Gathering kantor merupakan momen penting dalam lingkup sebuah perusahaan. Ini bukan hanya tentang sekadar berkumpul bersama rekan kerja untuk bersenang-senang, tetapi juga tentang mempererat hubungan dalam tim. Terlepas dari skala perusahaan, gathering kantor adalah pilar penting dalam membangun budaya kerja yang kuat dan meningkatkan produktivitas. Lantas, apa itu gathering kantor? Mengapa acara ini begitu penting? Dan bagaimana cara melaksanakannya dengan sukses untuk meningkatkan semangat dan kerjasama di dalam tim? Artikel ini akan menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut, memberikan wawasan tentang betapa pentingnya gathering kantor, dan memberikan panduan langkah demi langkah untuk mengadakan acara tersebut dengan sukses.

Apa yang Dimaksud Gathering Kantor?

Istilah gathering kantor dalam dunia bisnis artinya adalah sebuah acara atau kegiatan di mana anggota tim atau karyawan sebuah perusahaan berkumpul di luar lingkungan kerja mereka untuk berinteraksi secara lebih santai. Tujuan utama dari acara ini adalah mempererat hubungan antara rekan kerja, menghilangkan batasan formalitas kantor, dan memberikan kesempatan bagi karyawan untuk berkomunikasi, berbagi pengalaman, dan bersenang-senang bersama. Acara seperti ini seringkali berlangsung di luar jam kerja dan dapat mencakup berbagai aktivitas, seperti pesta, permainan, makan bersama, atau kegiatan olahraga. Gathering kantor biasanya diatur oleh tim HR atau komite perusahaan yang bertanggung jawab atas budaya perusahaan dan kesejahteraan karyawan.

Mengapa Gathering Kantor Penting?

Seringkali, gathering kantor dianggap sebagai momen yang biasa-biasa saja, bahkan sering dianggap sebagai kegiatan yang mengganggu produktivitas. Namun, gathering kantor memiliki manfaat dalam dunia bisnis modern. Berikut adalah beberapa contoh manfaat gathering kantor: 

Mempererat Hubungan Tim

Gathering kantor memberikan kesempatan bagi anggota tim untuk lebih mengenal satu sama lain di luar konteks pekerjaan. Ini membantu membangun hubungan yang lebih dekat dan memperkuat kerjasama di tempat kerja.

Meningkatkan Semangat Kerja

Acara kantor yang menyenangkan dan santai dapat meningkatkan semangat dan kebahagiaan anggota tim. Ini berdampak positif pada produktivitas dan motivasi kerja.

Mengurangi Stres

Gathering kantor memberikan kesempatan bagi rekan kerja untuk bersantai dan meredakan stres yang mungkin timbul dari tekanan pekerjaan sehari-hari.

Memupuk Kolaborasi

Anggota tim dapat berdiskusi dan berkolaborasi tanpa tekanan dalam suasana yang lebih santai. Hal ini dapat menghasilkan ide-ide kreatif dan inovasi baru.

Memperkuat Budaya Perusahaan

Gathering kantor dapat membantu memperkuat nilai-nilai dan budaya perusahaan. Ini adalah saat yang tepat untuk mempromosikan visi dan misi perusahaan serta mempererat rasa kepemilikan terhadap perusahaan.

Merayakan Keberhasilan

Gathering kantor juga dapat digunakan sebagai kesempatan untuk merayakan pencapaian dan keberhasilan tim. Ini meningkatkan rasa bangga dan motivasi anggota tim.

Apa yang Perlu Dipertimbangkan Saat Memilih Tempat untuk Gathering Kantor?

Saat memilih tempat untuk gathering kantor, ada beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan untuk memastikan acara berjalan lancar dan memenuhi harapan semua peserta. Berikut adalah beberapa pertimbangan penting:

Lokasi yang Mudah Diakses

Pilih lokasi yang mudah diakses oleh semua anggota tim. Pastikan tempat tersebut terletak tidak terlalu jauh dari kantor atau rumah mereka, dan memiliki akses transportasi yang baik.

Kapasitas Tempat

Pastikan tempat yang dipilih memiliki kapasitas yang cukup untuk menampung seluruh peserta. Anda perlu mengetahui berapa banyak orang yang akan hadir sebelum memesan tempat.

Fasilitas dan Layanan

Perhatikan fasilitas yang disediakan oleh tempat tersebut. Pastikan tempat tersebut memiliki fasilitas yang sesuai dengan kebutuhan acara Anda. Juga, periksa apakah mereka menyediakan layanan seperti katering, peralatan audio-visual, dan staf yang membantu selama acara.

Anggaran

Tentukan anggaran yang tersedia untuk acara tersebut dan pastikan tempat yang Anda pilih sesuai dengan anggaran tersebut. Jangan lupa memperhitungkan biaya sewa tempat, katering, dan fasilitas lainnya.

Tema atau Konsep Acara

Pertimbangkan apakah tempat tersebut cocok dengan tema atau konsep acara Anda. Misalnya, jika Anda merencanakan gathering kantor dengan tema alam terbuka, maka pilihlah tempat yang memiliki area outdoor yang indah.

Keamanan dan Kenyamanan

Pastikan tempat tersebut aman dan memberikan kenyamanan kepada semua anggota tim. Periksa sistem keamanan dan fasilitas pendukung seperti kursi yang nyaman, pencahayaan yang memadai, dan ventilasi yang baik.

