Pernahkah Anda melihat seseorang memajang tulisan “DM (direct message) for business inquiries” di profil media sosial mereka? Business inquiries ini diartikan sebagai pertanyaan atau permintaan terkait perusahaan dari pihak eksternal, seperti calon klien, investor, hingga mitra strategis. Menangani business inquiries yang masuk secara profesional tidak hanya dapat mencerminkan kredibilitas, tetapi juga membuka peluang bisnis baru. Simak pengertian business inquiries, jenis-jenis, dan tips mengelolanya dengan efektif.

Apa Itu Business Inquiries?

Business inquiries atau business inq artinya segala permintaan formal maupun informal terkait informasi produk atau layanan perusahaan. Permintaan ini disampaikan oleh calon klien, mitra bisnis, stakeholder, maupun pihak-pihak lain yang tertarik dengan produk, layanan, atau perusahaan itu sendiri. Business inquiries dapat disampaikan melalui berbagai saluran komunikasi yang disediakan perusahaan, seperti misalnya media sosial, email, maupun contact form website. Business inquiries merupakan salah satu bentuk komunikasi eksternal perusahaan dengan pihak seperti klien atau mitra bisnis, baik untuk memulai transaksi bisnis atau menjalin kolaborasi strategis.

Apa Saja Jenis-Jenis Business Inquiries?

Terdapat beberapa jenis business inquiry yang dibedakan berdasarkan tujuan dan jenis informasi yang dicari. Jenis-jenis business inquiry tersebut adalah:

• Sales Inquiries: Jenis sales inquiries mencakup pertanyaan seputar stok produk, harga, fitur produk, hingga proses pengiriman. Jenis ini cukup sering ditemukan saat calon pembeli mempertimbangkan akan membeli produk.

• Service Inquiries: Jenis sales inquiries berisi pertanyaan tentang detail layanan yang ditawarkan perusahaan. Hal ini dapat meliputi lingkup pelayanan, fitur layanan, biaya, dan lain sebagainya.

• Partnership Inquiries: Perusahaan lain dapat mengirimkan partnership inquiries sebagai bentuk ajakan kerja sama atau kolaborasi dengan perusahaan. 

• General Information Inquiries: Jenis general information inquiries mencakup pertanyaan umum tentang perusahaan, seperti sejarah, visi misi, dan nilai perusahaan.

• Technical Support Inquiries: Jenis technical support inquiries umumnya diajukan ketika pelanggan sudah memakai produk, tetapi mengalami masalah teknis tertentu, sehingga membutuhkan bantuan dari perusahaan.

• Job Opportunity Inquiries: Jenis job opportunity inquiries berisi pertanyaan seputar posisi pekerjaan yang tersedia maupun proses rekrutmen di dalam perusahaan.

• Sponsorship Inquiries: Jenis sponsorship inquiries umumnya berfokus untuk meminta bantuan pendanaan atau partnership dari organisasi atau individu untuk mendukung keberlangsungan sebuah acara atau program.

• Investment Inquiries: Jenis investment inquiries mencakup permintaan informasi dari calon investor yang tertarik untuk berinvestasi di perusahaan. 

Apa Pentingnya Menanggapi Business Inquiries dengan Tepat?

Setiap business inquiries yang masuk adalah peluang yang perlu dimanfaatkan perusahaan. Menanggapi business inquiries bukan hanya tentang merespon dengan cepat dan tepat, tetapi juga bagaimana memperkuat citra perusahaan serta membuka pintu kolaborasi baru. Berikut adalah beberapa alasan pentingnya menanggapi business inquiries dengan tepat:

Meningkatkan Kepuasan Pelanggan

Respon business inquiry yang tanggap menunjukkan sikap perusahaan dalam memprioritaskan pelanggan dan menghargai waktu mereka. Di sisi lain, waktu respon yang lama justru akan membuat pelanggan merasa frustasi dan memilih beralih ke kompetitor. Sikap tanggap ini sangat penting untuk menjaga kepuasan pelanggan serta menjadi dasar untuk membangun hubungan jangka panjang.

Membangun Kepercayaan dan Kredibilitas

Saat perusahaan secara konsisten membalas business inquiry dengan cepat dan tepat, hal ini menunjukkan sikap perusahaan yang profesional dan bisa diandalkan. Respon yang cepat dan tepat juga menunjukkan komitmen terhadap pelayanan pelanggan yang berkualitas. Pelanggan akan cenderung lebih mempercayai perusahaan yang perhatian dan responsif. Rasa percaya ini akan menumbuhkan loyalitas terhadap perusahaan.

