Sebuah rapat adalah hal yang sangat sering ditemui di dunia kerja. Bayangkan situasi berikut: Anda baru saja masuk ke ruang rapat dengan suasana yang serius. Semua peserta duduk rapi, mengenakan pakaian formal, serta notulen sudah siap mencatat hasil diskusi. Di lain waktu, Anda bertemu rekan kerja di pantry kantor. Sambil menikmati kopi pagi, Anda dan rekan kerja membahas ide proyek baru dengan santai tanpa agenda tertulis. Kedua situasi ini sama-sama disebut “rapat”, tetapi memiliki nuansa dan tujuan yang berbeda. Inilah perbedaan antara rapat formal dan informal di dunia kerja.

Memahami perbedaan rapat formal dan informal akan membantu Anda menentukan jenis rapat yang tepat sesuai dengan tujuan dan urgensi diskusi. Selain perbedaan, artikel ini akan membahas lebih lanjut waktu yang tepat serta tips efektif menyelenggarakan kedua jenis rapat ini.

Apa Saja Perbedaan antara Rapat Formal vs Informal?

Perusahaan dapat mengadakan rapat formal dan informal sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai. Namun, terdapat beberapa perbedaan antara rapat formal dan informal yang perlu diketahui sebelum menentukan jenis rapat yang perlu diadakan untuk kebutuhan bisnis Anda:

Rapat Formal

Rapat formal adalah jenis rapat yang sangat terstruktur dan terencana. Dikenal juga sebagai rapat resmi, jenis rapat ini mengikuti serangkaian agenda yang sudah dipersiapkan dan disebarkan sebelum rapat dimulai. Rapat formal umumnya memiliki protokol yang ketat, seperti peraturan giliran berbicara, durasi waktu berbicara, serta notulen yang ditunjuk resmi untuk mencatat minutes of meeting (MoM) dalam format resmi. 

Tujuan diadakannya rapat formal adalah untuk mendiskusikan keperluan bisnis serta pengambilan keputusan bisnis yang penting. Dalam hal ini, perusahaan melibatkan para stakeholder penting, seperti pimpinan perusahaan hingga jajaran manajer. Contoh rapat formal adalah rapat dengan dewan direksi perusahaan, rapat pemegang saham tahunan, hingga rapat evaluasi kinerja.

Rapat Informal

Berbeda dari rapat formal, rapat informal atau rapat nonformal jauh lebih fleksibel dan santai dengan protokol yang tidak terlalu ketat. Jenis rapat ini dapat tidak memiliki agenda yang pasti, sehingga diskusi antar peserta rapat dapat mengalir lebih spontan dan bebas. Dibandingkan rapat formal yang selalu diadakan di ruang rapat, rapat informal dapat terjadi di mana saja, seperti misalnya di kafe, lounge, atau ruang santai.

Tujuan rapat informal seringkali berfokus pada kolaborasi, brainstorming, menyelesaikan masalah secara spontan, hingga update singkat dari tiap anggota tim. Keputusan dari rapat informal seringkali diambil dari pengambilan suara sederhana tanpa notulen rapat yang mendetail. Contoh rapat informal adalah sesi brainstorming, lunch meeting, hingga stand-up meeting.

Kapan Sebaiknya Melakukan Rapat Formal dan Informal?

Baik rapat formal dan informal memiliki waktu dan situasi tersendiri untuk melaksanakannya. Memahami kapan harus mengadakan kedua jenis rapat ini sangat penting agar tujuan rapat bisa tercapai secara optimal. 

Rapat formal biasanya diadakan ketika ada kebutuhan untuk membahas hal-hal penting yang berkaitan dengan kondisi perusahaan serta memerlukan dokumentasi. Sebagai contoh, keputusan untuk melakukan merger dan akuisisi dengan perusahaan lain memerlukan rapat formal dengan kehadiran dari jajaran pimpinan, manajer, dan stakeholders lainnya. Protokol yang ketat mengharuskan agenda rapat formal disiapkan dan disebarkan beberapa hari sebelum kegiatan rapat dimulai.

Di sisi lain, rapat informal seringkali lebih fleksibel serta lebih spontan dibandingkan rapat formal. Jenis rapat ini biasanya memiliki suasana yang lebih rileks serta tidak memiliki agenda dan notulen resmi. Contoh situasi yang tepat untuk mengadakan rapat informal adalah update singkat terkait proyek, diskusi pemecahan masalah, hingga sesi brainstorming.

