News and Article

7 Cara Menata Ruang Kantor untuk Optimalkan Produktivitas

Ketatnya persaingan bisnis memunculkan kebutuhan untuk mendorong efisiensi kinerja karyawan. Langkah seperti penerapan teknologi terbaru atau pengembangan rencana bisnis dapat menjadi solusi yang tepat. Namun, aspek tata ruang kantor juga tidak boleh diabaikan. Penting bagi perusahaan untuk mengetahui cara menata ruang kantor yang benar dengan mengedepankan kenyamanan karyawan. 

Penataan ruang kantor yang memadai tidak hanya mendukung produktivitas, tetapi juga meningkatkan kualitas hasil kerja serta kolaborasi antar karyawan. Bagi Anda yang ingin mengetahui tips menata ruang kantor untuk mengakomodasi kebutuhan karyawan, simak penjelasan lengkapnya di bawah ini.

Apa Manfaat Tata Ruang Kantor yang Baik?

Karyawan yang bekerja di kantor dapat menghabiskan sebagian besar jam kerjanya dengan duduk di depan meja. Tanpa penataan ruang kantor yang baik, karyawan akan sulit berkonsentrasi, mudah lelah, hingga mengalami burnout. Hal ini akan berdampak pada terhambatnya proses kerja karyawan. 

Risiko ini dapat ditangani dengan memperhatikan tata ruang kantor yang sehat untuk karyawan. Selain pengaturan meja, detail seperti penerangan, suhu ruangan, hingga jenis kursi dan meja menjadi aspek penting dalam menata ruang kantor yang baik. Lingkungan kerja yang nyaman dan kondusif memudahkan karyawan untuk fokus dalam menyelesaikan pekerjaan, sehingga produktivitas dapat naik secara signifikan. Kesehatan fisik dan mental karyawan pun menjadi lebih terjaga di dalam ruang kantor yang sehat.

Tata ruang yang nyaman turut berperan dalam mendorong retensi karyawan. Angka retensi menunjukkan usaha perusahaan dalam mempertahankan karyawan berkualitas melalui lingkungan kerja yang positif. Hal ini juga bermanfaat untuk meningkatkan citra perusahaan di mata karyawan dan klien.

Hal Apa Saja yang Harus Diperhatikan dalam Penataan Ruang Kantor?

Tata ruang kantor yang ideal adalah jenis tata ruang yang mendukung operasional karyawan dan perusahaan. Maka dari itu, dibutuhkan perencanaan yang tepat sebelum merancang ruang kantor untuk karyawan. Kenali aspek-aspek penting yang wajib diperhatikan saat menata ruang kantor:

Luas Ruangan

Penataan ruang kantor yang efektif mengharuskan Anda untuk memaksimalkan ruangan yang akan ditempati. Luas ruangan akan mempengaruhi tata letak meja serta ruang yang diperlukan karyawan untuk bergerak, sehingga tidak menimbulkan rasa sempit. Jumlah karyawan yang menempati ruangan juga harus dipertimbangkan agar semua karyawan mendapatkan ruang yang cukup untuk bekerja. 

Sesuaikan dengan Kebutuhan Karyawan

Setiap divisi perusahaan memiliki kebutuhan yang berbeda dalam menjalankan pekerjaan mereka. Maka dari itu, tata ruang kantor yang akan direncanakan haruslah menjawab kebutuhan-kebutuhan tersebut. Misalnya adalah penyediaan teknologi seperti mesin fotokopi, printer, atau stop kontak untuk menunjang kinerja karyawan. 

Anda juga bisa mempertimbangkan jenis tata ruang yang diperlukan karyawan. Contohnya adalah tata ruang terbuka untuk memudahkan kolaborasi atau tata ruang tertutup untuk memberikan privasi dan meningkatkan konsentrasi. Kombinasi keduanya juga dapat dilakukan untuk menciptakan tata ruang yang dinamis.

Budget Penataan Ruang

Sebelum merencanakan penataan ruang kantor, Anda perlu memastikan budget yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan tata ruang kantor tersebut. Budget dalam menata ruang kerja kantor dapat meliputi furnitur, peralatan kantor, hingga biaya pemasangannya. Luas ruangan akan mempengaruhi cara Anda dalam menata ruang kantor, sehingga perlu menyesuaikan dengan biaya yang akan dikeluarkan.