Menjadi Keunggulan Kompetitif

Pengirim business inquiries, mulai dari calon pelanggan maupun mitra bisnis, tentunya menghargai sikap responsif saat membalas permintaan yang dikirimkan. Hal ini dapat menjadi keunggulan kompetitif yang membedakan dari perusahaan lainnya. Kualitas pelayanan yang optimal akan berkontribusi terhadap reputasi positif serta rekomendasi secara sukarela dari pelanggan yang puas.

Bagaimana Cara Mengelola Business Inquiries dengan Efektif?

Menangani business inquiries secara efektif adalah kunci untuk membuka peluang bisnis baru hingga menjaga kepuasan pelanggan. Berikut adalah beberapa strategi yang bisa diterapkan untuk mengelola business inquiries dengan baik:

Saluran Komunikasi yang Jelas

Pastikan perusahaan Anda memiliki banyak saluran komunikasi untuk memfasilitasi masuknya business inquiries. Banyaknya saluran komunikasi memudahkan pengirim untuk memilih saluran sesuai preferensi mereka, baik itu melalui email, telepon, live chat, atau media sosial. Jangan lupa untuk memajang semua saluran komunikasi di platform bisnis Anda, seperti website dan media sosial.

Gunakan Template

Template balasan inquiry menyederhanakan proses penanganan inquiry dengan menyediakan struktur yang konsisten untuk menjawab permintaan maupun mengumpulkan informasi. Template memastikan respon inquiry disampaikan secara profesional dan tepat waktu serta tidak ada detail yang terlewat. Konsistensi ini tidak hanya meningkatkan efisiensi tetapi juga mempertahankan citra brand yang seragam di semua interaksi pelanggan.

Gunakan Sistem Manajemen Inquiry Terpusat

Sistem manajemen terpusat, seperti misalnya sistem customer relationship management (CRM) memudahkan perusahaan Anda untuk melacak dan membalas inquiry yang masuk. Sistem ini memastikan tidak ada inquiry yang terlupakan dari berbagai saluran komunikasi serta mempermudah proses follow-up pada inquiry yang sudah dibalas.

Buat Sistem Prioritas dan Kategori

Guna mengelola berbagai jenis inquiry dengan efisien, diperlukan sistem untuk memprioritaskan dan mengkategorikan inquiry yang masuk. Misal, sistem dapat membedakan inquiry berdasarkan jenisnya, seperti technical support, sales, hingga job opportunity inquiries. Cara ini dapat mempercepat proses penanganan inquiry dengan mengarahkannya langsung ke pihak yang tepat.

Berikan Pelatihan Pada Karyawan

Training pada karyawan sangat penting untuk memastikan mereka mampu menangani inquiry dengan efisien dan profesional. Training tersebut dapat berupa metode komunikasi dan mendengarkan secara aktif, empati, serta cara menggunakan teknologi untuk merespon inquiry. Karyawan yang terlatih dan kompeten dapat mempercepat penyelesaian inquiry dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Effist Suite Office: Solusi Kantor Modern dan Fleksibel untuk Bisnis dalam Berbagai Skala

Menangani berbagai business inquiries secara cepat dan profesional membutuhkan dukungan infrastruktur kantor yang andal. Guna menjawab kebutuhan ini, Effist Suite Office menghadirkan layanan serviced office lengkap dengan fasilitas premium serta layanan virtual office yang memberikan citra profesional tanpa biaya tinggi. 

Dengan layanan serviced office dari Effist, Anda bisa mendapatkan ruang kantor siap pakai dengan fasilitas seperti meja dan kursi kerja ergonomis, internet berkecepatan tinggi, ruang meeting berkapasitas 4 hingga 40 orang, business lounge, pantry, hingga layanan resepsionis dan kebersihan. Layanan serviced office dari Effist memungkinkan Anda untuk langsung memulai operasional bisnis tanpa perlu repot mengurus fasilitas kantor lainnya.

Effist juga menyediakan layanan virtual office bagi perusahaan yang membutuhkan alamat bisnis profesional tanpa harus menyewa kantor fisik. Tidak hanya itu, virtual office Effist juga dilengkapi dengan fasilitas seperti layanan penerimaan paket dan surat, layanan resepsionis dan sekretaris, ruang meeting, dan dedicated phone number yang dijawab oleh customer service profesional.

Layanan serviced office dan virtual office dari Effist berlokasi di kawasan bisnis strategis Jakarta Selatan, yaitu Gandaria 8 Office Tower dan 88 Office Kota Kasablanka.

Untuk informasi lebih lanjut seputar layanan serviced office dan virtual office, hubungi kami melalui email contact@effist.com atau kunjungi halaman “Book Tour”.