Kantor perwakilan merupakan salah satu bentuk representasi resmi dari suatu organisasi, perusahaan, atau lembaga di lokasi tertentu, baik di dalam negeri maupun luar negeri. Fungsi utama kantor perwakilan adalah untuk menjalin hubungan, melakukan komunikasi, serta menjalankan berbagai aktivitas yang mendukung tujuan dan kepentingan dari entitas yang diwakili.

Keberadaan kantor perwakilan semakin penting bagi perusahaan yang ingin memperkuat eksistensi bisnis dan memperluas jaringan pasar di daerah atau negara lain. Kenali lebih lanjut tentang apa itu kantor perwakilan serta cara mendirikannya di Indonesia.

Apa yang Dimaksud dengan Kantor Perwakilan?

Kantor perwakilan, atau dikenal juga dengan representative office (RO), adalah sebuah entitas bisnis yang didirikan perusahaan asing untuk mewakili kepentingan mereka di lokasi tertentu, khususnya lokasi di luar wilayah asal mereka. Representative office dimiliki sepenuhnya oleh perusahaan asing tanpa memerlukan mitra bisnis lokal serta tidak memiliki minimal modal tertentu untuk mendirikannya. 

Pendirian representative office banyak dilakukan perusahaan asing untuk melakukan market research terkait kebijakan, regulasi, dan kondisi ekonomi setempat. Hal ini sangat penting bagi perusahaan yang ingin berinvestasi atau ekspansi bisnis ke wilayah baru. Namun, aktivitas yang dilakukan entitas bisnis ini cenderung terbatas, di mana mereka tidak boleh melakukan kegiatan bisnis yang menghasilkan keuntungan. 

Apa Saja Jenis-Jenis Kantor Perwakilan?

Terdapat empat jenis kantor perwakilan yang ada di Indonesia, yaitu:

Kantor Perwakilan Perusahaan Asing (KPPA)

Kantor Perwakilan Perusahaan Asing (KPPA) didirikan untuk menjadi pengawas, penghubung, koordinator, serta mengurus kepentingan perusahaan asalnya. KPPA juga didirikan untuk mempersiapkan pendirian dan pengembangan usaha perusahaan di negara lain. 

Pada pelaksanaannya, KPPA hanya melakukan pengurusan dan kepentingan perusahaannya yang berada di luar negeri tanpa diizinkan melakukan kegiatan usaha. Lokasinya pun ditentukan di gedung perkantoran di ibukota provinsi serta tidak boleh membuka kantor cabang apapun.

Kantor Perwakilan Perusahaan Perdagangan Asing (KP3A)

Kantor Perwakilan Perusahaan Perdagangan Asing (KP3A) didirikan untuk mewakili perusahaan perdagangan asing dalam bentuk agen penjualan (selling agent), agen pabrik (manufacture agent), dan agen pembelian (buying agent). KPPA dan KP3A memiliki fungsi yang mirip, tetapi KP3A lebih berfungsi sebagai sarana untuk mempromosikan produk milik perusahaan induknya di negara lain. Berbeda dari KPPA, lokasi KP3A dibebaskan di berbagai wilayah di Indonesia serta diperbolehkan membuka cabang di wilayah manapun.

Kantor Perwakilan Badan Usaha Jasa Konstruksi Asing (BUJKA)

Kantor Perwakilan Badan Usaha Jasa Konstruksi Asing (BUJKA) merupakan jenis kantor perwakilan untuk perusahaan jasa konstruksi asing di Indonesia. Mereka berfokus memberikan layanan konsultasi untuk perencanaan pekerjaan konstruksi, pelaksanaan pekerjaan konstruksi, hingga pengawasan pekerjaan konstruksi.

Kantor Perwakilan Jasa Penunjang Tenaga Listrik Asing (KPJPLTA)

Kantor Perwakilan Jasa Penunjang Tenaga Listrik Asing (KPJPLTA) adalah jenis kantor perwakilan yang didirikan oleh perusahaan asing di sektor penunjang tenaga listrik. KPJPLTA berfokus mendukung proyek-proyek terkait penyediaan dan pengelolaan tenaga listrik di Indonesia. 

Kegiatan yang dilakukan KPJPLTA terbatas pada konsultasi di bidang instalasi tenaga listrik, pembangunan dan pemasangan instalasi tenaga listrik, dan pemeliharaan instalasi tenaga listrik.

Apa Tujuan Didirikannya Kantor Perwakilan?

Pendirian representative office merupakan langkah strategis bagi perusahaan yang ingin memperluas jangkauan bisnisnya ke daerah atau negara lain. Beberapa tujuan didirikannya jenis kantor ini adalah:

• Sebagai Perpanjangan Perusahaan Induk: Representative office bertujuan untuk mewakili perusahaan induk di negara lain. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mengelola kepentingannya di negara lain dan memperluas jaringan bisnis di pasar lokal tanpa harus melakukan investasi dengan modal besar.