Bagaimana Cara Menata Ruang Kantor Agar Lebih Nyaman?

Perencanaan ruang kerja karyawan perlu memenuhi standar ruang kantor yang ideal. Artinya, tata ruang Anda harus mampu mendorong kolaborasi, kenyamanan, kreativitas, dan efisiensi selama bekerja. Ikuti langkah di bawah ini untuk menciptakan desain ruang kantor yang nyaman bagi karyawan Anda:

Buat Pencahayaan dan Ventilasi yang Memadai

Idealnya, penerangan untuk tata ruang kantor memanfaatkan pencahayaan alami seperti sinar matahari. Dilansir dari UCLA Health, pencahayaan alami dapat meningkatkan mood dan kebahagiaan yang berguna untuk efisiensi kerja. Jika kesulitan menghadirkan pencahayaan alami di tata ruang Anda, lampu dengan penerangan yang cukup dapat menjadi solusi agar karyawan dapat melihat dengan jelas.

Ventilasi juga menjadi aspek vital dalam menata ruang kantor yang nyaman. Ventilasi yang baik memungkinkan sirkulasi udara berlangsung lancar, sehingga ruangan kerja terasa sejuk dan tidak pengap. Menyediakan pencahayaan dan ventilasi yang cukup berguna untuk menjaga kesehatan karyawan Anda selama bekerja serta terhindar dari risiko kesehatan seperti mata lelah, sakit kepala, stres, hingga kesulitan bernapas.

Lengkapi Fasilitas Kantor

Ruang kantor yang nyaman perlu dilengkapi dengan fasilitas untuk memudahkan pekerjaan karyawan. Fasilitas dapat meliputi stop kontak, printer, telepon, mesin fotokopi, atau alat lainnya yang dapat diakses dalam jarak yang relatif dekat. Anda juga bisa menyediakan fasilitas untuk mendukung kolaborasi seperti papan tulis dan spidol. Fasilitas ini akan memudahkan karyawan dalam melakukan diskusi atau brainstorming.

Pilih Warna yang Tepat

Permainan warna pada tembok, dekorasi, dan furnitur ruang kantor dapat mempengaruhi mood karyawan selama bekerja. Beberapa warna seperti biru dan hijau dikenal sebagai warna yang tenang dan dapat mendukung produktivitas kerja. Sementara warna putih menonjolkan nuansa bersih, segar, dan mampu memberikan kesan ruangan yang luas. Kombinasi warna yang tepat pada interior kantor dapat menciptakan suasana bekerja yang nyaman.

Utamakan Unsur Ergonomis

Aspek ergonomis dalam sebuah ruang kerja merujuk pada ruangan yang didesain untuk efisiensi dan kenyamanan penggunanya. Tata ruang ergonomis bertujuan untuk menghindari risiko cedera dan kelelahan selama bekerja. Contoh unsur ergonomis dalam ruang kerja adalah tinggi meja atau kursi yang dapat disesuaikan, sandaran pada kursi, serta lampu dan ventilasi yang memadai.

Maksimalkan Ruang Penyimpanan

Kesan rapi pada sebuah ruangan turut berperan dalam meningkatkan kenyamanan karyawan saat bekerja. Dalam hal ini, Anda perlu menghindari kemungkinan peralatan kantor, dokumen, atau kabel yang berserakan. Solusi dari permasalahan ini adalah dengan mengimplementasikan ruang penyimpanan yang rapi dalam perencanaan tata ruang kantor. Ruang penyimpanan juga berguna untuk membuat banyak ruang kosong, sehingga Anda dapat memaksimalkan ruangan untuk tata letak yang efektif.

Manfaatkan Tanaman Sebagai Dekorasi

Menempatkan tanaman di sudut ruang kantor tidak hanya menyajikan fungsi estetika, tetapi juga menyegarkan suasana di ruang kerja. Tanaman berguna untuk membersihkan udara, mengurangi kebisingan, hingga meningkatkan produktivitas dan kreativitas. Warna hijau tanaman juga bermanfaat untuk mengistirahatkan mata setelah menatap layar komputer dalam waktu yang lama. Peletakan tanaman yang strategis dapat memaksimalkan manfaatnya terhadap kinerja karyawan.

