Berbagai jenis perusahaan, mulai dari unit usaha kecil seperti UMKM hingga perusahaan berskala besar, selalu mencari cara untuk mengoptimalkan kualitas hasil kerja mereka. Hal ini bertujuan untuk meningkatkan produktivitas, mendukung pertumbuhan bisnis, serta mendorong pendapatan perusahaan tanpa membuang terlalu banyak waktu, tenaga, dan biaya. Untuk mewujudkannya, diperlukan upaya meningkatkan efisiensi kerja pada operasional bisnis sehari-hari.

Meningkatkan efisiensi artinya membantu karyawan untuk bekerja lebih cerdas, bukan lebih keras. Kenali lebih lanjut tentang apa itu efisiensi kerja serta bagaimana meningkatkan efisiensi untuk produktivitas yang lebih baik.

Apa yang Dimaksud dengan Efisiensi Kerja?

Efisiensi kerja adalah kemampuan menyelesaikan pekerjaan secara optimal dengan tidak membuang waktu, tenaga, dan biaya. Efisiensi mengukur seberapa baik seorang karyawan maupun perusahaan mengelola sumber daya yang dimiliki untuk mencapai target. Bekerja secara efisien artinya tidak hanya menyelesaikan tugas, tetapi juga bekerja cepat dan akurat dengan waktu dan sumber daya yang dibutuhkan sambil mempertahankan kualitas kerja.

Efisiensi kerja akan berdampak pada produktivitas yang lebih tinggi, sehingga perusahaan dapat mencapai target bisnis dengan lebih baik serta mampu bertahan di industri. Efisiensi juga dapat meningkatkan performa serta kepuasan karyawan terhadap pekerjaan mereka. Pelanggan juga merasa lebih puas dengan efisiensi kerja karyawan yang tinggi.

Apa Saja Faktor yang Mempengaruhi Efisiensi Kerja?

Beberapa contoh faktor berikut ini dapat mempengaruhi efisiensi kerja, seperti:

Lingkungan Kerja

Bukan hal yang aneh jika karyawan merasa tidak nyaman di lingkungan kerja yang negatif, seperti lingkungan kantor yang kotor hingga rekan kerja dan atasan yang buruk. Sebaliknya, lingkungan kerja yang nyaman, positif, dan suportif akan mendukung performa kerja, motivasi kerja, serta efisiensi kerja. 

Sebagai contoh, ruang kantor yang bersih, sirkulasi udara yang baik, hingga pencahayaan alami yang baik akan menghindarkan karyawan dari masalah kesehatan selama bekerja. Rekan kerja yang suportif dan kolaboratif akan mendukung efisiensi kerja semakin optimal. Hasilnya, karyawan dapat mengembangkan rutinitas kerja yang sehat serta berkontribusi pada tenaga kerja produktif.

Gaji dan Tunjangan Lainnya

Gaji seringkali menjadi tujuan utama seorang karyawan bekerja. Mendapatkan nominal gaji yang sepadan dengan beban kerja akan mendorong dedikasi dan efisiensi karyawan saat bekerja. Perusahaan juga dapat memberikan bonus sebagai apresiasi atas performa kerja karyawan yang melampaui ekspektasi. Tunjangan lainnya seperti tunjangan kesehatan, tunjangan pensiun, atau tunjangan hari raya juga menjadi motivasi untuk bekerja lebih efisien dan produktif.

Kesempatan Perkembangan Karir

Banyak yang menginginkan kesempatan perkembangan karir demi mendukung pertumbuhan diri dan profesional. Tanpa adanya kesempatan ini, karyawan dapat merasa suntuk dan tidak berkembang, serta berpotensi menurunkan rasa percaya diri. Proses mengembangkan karir dapat dilakukan melalui training, seminar, workshop, dan sebagainya. Kesempatan perkembangan karir akan membuat karyawan merasa puas dan aman dengan pekerjaannya, serta meningkatkan rasa percaya diri.

Kesejahteraan Karyawan

Kesejahteraan karyawan merujuk pada kondisi kesehatan fisik dan mental karyawan. Berbagai aspek seperti lingkungan kerja, gaji, hingga perkembangan karir berkontribusi pada kesejahteraan karyawan selama bekerja. Aspek lainnya yang menunjang kesejahteraan karyawan adalah penyediaan fasilitas kantor yang memadai serta sistem kerja yang sehat. Karyawan yang merasa kesejahteraannya diperhatikan akan lebih berkomitmen dan efisien saat bekerja. 

Bagaimana Cara Meningkatkan Efisiensi Kerja?