Reputasi dan Ulasan

Lakukan research tentang reputasi tempat tersebut dengan membaca ulasan dari pengguna sebelumnya. Hal ini akan memberi Anda gambaran tentang pengalaman orang lain yang pernah menggunakan tempat tersebut.

Makanan dan Minuman

Jika Anda merencanakan menyediakan makanan dan minuman, pastikan tempat tersebut dapat memenuhi kebutuhan Anda. Periksa apakah mereka memiliki pilihan menu yang sesuai dengan preferensi makanan tim Anda.

Fleksibilitas Jadwal

Pastikan tempat tersebut dapat mengakomodasi jadwal acara Anda. Periksa apakah tanggal dan waktu yang Anda inginkan masih tersedia.

Apa Langkah-langkah Sukses untuk Mengadakan Gathering Kantor?

Mengadakan gathering kantor yang sukses memerlukan perencanaan yang matang dan eksekusi yang baik. Berikut adalah langkah-langkah yang dapat Anda ikuti:

Tujuan Acara yang Jelas

Tentukan tujuan Anda untuk mengadakan gathering kantor. Apakah itu untuk mempererat hubungan tim, merayakan pencapaian, atau mempromosikan budaya perusahaan?

Anggaran dan Rencana Keuangan

Tentukan anggaran yang tersedia dan rencanakan pengeluaran untuk acara. Ini termasuk biaya tempat, makanan, minuman, hiburan, dan dekorasi.

Tim Penyelenggara

Bentuk tim penyelenggara yang bertanggung jawab untuk mengatur acara. Setiap anggota tim harus memiliki peran dan tanggung jawab yang jelas.

Pemilihan Tanggal dan Lokasi

Tentukan tanggal yang sesuai untuk acara, dan pastikan semua peserta dapat hadir. Pilih lokasi yang sesuai dengan tema atau konsep acara Anda.

Undangan dan Konfirmasi Peserta

Kirimkan undangan kepada semua peserta dengan informasi yang jelas mengenai waktu, tempat, dan agenda acara. Pastikan untuk meminta konfirmasi kehadiran.

Agenda Acara yang Terstruktur

Buat agenda acara yang terstruktur dengan detail tentang kegiatan yang akan diadakan, seperti pemateri, permainan, atau aktivitas lainnya.

Makanan dan Minuman

Tentukan menu makanan dan minuman yang sesuai dengan preferensi peserta. Pastikan untuk mempertimbangkan kebutuhan diet khusus jika ada.

Hiburan dan Aktivitas

Pertimbangkan hiburan atau aktivitas yang akan menambah keseruan acara. Ini bisa berupa permainan, musik, atau pertunjukan live.

Dekorasi dan Branding

Dekorasi sesuai dengan tema atau konsep acara dan perusahaan Anda. Gunakan logo atau elemen branding untuk memperkuat identitas perusahaan.

Registrasi dan Penerimaan Tamu

Siapkan proses registrasi yang efisien untuk menerima tamu. Pastikan semua tamu diberikan identifikasi yang jelas.

Fotografi dan Dokumentasi

Pastikan ada fotografer atau videografer yang akan mendokumentasikan acara. Ini akan menjadi kenang-kenangan yang baik dan dapat digunakan untuk keperluan promosi di masa depan.

Evaluasi dan Umpan Balik

Setelah acara selesai, minta umpan balik dari peserta untuk mengevaluasi kesuksesan acara. Hal ini akan membantu Anda memperbaiki acara di masa depan.

Tindak Lanjut

Jangan lupakan tindak lanjut setelah acara. Kirimkan terima kasih kepada peserta dan sampaikan pesan tentang dampak positif yang diharapkan dari acara tersebut.

Itulah langkah-langkah yang dapat membantu Anda mengadakan gathering kantor dengan sukses. Jika Anda sedang mencari tempat yang nyaman dan sesuai untuk acara Anda, Anda dapat mengandalkan Effist Suite Office. Effist Suite Office adalah penyedia layanan meeting room eksekutif di Jakarta Selatan. Effist menawarkan beragam pilihan kapasitas meeting room yang dilengkapi dengan fasilitas modern. Dari meeting room kecil untuk pertemuan tim hingga meeting room besar untuk acara seperti gathering, workshop, hingga seminar. Lokasi kantor Effist yang strategis di Jakarta Selatan tentu dapat memudahkan akses bagi semua peserta.

Selain itu, Effist juga dapat membantu Anda dengan layanan tambahan seperti katering, peralatan audio-visual, dan dukungan staf yang siap membantu Anda dalam merencanakan dan menjalankan acara dengan lancar. Effist berkomitmen untuk menyediakan pengalaman yang berkesan dan berkualitas, sehingga Anda dapat fokus pada tujuan acara Anda tanpa khawatir tentang detail-detail teknis. Jadi, jika Anda sedang merencanakan gathering kantor, meeting room Effist dapat menjadi pilihan yang tepat. Tim Effist siap membantu Anda dalam menyediakan tempat yang nyaman dan layanan terbaik untuk memastikan acara Anda berjalan lancar.

Jangan ragu untuk menghubungi kami melalui email contact@effist.com untuk informasi lebih lanjut atau jadwalkan kunjungan survey dengan mengisi form pada laman book tour.

Editor: Cardila Ladini