Tips Menyelenggarakan Rapat Formal dan Informal dengan Efektif

Perbedaan rapat formal dan informal juga terletak dari cara menyelenggarakannya agar berlangsung dengan efektif. Beberapa tips yang bisa Anda lakukan saat mengadakan rapat formal atau informal agar mencapai hasil optimal adalah:

Rapat Formal

• Tentukan Tujuan Rapat: Pastikan Anda memiliki tujuan dan agenda rapat yang jelas untuk rapat formal yang akan diadakan. Agenda rapat sebaiknya diumumkan beberapa hari sebelum rapat formal dilakukan serta memasukkan informasi penting lainnya yang perlu diketahui oleh peserta rapat.

• Undang Peserta yang Dibutuhkan: Hanya undang peserta yang penting dan dibutuhkan dalam agenda rapat. Hal ini bertujuan untuk memastikan input yang relevan selama rapat formal berlangsung.

• Bagikan Peran: Peran seperti fasilitator, timekeeper, dan pencatat notulen rapat dapat ditentukan untuk menjaga rapat formal teratur dan sesuai agenda.

• Tetapkan Skema Pengambilan Keputusan: Jika rapat formal dilakukan untuk mengambil keputusan penting, tetapkan terlebih dahulu skema pengambilan keputusan. Contohnya adalah pengambilan keputusan melalui pemungutan suara.

• Catat Notulen dengan Baik: Rapat formal berkaitan erat dengan dokumentasi berupa notulen rapat yang disusun secara formal. Pastikan notulen rapat tercatat dengan baik dan dibagikan kepada peserta seusai rapat untuk menjaga akuntabilitas.

Rapat Informal

• Tentukan Tujuan Rapat: Sama seperti rapat formal, Anda juga perlu menentukan tujuan diadakannya rapat informal. Pastikan Anda menyampaikan tujuan rapat agar peserta dapat mempersiapkan diri serta berkontribusi aktif.

• Tentukan Jadwal Rapat: Jadwalkan rapat informal beberapa hari sebelum rapat diadakan. Hal ini bertujuan untuk memastikan kehadiran peserta serta menghindari konflik pada jadwal mereka.

• Pilih Tempat yang Tepat: Pilih lokasi yang nyaman untuk memfasilitasi rapat informal Anda. Selain lokasi fisik, Anda juga bisa mengadakan rapat secara virtual.

• Tentukan Struktur Rapat: Meskipun rapat informal lebih fleksibel dan rileks dibandingkan rapat formal, penetapan struktur rapat akan menjaga fokus rapat pada topik yang dibicarakan.

• Catat Hasil Rapat: Meskipun tidak seresmi rapat formal, Anda juga bisa mencatat hasil yang dicapai dari rapat informal. Catat poin-poin penting dan bagikan kepada peserta rapat.

Effist Suite Office: Solusi Meeting Room Terbaik untuk Segala Jenis Rapat

Salah satu faktor keberhasilan rapat adalah pemilihan ruang meeting untuk memfasilitasi diskusi yang kondusif dan efektif. Guna menjawab kebutuhan ini, Effist Suite Office menghadirkan layanan meeting room dengan kapasitas yang beragam, mulai dari 4 hingga 60 orang. Ruang meeting kami cocok untuk berbagai jenis rapat, mulai dari rapat formal hingga rapat informal.

Setiap ruang meeting kami dilengkapi dengan fasilitas penunjang seperti meja dan kursi yang nyaman, LCD proyektor, papan tulis dan spidol, koneksi internet berkecepatan tinggi, serta perangkat video conference untuk mendukung rapat secara virtual. Kami juga menawarkan berbagai pilihan paket meeting beserta fasilitas tambahan seperti makan siang, coffee break, notes, mints, dan air mineral. Ruang meeting Effist terletak di dua lokasi strategis Jakarta Selatan, yaitu Gandaria 8 Office Tower dan 88 Office Kota Kasablanka.

Untuk informasi lebih lanjut, hubungi kami melalui email contact@effist.com atau kunjungi halaman “Book Tour”.

Editor: Irnadia Fardila