Tahukah Anda bahwa aktivitas meeting dapat berdampak besar pada kesuksesan sebuah bisnis? Sebagai sebuah wadah kolaborasi, aktivitas sering dimanfaatkan untuk berbagi informasi, memecahkan masalah, brainstorming, hingga menjalin hubungan yang baik dengan tim.  Tidak hanya untuk kesuksesan bisnis, meeting juga perlu dilakukan ketika Anda ingin membuat acara yang sukses. Maka dari itu, dilaksanakan technical meeting sebelum sebuah acara resmi dilaksanakan, seperti corporate event, gathering kantor, atau perlombaan pada lingkup kantor.  Ketahui alasan pentingnya technical meeting, tantangan, serta tips menjalankan meeting yang efektif.

Apa Itu Technical Meeting?

Technical meeting atau TM adalah meeting yang diadakan untuk menginformasikan hal-hal teknis dalam kegiatan yang akan diadakan. Dikenal juga dengan istilah pertemuan teknis, meeting ini dapat diadakan dua kali sebelum kegiatan dimulai, yaitu meeting khusus panitia dan bersama peserta kegiatan. TM mengharuskan semua pihak yang terlibat untuk hadir demi memastikan kegiatan berjalan sesuai rencana. Beberapa hal yang dibahas meliputi peraturan, alur kegiatan, tanya jawab, hingga hal-hal teknis lain yang perlu diketahui peserta. 

Mengapa Technical Meeting Penting?

Technical meeting biasa digelar beberapa hari sebelum kegiatan dimulai. Untuk menjamin kesuksesan kegiatan Anda, TM menjadi aspek wajib yang tidak boleh dilewatkan. Berikut ini adalah 5 alasan mengapa TM penting untuk dilakukan:

Memastikan Kegiatan Berjalan Sesuai Rencana

Pada dasarnya, tujuan technical meeting adalah untuk membahas rangkaian kegiatan dan hal teknis lainnya secara menyeluruh. Maka dari itu, partisipan kegiatan yang diundang ke TM diwajibkan hadir. Hal ini dilakukan untuk memastikan pemahaman peserta terkait kegiatan sudah sesuai. Informasi yang diberikan kepada peserta harus lengkap, seperti peraturan dan larangan selama kegiatan berlangsung. Dengan demikian, baik panitia maupun peserta dapat membuat kegiatan tersebut berjalan sesuai rencana.

Menghindari Misinformasi

Informasi yang diberikan selama TM harus sudah disepakati oleh semua panitia. Tidak hanya itu, semua peserta kegiatan wajib mengikuti TM agar tidak ketinggalan informasi atau mengalami misinformasi. Panitia wajib mendata semua peserta kegiatan agar dapat hadir pada hari yang telah ditentukan. Hal ini juga berlaku pada panitia lainnya. Dengan demikian, semua partisipan kegiatan dapat mengikuti acara sesuai rencana.

Meminimalkan Kesalahan Selama Kegiatan

Terlepas dari semua rencana yang sudah dibuat panitia, beberapa kesalahan tidak terduga dapat terjadi selama kegiatan berlangsung. Koordinasi tepat antara panitia dan peserta dapat meminimalkan kesalahan tersebut. Informasi lengkap selama meeting, termasuk peraturan dan larangan selama kegiatan, berguna untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan.

Memastikan Tugas Terdistribusi dengan Baik

Technical meeting khusus panitia akan membantu mengecek pembagian pekerjaan yang merata. Setiap panitia wajib memahami pekerjaannya dengan baik untuk mencegah miskomunikasi selama kegiatan berlangsung. 

Menyatukan Pemahaman Antara Panitia

Miskomunikasi antara panitia dapat berdampak fatal pada pelaksanaan kegiatan. Salah satu tujuan technical meeting adalah untuk memastikan semua panitia memiliki pemahaman yang sama seputar kegiatan yang akan dilangsungkan. Hal ini juga memungkinkan koordinasi antar panitia yang efektif, sehingga acara dapat berjalan lancar dan minim hambatan.

Apa Saja Tantangan Umum dalam Technical Meeting?

