Meeting room atau ruang rapat adalah sebuah ruangan yang banyak digunakan perusahaan untuk mendiskusikan ide-ide baru hingga mengambil keputusan bisnis penting. Namun, dalam menyiapkan ruang rapat yang mampu mewadahi diskusi dengan efektif, fasilitas meeting room yang lengkap dan memadai tidak boleh dilupakan. 

Fasilitas meeting room yang baik dapat mendukung kelancaran rapat, mulai dari peralatan presentasi modern, koneksi internet stabil, hingga tata ruang rapat yang nyaman. Artikel ini akan membahas lebih lanjut macam-macam fasilitas yang wajib tersedia di meeting room dan pentingnya fasilitas yang memadai untuk keberhasilan rapat.

Apa Saja Fasilitas yang Harus Dimiliki Meeting Room?

Fasilitas di ruang rapat merupakan komponen penting untuk memastikan diskusi berlangsung produktif, nyaman, dan lancar. Beberapa fasilitas yang wajib tersedia di dalam meeting room adalah:

Meja dan Kursi yang Nyaman

Selama rapat, peserta rapat akan membutuhkan tempat untuk duduk dengan nyaman serta tempat untuk meletakkan laptop, dokumen, atau alat tulis. Di sinilah pentingnya meja dan kursi rapat yang tidak hanya nyaman, tetapi juga ergonomis. Fasilitas yang ergonomis berfungsi mengurangi rasa lelah saat melakukan rapat yang cukup lama.

Perlengkapan Audio dan Visual

Perlengkapan audio dan visual mencakup proyektor atau layar besar beserta sound system yang memadai. Peralatan ini membantu menayangkan presentasi bisnis, video, dan bahan visual lainnya dengan lebih efektif. Sound system yang memadai memastikan semua partisipan atau partisipan remote dapat mendengar suara dari pembicara, sehingga menunjang kelancaran diskusi.

Jaringan Internet Berkecepatan Tinggi

Internet berkecepatan tinggi di dalam ruang rapat berfungsi untuk memfasilitasi komunikasi secara online, melakukan riset online, atau membagi dokumen secara online dengan partisipan lain. Jaringan internet juga sangat penting untuk memfasilitasi virtual meeting atau video conference yang efisien.

Perlengkapan Video Conference

Teknologi video conference memungkinkan dua pihak atau lebih untuk melakukan meeting secara virtual dan real-time menggunakan video dan audio lewat jaringan internet. Fasilitas seperti kamera, mikrofon, dan monitor yang terintegrasi dengan software video conference seperti Zoom dan Google Meet dapat mengakomodasi virtual meeting dengan lebih efektif, sehingga peserta yang menghadiri rapat secara online bisa memahami diskusi rapat.

Pencahayaan dan Suhu Memadai

Pencahayaan dalam ruangan yang ideal membantu partisipan dalam menulis notulen rapat atau membaca dokumen yang disediakan. Sistem kontrol suhu juga berfungsi untuk menjaga suhu dan kualitas udara dalam ruangan yang baik. Dengan demikian, peserta rapat dapat tetap fokus dan nyaman saat mengikuti rapat.

Papan Tulis

Papan tulis lengkap dengan spidol dapat digunakan untuk proses brainstorming, menuangkan ide, atau membuat catatan selama rapat berlangsung. Adanya papan tulis dapat mendorong interaksi aktif antara pembicara dan peserta selama rapat.

Stopkontak

Tingginya penggunaan alat elektronik seperti laptop dan handphone selama rapat membuat stopkontak menjadi fasilitas ruang rapat yang perlu disediakan. Stopkontak yang banyak dan terjangkau dapat mencegah terganggunya rapat akibat baterai habis. Dengan demikian, alat elektronik yang digunakan untuk menunjang berjalannya rapat dapat terus beroperasi.

Furnitur dan Layout Ruangan Fleksibel

Beberapa jenis ruang rapat dapat memiliki meja dan kursi yang bisa ditata ulang untuk keperluan meeting tertentu. Misalnya adalah untuk keperluan seminar atau workshop. Furnitur dan layout yang fleksibel dapat memaksimalkan ruang yang tersedia di dalam meeting room untuk memfasilitasi berbagai jenis meeting. 

Alat Tulis

Perlengkapan alat tulis seperti pulpen, notepad, spidol, dan sticky note dapat membantu partisipan dalam mencatat materi yang mereka butuhkan selama rapat. Tersedianya alat tulis ini akan menghemat waktu serta menjaga rapat tetap berjalan efisien.