• Riset Pasar dan Hubungan Bisnis: Banyak perusahaan asing mendirikan representative office untuk melakukan riset pasar dan menjalin relasi bisnis dengan mitra lokal. Dengan cara ini, perusahaan asing dapat memahami karakteristik pasar Indonesia sebelum memutuskan untuk berinvestasi lebih lanjut.

• Promosi Brand: Representative office berfungsi untuk mempromosikan brand dan produk perusahaan induk di pasar negara lain. Meski demikian, mereka hanya terbatas pada upaya promosi tanpa kegiatan komersial langsung.

• Pengawasan dan Koordinasi: Representative office dapat bertindak sebagai pengawas dan koordinator antara perusahaan asing dengan berbagai peluang bisnis di negara lain, seperti Indonesia.

Bagaimana Cara Mendirikan Kantor Perwakilan di Indonesia?

Saat mendirikan kantor perwakilan di Indonesia, perusahaan asing harus mengikuti beberapa beberapa langkah serta memenuhi persyaratan dan peraturan yang ditetapkan oleh pemerintah. Jenis KPPA termasuk salah satu jenis kantor perwakilan yang mudah dilakukan di antara keempat jenis lainnya. Berikut adalah prosedur yang perlu ditempuh untuk mendirikan KPPA:

Memenuhi Syarat Pendirian KPPA

Sebelum mendirikan KPPA, perusahaan perlu memenuhi beberapa persyaratan, yaitu:

• Kantor dipimpin oleh satu atau lebih WNA atau WNI yang berperan sebagai pengelola kantor berdasarkan surat penunjukkan yang dibuat oleh perusahaan.
• Kegiatan kantor dibatasi pada perannya sebagai pengurus, penghubung, koordinator, dan pengurus kepentingan perusahaan atau perusahaan afiliasinya di Indonesia.
• Pengelola kantor bertempat tinggal di Indonesia.
• Lokasi KPPA wajib berada di gedung perkantoran yang telah tersedia.

Mengajukan Pendaftaran ke BKPM

Permohonan izin untuk mendirikan KPPA diajukan kepada Kepala BKPM. Dalam hal ini, perusahaan mengisi model KPPA serta menyiapkan dokumen pendukung sebagai lampiran. Beberapa dokumen yang perlu disiapkan adalah:

• Anggaran Dasar dari perusahaan asing yang akan diwakili
• Surat penunjukkan dari perusahaan asing yang akan diwakili
• Salinan paspor untuk WNA dan/atau salinan KTP untuk WNI
• Surat pernyataan mengenai kesediaan untuk tinggal dan bekerja sebagai kantor perwakilan dan tidak melakukan kegiatan bisnis lainnya
• Surat kuasa jika permohonan bukan diajukan oleh manajemen perusahaan

Selanjutnya, izin KPPA diterbitkan dengan ditandatangani oleh Kepala BKPM atau pejabat yang ditunjuk, dengan tembusan kepada Menteri Keuangan, Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi, Kepala Perwakilan RI di negara asal perusahaan, serta gubernur, bupati, atau walikota.

Melapor ke PTSP-PDPPM

Setelah mendapat izin persetujuan, perusahaan dapat segera melapor ke PTSP-PDPPM untuk mendapatkan pengarahan dan bimbingan dalam menyelesaikan perizinan daerah. Langkah ini dilakukan paling lambat tiga bulan sejak surat persetujuan dikeluarkan. Izin tersebut mencakup Surat Keterangan Domisili Perusahaan, NPWP, Surat Pengukuhan Kena Pajak, Tanda Daftar Perusahaan, dan perizinan lainnya. 

Melapor Melalui Sistem OSS

Selain mengurus proses perizinan dan pendirian, KPPA juga perlu melaporkan kegiatan kepada BKPM yang dilakukan secara online melalui website OSS (https://oss.go.id/). 

Bebaskan Diri dari Beban Operasional dengan Solusi Kantor Fleksibel dari Effist

Effist Suite Office merupakan partner terpercaya bagi Anda yang mencari solusi ruang kerja fleksibel lengkap dengan perlengkapan kantor modern. Dengan layanan serviced office, Effist Suite Office menghadirkan ruang kantor siap pakai untuk berbagai jenis perusahaan di pusat bisnis Jakarta Selatan, yaitu Gandaria 8 Office Tower dan 88Office Kota Kasablanka. 

Ruang kantor premium dari Effist dilengkapi dengan fasilitas seperti internet berkecepatan tinggi, kursi dan meja kantor ergonomis, hingga layanan sekretaris, kebersihan, dan administrasi professional. Effist juga menyediakan ruang meeting dalam berbagai ukuran untuk memfasilitasi berbagai jenis pertemuan, mulai dari diskusi tim hingga meeting dengan klien. Anda dapat memulai operasional di ruang kantor kami tanpa perlu repot memikirkan perabotan atau perlengkapan lainnya.

Untuk informasi lebih lanjut seputar layanan serviced office, hubungi kami melalui email contact@effist.com. 

Editor: Irnadia Fardila