Sikap kerja yang efisien sangat penting untuk mewujudkan keberhasilan bisnis. Rutinitas kerja yang sehat dan terstruktur akan membantu Anda untuk menghasilkan output berkualitas tinggi tanpa membuang-buang sumber daya yang dimiliki. Contoh strategi yang bisa Anda terapkan untuk meningkatkan efisiensi kerja adalah:

Tetapkan Target yang Realistis

Target yang realistis memberikan arahan serta ekspektasi yang jelas. Hal ini akan membantu Anda dalam memprioritaskan pekerjaan serta mengelola waktu dengan baik untuk mencapai target tersebut. Anda akan lebih percaya diri dan termotivasi dalam menyelesaikan pekerjaan, sehingga berdampak pada hasil kerja yang berkualitas.

Buat To-Do List

Anda mungkin mendapatkan tumpukan pekerjaan setiap harinya. Untuk meningkatkan efisiensi kerja, sebuah to-do list dapat dibuat dengan menyusun daftar pekerjaan yang diprioritaskan beserta deadline-nya. Daftar ini akan membantu pengelolaan waktu yang efektif serta memastikan tidak ada pekerjaan yang terlewat. 

Ukur Waktu Kerja Anda

Level produktivitas dapat dievaluasi dengan mengukur seberapa lama waktu yang dihabiskan untuk menyelesaikan sebuah pekerjaan. Evaluasi akan membantu Anda melihat pekerjaan mana yang memakan banyak waktu. Anda dapat berfokus untuk meningkatkan efisiensi saat menyelesaikan pekerjaan tersebut sambil memakai kemampuan manajemen waktu untuk menyelesaikan pekerjaan sehari-hari.

Istirahat Secara Berkala

Meningkatkan efisiensi tidak selalu berfokus pada bekerja, tetapi juga beristirahat secara berkala. Istirahat membantu untuk menyegarkan tubuh dan pikiran sejenak, sehingga Anda dapat kembali melanjutkan pekerjaan dengan pikiran jernih dan energi baru. Anda dapat beristirahat selama beberapa menit di selang waktu bekerja dengan meregangkan tubuh atau berjalan sebentar.

Buat Lingkungan Kerja yang Nyaman

Lingkungan kerja turut berkontribusi dalam menciptakan suasana yang nyaman untuk bekerja, sehingga efisiensi kerja dapat meningkat. Jika memiliki meja atau kubik kerja sendiri, tambahkan beberapa barang seperti bingkai foto atau tanaman yang Anda sukai untuk menciptakan ruang kerja yang nyaman. Yang terpenting adalah membuat lingkungan kerja yang ideal berdasarkan preferensi dan kenyamanan, sehingga dapat lebih berfokus dan efisien saat bekerja.

Hindari Distraksi

Efisiensi kerja dapat terlaksana dengan berfokus pada pekerjaan yang sedang dilakukan. Agar dapat fokus bekerja, penting untuk menghindari distraksi yang muncul selama bekerja. Anda dapat menghindari distraksi dengan menjauhkan smartphone selama bekerja jika tidak diperlukan, menetapkan waktu khusus untuk dapat dihubungi, hingga hindari obrolan yang tidak penting. Contoh tindakan lainnya adalah memakai earphone untuk mendengarkan musik agar lebih fokus saat bekerja.

Kurangi Multitasking

Tahukah Anda bahwa multitasking dapat mengurangi efisiensi kerja? Nyatanya, multitasking dapat memecah fokus karena mengerjakan berbagai tugas di waktu bersamaan. Hasilnya, pekerjaan akan terhambat dan hasil kerja tidak akan optimal. Multitasking bahkan dapat memicu stress. Sebisa mungkin urutkan pekerjaan berdasarkan prioritas dan fokus untuk menuntaskan pekerjaan satu per satu. 

Miliki Lingkungan Kerja Ideal untuk Dorong Produktivitas Anda Hanya di Effist!

Dapat dikatakan bahwa meningkatkan efisiensi kerja adalah langkah vital dalam mendorong pertumbuhan bisnis. Bekerja efisien memungkinkan penyelesaian kerja yang lebih cepat dan tepat tanpa membuang-buang sumber daya yang dimiliki. Salah satu solusi untuk mendukung efisiensi dan meningkatkan produktivitas adalah memiliki ruang kerja profesional.

Sebagai penyedia layanan serviced office di daerah bisnis Jakarta Selatan, Effist Suite Office menawarkan lingkungan kerja ideal untuk mendorong produktivitas selama bekerja. Ruang kerja Effist dilengkapi dengan fasilitas kantor modern serta teknologi canggih untuk mendukung efisiensi kerja. Fasilitas lainnya seperti pantry dan lounge bisa Anda manfaatkan untuk memulai diskusi produktif bersama tim.

Untuk informasi lebih lanjut seputar serviced office, Anda dapat menghubungi melalui email contact@effist.com. 

Editor: Cardila Ladini