Guna melaksanakan technical meeting secara efektif, panitia perlu mewaspadai kendala atau tantangan yang mungkin terjadi. Dengan demikian, baik meeting maupun kegiatan Anda dapat berjalan sukses.

Meeting yang Tidak Kondusif

Sangat penting menjaga situasi tetap kondusif selama technical meeting agar informasi dapat tersampaikan dengan baik. Seringkali meeting berlangsung ricuh atau tidak teratur karena perencanaan yang kurang matang dari panitia. Untuk mencegah hal ini, panitia cukup mengundang orang-orang yang berkepentingan dalam kegiatan tersebut serta menyusun agenda yang terstruktur dan rapi.

Tempat yang Kurang Memadai

Saat merencanakan technical meeting, panitia perlu memperkirakan berapa banyak orang yang akan hadir, termasuk dari pihak panitia dan peserta. Ruangan yang terlalu sempit akan membuat peserta dan panitia tidak nyaman. Pastikan jumlah partisipan sudah sesuai serta tidak berlebih atau kurang.

Partisipan yang Tidak Lengkap

Menentukan tanggal TM dari jauh-jauh hari akan meminimalkan kemungkinan peserta yang tidak hadir karena jadwal bentrok. Jika ada peserta yang tidak bisa datang, panitia bisa memberikan opsi berupa menghadirkan perwakilan dari peserta tersebut sehingga tidak terjadi misinformasi. Umumnya, peserta yang tidak datang akan dianggap setuju dengan peraturan apapun yang dibicarakan saat meeting.

Kendala Teknis

Masalah teknis seperti mikrofon mati, speaker tidak berfungsi, hingga proyektor yang tidak bekerja seringkali terjadi saat technical meeting. Panitia dapat mengecek alat-alat di lokasi sebelum meeting berlangsung, seperti H-1 hingga beberapa jam sebelum meeting. Alat cadangan dapat disiapkan untuk mengantisipasi kerusakan yang tidak bisa diperbaiki.

Tips Melaksanakan Technical Meeting Dengan Efektif

Mengadakan technical meeting yang efektif dapat menjadi awal untuk kesuksesan kegiatan yang akan digelar. Panitia dapat mengukur kesuksesan meeting dari bagaimana informasi kegiatan tersalurkan dengan baik serta berlangsung tertib. Berikut adalah tips melakukan technical meeting yang efektif:

Memilih Pemandu Acara yang Tepat

Pemandu acara yang tepat dapat memimpin berjalannya meeting dengan baik. Pemandu acara juga bisa menjadi moderator untuk menertibkan sesi tanya jawab dengan panitia atau peserta.

Membuat Agenda Acara

Agenda acara berfungsi untuk memandu panitia dan peserta menuju tahapan kegiatan technical meeting. Agenda acara menyertakan durasi tiap tahap kegiatan dan berapa lama  meeting akan berlangsung. Susunan agenda ini juga dapat mencegah terjadinya overtime.

Memilih Tempat Meeting yang Tepat

Lokasi technical meeting dapat menyesuaikan dengan jumlah partisipan yang diundang. Panitia juga perlu memastikan lokasi meeting mudah ditemukan oleh partisipan sehingga tidak menyebabkan kebingungan. Tempat yang dipilih haruslah memiliki fasilitas yang lengkap agar berlangsung lancar.

Effist Suite Office, Tempat Strategis untuk Kolaborasi Efektif

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, tempat meeting yang tepat akan menunjang kesuksesan pelaksanaan technical meeting. Sebagai penyedia layanan meeting room khususnya di Jakarta Selatan, Effist Suite Office dapat menjadi solusi bagi Anda yang mencari tempat yang sesuai untuk melaksanakan meeting dengan lebih efektif dan efisien. Meeting room Effist Suite Office telah dilengkapi dengan fasilitas seperti proyektor LCD, alat tulis, dan papan tulis untuk melancarkan kegiatan meeting Anda. Anda juga tidak perlu khawatir dengan kendala teknis karena tim Effist siap membantu untuk kebutuhan meeting Anda.

Untuk informasi lebih lanjut, segera hubungi contact@effist.com atau kunjungi halaman Meeting Room Effist.

Editor: Cardila Ladini