Area Istirahat

Pada meeting yang berlangsung cukup lama, adanya area istirahat berisi jamuan seperti air, kopi, atau cemilan ringan dapat menjaga energi peserta rapat tetap optimal. Area istirahat khusus di luar ruang rapat dapat membantu peserta menyegarkan diri dan mengembalikan konsentrasi untuk rapat.

Apa Pentingnya Fasilitas Memadai untuk Meeting Room?

Fasilitas yang lengkap dan memadai di ruang rapat diperlukan untuk menciptakan suasana rapat yang kondusif untuk proses diskusi yang efektif. Misal, ketika sebuah meeting room dilengkapi dengan fasilitas seperti meja dan kursi yang nyaman, perlengkapan audiovisual, pencahayaan dan suhu yang nyaman, hingga jaringan internet kuat, peserta dapat fokus pada agenda rapat mereka tanpa adanya gangguan. Dengan demikian, diskusi maupun pengambilan keputusan bisa berlangsung lancar.

Tidak hanya itu, fasilitas yang memadai dapat mendukung berjalannya berbagai jenis meeting, mulai dari sesi brainstorming hingga presentasi formal. Misal, sound system yang memadai dapat memastikan semua peserta mendengar isi rapat, khususnya pada rapat berskala besar atau rapat dengan peserta remote. Maka dari itu, tersedianya fasilitas meeting room yang memadai tidak hanya menjaga kelancaran diskusi, tetapi juga fokus dan keterlibatan peserta selama rapat.

Tips Memilih Meeting Room yang Tepat

Beberapa perusahaan memilih mencari meeting room di luar kantor untuk menciptakan suasana baru yang lebih kondusif. Berikut adalah beberapa tips memilih meeting room sesuai kebutuhan diskusi Anda:

Tentukan Tujuan dan Jenis Meeting

Tips pertama adalah menentukan tujuan dan jenis meeting yang akan diadakan. Hal ini bertujuan untuk menyesuaikan layout, ukuran, dan fasilitas meeting room yang dibutuhkan. Misal, jika Anda akan mengadakan meeting dengan klien, Anda dapat memilih ruang meeting dengan layout kotak untuk memfasilitasi diskusi tatap muka. 

Pastikan Ketersediaan Fasilitas

Selanjutnya, pastikan meeting room yang dipilih memiliki fasilitas yang diperlukan untuk melaksanakan rapat. Misal, jika Anda akan mengadakan training dengan banyak peserta, Anda memerlukan ruang meeting dengan fasilitas sound system, mikrofon, dan proyektor yang memadai agar semua peserta dapat memahami materi yang disampaikan.

Pertimbangkan Lokasi dan Aksesibilitas

Beberapa meeting room terletak di lokasi strategis, seperti pusat bisnis atau area yang terjangkau transportasi umum. Lokasi yang strategis akan memudahkan peserta rapat untuk menjangkau meeting room dan hadir tepat waktu.

Tetapkan Budget Anda

Tentukan budget yang ingin Anda keluarkan untuk menyewa meeting room. Pertimbangkan semua biaya terkait meeting room yang Anda butuhkan, termasuk ruangan, penyewaan fasilitas, katering, dan tambahan lainnya. Hal ini akan membantu Anda menemukan meeting room yang tepat tanpa mencekik keuangan bisnis Anda. 

Dari Diskusi Tim hingga Rapat Skala Besar, Meeting Room Effist Siap Mendukung Anda

Meeting room yang dilengkapi dengan fasilitas memadai berperan penting dalam memastikan keberhasilan segala jenis meeting, mulai dari diskusi tim hingga meeting berskala besar. Effist Suite Office melalui layanan meeting room menghadirkan ruang meeting dalam berbagai ukuran untuk mengakomodasi berbagai jenis meeting.

Kapasitas ruang meeting Effist dapat memfasilitasi diskusi kecil berisi 4 orang hingga pertemuan berskala besar berisi 25–40 orang. Layanan ruang meeting Effist berlokasi di pusat bisnis strategis Jakarta Selatan, yaitu Gandaria 8 Office Tower dan 88 Office Kota Kasablanka.

Ruang meeting Effist juga dilengkapi dengan fasilitas penunjang, mulai dari internet berkecepatan tinggi, LCD proyektor, meja dan kursi ergonomis, hingga video conferencing untuk memfasilitasi meeting secara online. Kami juga menyediakan berbagai paket ruang meeting dengan benefit tambahan meliputi coffee break, lunch, catatan, mints, dan air minum untuk kenyamanan selama rapat berlangsung. 

Hubungi kami sekarang melalui contact@effist.com untuk informasi lebih lanjut tentang layanan meeting room kami.

Editor: Irnadia Fardila