Sesuaikan Suhu di Ruang Kantor

Menata ruang kantor yang nyaman tidak terlepas dari mengatur suhu ruangan yang cocok. Tidak jarang suhu ruang yang terlalu panas atau dingin menghambat konsentrasi saat bekerja. Setiap karyawan memiliki preferensi tersendiri mengenai suhu ruang yang disukai. Namun, Anda dapat memilih suhu ruang dalam rentang angka yang dapat diterima mayoritas karyawan, seperti dalam kisaran angka 20°–25°C.

Inspirasi Desain Ruang Kantor Modern

Setelah melihat tips penataan ruang kantor, Anda juga perlu mengetahui contoh desain ruang kantor yang tepat untuk diterapkan di perusahaan. Ragam desain ruang kantor berikut ini dapat menjadi inspirasi dalam mewujudkan tata ruang kantor modern yang memenuhi kebutuhan karyawan Anda.

Desain Ergonomis

Desain ergonomis semakin ramai diimplementasikan pada penataan ruang kantor modern karena berguna untuk meminimalisasi risiko cidera dan meningkatkan kenyamanan selama bekerja. Fasilitas kantor yang ergonomis akan mendorong produktivitas karyawan secara signifikan.

Ruang Kolaborasi

Sebuah kolaborasi aktif dapat membuahkan ide baru hingga solusi pemecahan masalah. Saat menata ruang kantor yang nyaman, penting untuk menciptakan ruang kolaborasi untuk memfasilitasi pertukaran ide antar karyawan. Anda dapat menata ruang kolaborasi formal untuk meeting atau area untuk diskusi informal.

Desain Dinding Kaca

Penggunaan dinding kaca dapat menonjolkan kesan luas dan terbuka di kantor Anda. Tidak hanya itu, dinding kaca bermanfaat untuk memaksimalkan cahaya alami yang masuk ke dalam ruangan. Anda juga dapat merasakan sentuhan modern dari pemanfaatan dinding kaca dalam dekorasi tata ruang kantor.

Ruang Privat

Meskipun ruang kerja terbuka dapat memfasilitasi diskusi, ruang privat dapat menjadi solusi bagi karyawan atau tim yang membutuhkan lebih banyak konsentrasi saat bekerja. Ruangan ini dapat berupa ruang pribadi agar karyawan dapat bekerja lebih fokus dan terhindar dari gangguan. 

Desain Fleksibel

Desain fleksibel menjadi salah satu pilihan populer dalam penataan ruang kantor modern. Penerapan desain fleksibel sangat beragam, mulai dari opsi ruang kerja terbuka atau tertutup, penempatan duduk yang dibebaskan, hingga peralatan seperti meja dan kursi yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan karyawan.

Effist Suite Office: Solusi Optimalkan Produktivitas dengan Kantor yang Terorganisir

Menciptakan ruang kantor yang produktif menjadi semakin mudah dengan menggunakan Effist Suite Office. Layanan serviced office dari Effist Suite Office memungkinkan Anda dalam menata ruang kantor yang tepat untuk memfasilitasi kebutuhan karyawan dan perusahaan.

Serviced office Effist Suite Office dirancang dengan fasilitas modern untuk menunjang efisiensi kerja sehari-hari, seperti internet berkecepatan tinggi, ruang meeting untuk kolaborasi aktif, lounge, hingga pantry. Desain elegan dan profesional pada tata ruang kantor Effist Suite Office dapat menjadi nilai tambah bagi reputasi perusahaan Anda. Jika Anda mencari solusi ruang kantor produktif dengan lokasi strategis di Jakarta Selatan, Effist Suite Office dapat menjadi jawaban terbaik. 

Tertarik untuk meningkatkan produktivitas dengan ruang kerja yang terorganisir? Hubungi Effist Suite Office melalui email contact@effist.com untuk informasi lebih lanjut.

Editor: Cardila Ladini