Meeting Room atau ruang rapat biasanya didesain khusus untuk kenyamanan rapat bersama tim atau klien. Memilih meeting room terbaik sesuai kebutuhan tentunya menjadi hal yang penting. Pemilihan meeting room yang tepat akan mendatangkan banyak manfaat baik untuk client atau perusahaan Anda. Beberapa manfaat yang bisa didapat yakni seperti efektivitas waktu, efisiensi biaya, lingkungan yang nyaman dan kondusif, serta jaminan privasi.

Memilih Ruang Meeting Terbaik

Bagi suatu perusahaan atau organisasi yang ingin menggelar kegiatan meeting di luar kantor, sebaiknya tidak hanya mengutamakan pada lokasi yang terjangkau, namun juga terhadap fasilitas yang di tawarkan. Untuk memudahkan Anda dalam mencari dan memilih ruang meeting terbaik sesuai kebutuhan, berikut diberikan 4 tips yang wajib Anda ketahui:

1.      Sesuaikan Lokasi

Lokasi meeting yang dipilih sebaiknya berada di lokasi strategis, sehingga mudah dijangkau oleh semua peserta meeting baik menggunakan kendaraan pribadi ataupun transportasi umum. Anda dapat menyaring meeting room berdasarkan lokasi sebagai langkah awal Anda mencari meeting room terbaik. Jika rapat yang akan diadakan untuk karyawan kantor, maka sebaiknya lokasinya dekat dengan kantor Anda. Namun, jika rapat akan dihadiri peserta dari rekan kantor berbeda akan lebih baik jika lokasi rapat diadakan di tengah-tengah antara kantor dan kantor-kantor rekanan. Dengan begitu, semua peserta rapat mudah tiba di lokasi rapat tepat waktu.

2.      Pertimbangkan Fasilitas

Agar rapat berjalan lancar, maka Anda juga membutuhkan fasilitas yang mendukung. Bagi Anda yang ingin menggelar conference meeting tentu di dalam ruangan meeting perlu tersedia koneksi internet dan fasilitas pendukung. Dalam hal ini, Anda wajib mencari tahu apakah fasilitas tersebut sudah termasuk dalam harga sewa atau belum agar lebih terjangkau dan mendapatkan fasilitas lengkap.

3.      Perhatikan Privasi Ruangan

Tips selanjutnya yaitu Anda harus mempertimbangkan privasi ruangan. Hal ini sangat penting dan dibutuhkan dalam kegiatan rapat penting, maka penting ketika survey meeting room yang akan digunakan untuk memperhatikan benar apakah ruangan tersebut sudah cukup terjaga privasinya. Tentunya Anda tidak ingin kegiatan rapat Anda terganggu karena kebisingan atau lalu lalang orang yang tidak berkepentingan bukan?

4.      Sesuaikan Budget

Ketika Anda ingin menyewa meeting room, pastikan harganya sesuai dengan budget. Alokasi biaya untuk menyewa meeting room pasti sudah dianggarkan, maka sebaiknya pilihlah tarif meeting room dengan harga yang sesuai dengan budget Anda. Jangan lupa untuk menanyakan biaya tambahan secara detail untuk penggunaan fasilitas kepada penyedia meeting room. Hal tersebut akan mempermudah dalam memperkirakan harga total yang akan dibayarkan.Demikian tips memilih meeting room terbaik sesuai kebutuhan, yang dapat menjadi insight bagi Anda yang ingin menyewa meeting room. Memilih meeting room terbaik menjadi salah satu faktor yang mendukung kelancaran sebuah acara atau pertemuan. Untuk itu, penting bagi Anda untuk memperhatikan 4 tips diatas ketika ingin mencari meeting room. Effist Suite Office sebagai penyedia layanan Meeting Room akan memberikan pelayanan yang terbaik bagi Anda. Effist sebagai salah satu unit bisnis dari MitraComm Ekasarana akan menyesuaikan kapasitas kebutuhan Anda dengan memberikan fasilitas lengkap dan terbaik untuk Anda. Meeting room Effist Suite Office merupakan solusi tepat untuk perusahaan Anda karena berada di area perkantoran Gandaria dan Kasablanka Jakarta Selatan. Hubungi kami di marketing@phintraco.com untuk informasi lebih lanjut mengenai layanan Meeting Room Effist Suite Office.

