaran dan menyusun laporan keuangan.

• Dukungan Operasional: Memberikan dukungan pada kegiatan operasional harian perusahaan, termasuk pengaturan jadwal, logistik internal, hingga kebutuhan operasional lainnya.

• Pengelolaan Sistem dan Teknologi: Menjaga performa sistem dan teknologi internal, melakukan pembaruan secara berkala, serta menangani permasalahan teknis yang berkaitan dengan sistem dan teknologi tersebut.

• Pengelolaan Inventaris: Melakukan pencatatan dan pelaporan rutin atas ketersediaan aset, barang, alat, perlengkapan kerja, dan fasilitas lainnya.

Apa Saja Contoh Bagian Back Office?

Bagian back office terdiri atas berbagai divisi yang menunjang berjalannya sebuah bisnis. Beberapa contoh divisi tersebuta adalah:

• Finance: Divisi finance bertanggung jawab untuk mengelola semua aspek keuangan perusahaan, mulai dari penggajian, menyiapkan budget perusahaan, mengelola pemasukan dan pengeluaran, mengelola cash flow, maupun membuat laporan keuangan.

• Human Resources: Divisi human resources (HR) mengurus segala aspek terkait tenaga kerja perusahaan. Hal ini termasuk rekrutmen, onboarding, training karyawan, pengelolaan kompensasi dan benefit, hingga mengelola pemutusan kerja.

• IT: Divisi IT perusahaan bertanggung jawab dalam mengelola dan memelihara segala sistem dan teknologi yang digunakan. Hal ini termasuk hardware, software, hingga jaringan yang dipakai untuk mendukung operasional sehari-hari. 

• Legal: Divisi legal bertanggung jawab untuk memastikan perusahaan patuh dengan hukum dan regulasi yang berlaku serta melindungi hak-hak perusahaan dalam berbagai transaksi.

• Administrasi: Divisi administrasi berfokus dalam mengelola kegiatan administratif sehari-hari, termasuk pengelolaan dokumen hingga komunikasi internal.

Apa Perbedaan Front Office dan Back Office?

Back office dan front office adalah dua bagian perusahaan yang saling bersinergi dengan peran yang berbeda-beda untuk menjaga kelancaran operasional. 

Front office lebih mengacu pada bagian perusahaan yang berinteraksi langsung dengan pelanggan. Fungsi ini dapat meliputi pelayanan pelanggan, sales, hingga marketing. Front office bertanggung jawab untuk menciptakan pengalaman pelanggan yang positif, membangun hubungan pelanggan yang kuat, hingga nantinya dapat meningkatkan kepercayaan dan loyalitas pelanggan terhadap perusahaan. Aktivitas front office umumnya melibatkan komunikasi langsung melalui telepon, email, maupun tatap muka.

Sementara kegiatan back office umumnya tidak terlibat langsung dengan pelanggan. Akan tetapi, mereka lebih berfungsi untuk mendukung front office dengan menyediakan layanan dan data yang diperlukan. Meskipun tidak terlihat oleh pelanggan, bagian ini berperan krusial untuk memastikan sistem berjalan dengan baik serta layanan yang dibawakan front office dapat terlaksana secara optimal.

Apa Saja Peran Back Office untuk Perusahaan?

Keberadaan back office merupakan komponen penting yang menjalankan fungsi operasional perusahaan dari belakang layar. Beberapa fungsi back office termasuk:

Mendukung Kelancaran Operasional Perusahaan

Back office berperan krusial dalam menjaga seluruh proses operasional internal perusahaan berjalan dengan lancar. Mulai dari pengelolaan data, pemeliharaan sistem, hingga pemeliharaan prosedur administratif, semuanya dilakukan untuk memastikan operasional harian tetap terorganisir dan efisien.

Memberikan Basis Pengambilan Keputusan yang Tepat

Melalui penyusunan dan penyajian data serta pembuatan laporan yang akurat, back office membantu manajemen dalam mengambil keputusan bisnis yang strategis. Informasi yang dihasilkan menjadi landasan penting dalam merencanakan strategi yang tepat untuk pertumbuhan perusahaan.

Menjamin Kepatuhan dan Mengurangi Risiko

Bagian seperti divisi legal bertanggung jawab untuk memastikan perusahaan beroperasi sesuai dengan peraturan dan standar yang berlaku. Hal ini sangat penting untuk meminimalisir risiko hukum serta menjaga reputasi perusahaan agar tetap baik di mata pelanggan, mitra bisnis, shareholder, dan publik.

Meningkatkan Efisiensi dan Produktivitas

Tugas administratif yang dilakukan secara sistematis oleh back office memungkinkan tim lain untuk lebih fokus pada aktivitas utama yang berkaitan langsung dengan pelanggan dan pendapatan. Hal ini akan berdampak pada meningkatnya efisiensi kerja dan produktivitas secara keseluruhan.

Mendukung Keberlanjutan Bisnis

Operasional back office yang kuat dan efisien memungkinkan perusahaan untuk berkembang secara optimal dan terstruktur. Bagian ini menciptakan pondasi yang kokoh untuk pertumbuhan bisnis jangka panjang dengan mendukung proses internal secara konsisten dan dapat diandalkan.

Jalankan Back Office yang Efisien dengan Ruang Kantor Siap Pakai dari Effist

Operasional back office dapat berlangsung efektif jika menggunakan ruang kantor yang nyaman dengan fasilitas yang lengkap dan memadai. Untuk menjawab kebutuhan ini, Effist Suite Office dengan layanan serviced office menghadirkan ruang kantor modern siap pakai untuk berbagai kebutuhan bisnis Anda, termasuk menyediakan ruangan untuk back office yang produktif dan efisien. 

Ruang kantor Effist dilengkapi dengan fasilitas perkantoran modern, mulai dari meja dan kursi ergonomis, internet berkecepatan tinggi, berbagai jenis ruang meeting dengan kapasitas 4 hingga 40 orang, business lounge, pantry, hingga layanan resepsionis dan kebersihan. Dengan menggunakan layanan dari Effist, Anda dapat langsung memulai operasional bisnis tanpa perlu repot mengurus fasilitas kantor maupun biaya operasional tambahan lainnya.

Effist Suite Office berlokasi strategis di pusat bisnis Jakarta Selatan, yaitu Gandaria 8 Office Tower dan 88 Office Kota Kasablanka.

Untuk informasi lebih lanjut, hubungi kami melalui email contact@effist.com atau kunjungi halaman “Book Tour”.

Editor: Irnadia Fardila