Popularitas hybrid meeting semakin meningkat seiring dengan meluasnya implementasi remote working di berbagai sektor industri. Melalui rapat hybrid, perusahaan berusaha menggabungkan kehadiran fisik dan virtual agar kolaborasi tetap berjalan efektif tanpa terhalang jarak. Tren rapat hybrid dinilai efektif dalam menjawab tantangan global, mulai dari penghematan biaya perjalanan hingga peningkatan produktivitas tim di berbagai lokasi. 

Penerapan hybrid meeting tidak lagi dianggap sebagai alternatif, tetapi menjadi strategi penting untuk memperluas partisipasi serta memastikan semua orang dapat berkontribusi. Artikel ini akan membahas lebih lanjut apa itu hybrid meeting, keuntungan dan tantangan, hingga yang bisa Anda lakukan untuk menjalankannya dengan efektif.

Apa Itu Hybrid Meeting?

Hybrid meeting atau pertemuan hybrid adalah jenis rapat yang menggabungkan pertemuan tatap muka dengan pertemuan secara online. Sebagian peserta rapat dapat memilih hadir secara fisik di ruang rapat atau bergabung secara virtual melalui media video conference atau platform online meeting. Hybrid meeting memerlukan peralatan rapat seperti laptop, kabel koneksi HDMI, mikrofon, sound system, LCD proyektor, maupun software kolaborasi untuk memfasilitasi komunikasi yang jelas dengan seluruh peserta, baik yang berada di lokasi rapat maupun bergabung secara virtual.

Penerapan hybrid meeting menawarkan fleksibilitas karena dapat mengikutsertakan peserta dari berbagai tempat tanpa terhambat lokasi yang jauh. Jenis rapat hybrid sangat menguntungkan bagi perusahaan dengan kebijakan remote working atau perusahaan multinasional dengan tim yang tersebar di berbagai negara.

Bagaimana Cara Kerja Hybrid Meeting?

Pertemuan hybrid bekerja dengan memanfaatkan berbagai gabungan teknologi yang mampu menyatukan proses diskusi tatap muka serta virtual. Dalam penerapannya, beberapa peserta rapat akan hadir langsung di ruang rapat. Sementara peserta lainnya dapat mengikuti agenda rapat secara virtual melalui platform online meeting atau video conference seperti Zoom atau Microsoft Teams. Platform ini memungkinkan komunikasi audio dan video secara real-time dengan para peserta dari lokasi apapun. 

Baik ruang rapat maupun peserta rapat yang bergabung secara virtual perlu memiliki jaringan internet yang kuat dan stabil untuk mendukung kelancaran diskusi. Peralatan lainnya seperti LCD proyektor, mikrofon, speaker, dan alat seperti papan tulis virtual dapat memastikan semua peserta dapat mengetahui isi diskusi rapat terlepas dari lokasi mereka. 

Keuntungan dan Tantangan Menjalankan Hybrid Meeting

Meskipun hybrid meeting membuka peluang kolaborasi yang lebih luas, jenis rapat ini juga tidak lepas dari tantangan saat pelaksanaannya. Beberapa keuntungan dan tantangan yang bisa dirasakan saat menjalankan hybrid meeting adalah:

Keuntungan Hybrid Meeting

• Fleksibilitas: Keuntungan utama dari hybrid meeting adalah fleksibilitas dalam menghadiri rapat. Peserta dapat memilih untuk bergabung secara tatap muka atau hadir secara virtual berdasarkan jadwal atau kondisi mereka. Hal ini turut berkontribusi dalam meningkatkan work-life balance peserta yang tidak harus menghadiri rapat secara langsung.

• Menghemat Biaya dan Waktu: Pertemuan hybrid dapat mengurangi biaya dan waktu yang dikeluarkan untuk mencapai tempat meeting, khususnya jika rapat tersebut diadakan di luar kantor. Peserta rapat pun dapat hadir lebih tepat waktu tanpa perlu memusingkan keterlambatan akibat perjalanan yang macet dan jauh.

• Angka Kehadiran yang Lebih Tinggi: Pertemuan hybrid tidak lagi membatasi kehadiran peserta rapat secara langsung. Hal ini memungkinkan lebih banyak orang untuk hadir dan terlibat di dalam rapat meskipun berada di tempat yang jauh. 

• Dokumentasi Meeting yang Lebih Baik: Rapat hybrid umumnya mendokumentasikan rapat menggunakan platform online meeting. Hasil dokumentasi ini akan memudahkan peserta untuk mengulas kembali hasil dari diskusi rapat.

Tantangan Hybrid Meeting

• Masalah Teknis: Masalah teknis adalah salah satu tantangan utama saat menjalankan hybrid meeting. Contoh masalah ini dapat berupa jaringan internet yang tidak stabil, kualitas video dan audio yang jelek, hingga kesulitan menangkap suara dari peserta yang hadir secara fisik di ruang meeting. Hal ini dapat mengganggu alur komunikasi selama rapat.