Dalam upaya membuat sebuah meeting bisa berjalan dengan lancar dan efektif, jelas ada banyak hal yang harus dipersiapkan. Mulai dari para personal yang butuh mempersiapkan diri atau hanya sekadar mengikuti meeting tersebut, sampai pada ruang meeting yang memang perlu ditunjang dengan fasilitas yang memadai. Adapun fasilitas yang pada umumnya dibutuhkan dalam ruangan rapat antara lain adalah sebagai berikut:

1.     Koneksi Wi-Fi yang memadai

Koneksi Wi-Fi adalah salah satu fasilitas utama dan penting dalam dunia bisnis dan pekerjaan, terutama saat sedang meeting. Memang, materi meeting atau presentasi biasanya sudah disiapkan secara offline lewat hard disk atau flash disk. Namun, dalam beberapa kasus kegiatan meeting atau presentasi, pengguna meeting room seringkali membutuhkan koneksi internet untuk mengakses data lainnya, mulai dari sekedar mengecek e-mail untuk follow up, video call mendadak untuk membahas dengan pihak lain yang tidak ada di ruang rapat, atau bahkan melihat referensi di internet untuk bahan brainstorming.

2.     Akses listrik yang memadai

Selama rapat dilakukan, penggunaan barang-barang elektronik seperti laptop, proyektor, sound system hingga charger gadget juga tidak dapat dihindari yang tentunya membutuhkan akses listrik yang baik. Untuk itu, jangan sembarangan menentukan tempat meeting saat harus berhadapan dengan klien bisnis Anda. Penting memilih tempat meeting yang memiliki akses listrik memadai untuk menyukseskan kegiatan rapat atau pertemuan Anda.

3.     Terdapat proyektor

Mempresentasikan sebuah materi membutuhkan adanya proyektor. Proyektor juga merupakan salah satu fasilitas penting dalam sebuah sebuah meeting sebagai media yang di gunakan untuk presentasi. Ada banyak jenis proyektor, gunakanlah jenis proyektor yang umum dan modern, sehingga bisa digunakan oleh segala jenis merk laptop, dan juga lengkap dengan kabelnya.

4.     Meja dan kursi yang nyaman

Umumnya ruang rapat memiliki berbagai fasilitas penting untuk menunjang rapat yang efektif dan kenyamanan dalam berdiskusi. Ruangan rapat sebaiknya memiliki kursi yang nyaman dengan meja panjang berbentuk melingkar ataupun oval yang dapat digunakan bersama-sama sehingga setiap peserta rapat bisa saling berhadapan satu sama lain.

5.     Tersedia papan tulis dan spidol

Saat meeting dan brainstorming, media yang biasanya digunakan untuk mencatat tidak hanya kertas dan pulpen saja, melainkan papan tulis dan spidol untuk menggambarkan konsep yang sedang dibahas untuk bisa disimak dan ditinjau bersama. Jika tidak ada papan tulis dan spidol, rasanya agak sulit untuk peserta meeting membuat konsep bersama.

6.     Keamanan yang terjamin

Fasilitas lainnya yang juga penting adalah kenyaman yang terjamin. Umumnya, penjagaan yang bisa diaplikasikan adalah pemasangan CCTV pada setiap sudut, pos penjagaan (Security Guide) pada pintu masuk, hingga petugas keamanan yang fungsinya memeriksa barang bawaan setiap pengunjung untuk memastikan bahwa siapa saja yang memasuki area Anda terbebas dari segala pelanggaran hukum dan etika.Segala fasilitas yang Anda butuhkan tersebut akan dapatkan di Effist Suite Office yang menyediakan meeting room lengkap dengan fasilitasnya. Effist Suite Office adalah salah satu unit bisnis MitraComm Ekasarana yang menawarkan berbagai layanan salah satunya ialah meeting room. Meeting room Effist dapat Anda gunakan untuk meeting atau pertemuan acara kantor Anda dalam kapasitas yang besar. Meeting room yang berlokasi strategis di pusat bisnis Jakarta Selatan ini tersedia dalam beberapa paket meeting yang dapat Anda sesuaikan dengan budget Anda.Hubungi kami di contact@effist.com untuk informasi lebih lanjut mengenai layanan Meeting Room Effist Suite Office