• Kurang Merasa Dilibatkan: Peserta rapat yang bergabung secara online dapat merasa terisolasi dan kurang dilibatkan dalam diskusi rapat. Peserta yang hadir secara tatap muka dapat lebih dominan dalam berbicara, sementara peserta virtual merasa diabaikan atau tidak didengar. Hasilnya, peserta menjadi kurang termotivasi untuk ikut serta ke dalam diskusi dan hanya menjadi pengamat di dalam rapat.

• Etika Rapat yang Buruk: Etika rapat yang buruk dapat menimbulkan ketidaknyamanan hingga reputasi negatif, khususnya pada rapat bersama klien atau mitra bisnis. Hal ini dapat mencakup terlambat hadir serta interupsi yang terlalu sering. 

• Masalah Keamanan: Salah satu masalah dalam hybrid meeting adalah sulitnya menerapkan protokol keamanan data saat rapat berlangsung. Peserta virtual dapat menghadiri meeting dengan jaringan internet yang kurang aman atau di tempat yang ramai seperti coworking space. Hal ini dapat menjadi masalah jika rapat tersebut memerlukan pembagian data-data rahasia.

Strategi Melaksanakan Hybrid Meeting dengan Baik

Bagi Anda yang ingin mengadakan hybrid meeting, berikut adalah beberapa cara efektif untuk melaksanakan rapat ini dengan optimal:

Buat Agenda dari Jauh-Jauh Hari

Langkah pertama adalah membuat agenda rapat dari jauh-jauh hari. Agenda tersebut perlu mencakup tema rapat yang akan didiskusikan serta waktu, tanggal, dan tempat dilakukannya rapat. Jika Anda melibatkan peserta dengan zona waktu berbeda, pastikan Anda menentukan waktu yang cocok untuk semua pihak. Pengiriman agenda sejak dini akan memudahkan peserta dalam meluangkan waktu untuk hybrid meeting.

Cek Fasilitas Meeting

Lakukan pengecekan untuk memastikan semua fasilitas meeting room berfungsi optimal. Hal ini termasuk perlengkapan di ruang meeting fisik maupun untuk terhubung dengan peserta virtual, seperti jaringan internet yang stabil, fasilitas video, serta sound system yang baik. Anda juga dapat meminta peserta virtual untuk mengecek peralatan mereka pada agenda rapat, sehingga meeting dapat berjalan lancar tanpa kendala teknis.

Atur Tata Ruang Meeting

Atur layout ruang meeting Anda untuk menyeimbangkan interaksi antara peserta yang hadir secara langsung dengan peserta virtual. Pastikan kamera dapat menangkap seluruh peserta, mikrofon dapat menangkap suara dengan jelas, serta layar menampilkan peserta virtual dengan jelas. Penataan yang tepat akan membuat semua peserta merasa terlibat di dalam diskusi.

Tentukan Moderator Rapat

Moderator rapat bertujuan untuk mengatur jalannya rapat agar tetap fokus dan terarah. Selain memastikan setiap peserta mendapatkan giliran berbicara, moderator juga dapat membantu jika terjadi masalah teknis serta berkoordinasi antara peserta offline dan peserta virtual. Kehadiran moderator dapat membuat hybrid meeting menjadi lebih terstruktur dan efisien.

Kumpulkan Feedback Setelah Rapat

Setelah rapat hybrid selesai, buat form feedback untuk meminta masukan peserta mengenai pengalaman mereka. Feedback ini bermanfaat untuk mengevaluasi kualitas rapat, mulai dari teknis hingga alur diskusi. Evaluasi rutin sangat penting untuk pelaksanaan hybrid meeting selanjutnya agar berjalan lebih baik dan produktif.

Effist Suite Office: Solusi Meeting Room Terbaik untuk Hybrid Meeting Tanpa Gangguan

Ingin mengadakan hybrid meeting tetapi tidak memiliki fasilitas maupun ruangan yang memadai untuk menjalankannya? Jangan khawatir, Effist Suite Office punya solusinya! Effist Suite Office menghadirkan layanan meeting room terbaik dengan standar profesional tinggi. Layanan ruang meeting kami berada di dua lokasi strategis di Jakarta Selatan, yaitu 88 Office Kota Kasablanka dan Gandaria 8 Office Tower. 

Layanan meeting room dari Effist menyediakan berbagai jenis ruang meeting dan kapasitas beragam, mulai dari diskusi kecil berisi 4 orang hingga meeting berskala besar berisi 25–45 orang. Fasilitas penunjang meeting room Effist meliputi internet berkecepatan tinggi, LCD proyektor, meja dan kursi ergonomis, hingga video conferencing untuk memfasilitasi meeting secara online. Effist juga menyediakan berbagai paket meeting room dengan benefit tambahan seperti coffee, tea, snack, lunch, catatan, mints, dan air minum untuk menjaga kenyamanan selama rapat berlangsung. 

Jadikan setiap meeting Anda lebih produktif dan berhasil bersama Effist Suite Office! Untuk informasi lebih lanjut, hubungi kami melalui email contact@effist.com. 

Editor: Irnadia Fardila