News and Article

Tips Mengatur Meeting Agar Dapat Berjalan dengan Efektif

Dalam dunia bisnis, mengadakan diskusi terkait proyek yang dikerjakan secara online tidaklah seefektif dibandingkan membahasnya secara langsung. Hal tersebut mendorong ketertarikan para pelaku bisnis dalam menggunakan jasa sewa meeting room untuk mengadakan pertemuan di luar kantor. Hal ini diharapkan agar meeting dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Walaupun begitu, dibutuhkan perencanaan yang matang agar meeting room dapat digunakan secara efektif. Jika Anda ingin mengatur meeting agar dapat berjalan dengan efektif, efisien dan minim mengalami kendala, simak tips mengatur meeting pada artikel berikut ini.

Tips Mengatur Meeting Agar Dapat Berjalan dengan Efektif

Jika Anda memiliki tanggung jawab untuk mengadakan meeting dengan tim atau pertemuan dengan klien penting, simak tips mengatur meeting agar dapat berjalan dengan efektif di bawah ini.

1.      Buat agenda dan persiapan yang diperlukan untuk meeting.

Kunci keberhasilan dalam mengatur meeting agar dapat berjalan dengan efektif adalah persiapan.  Maka dari itu penting bagi Anda untuk menyediakan agenda berupa; daftar topik yang akan dibahas, deskripsi singkat tentang tujuan, daftar orang yang menghadiri, siapa yang akan memimpin, serta waktu dan lokasi. Ini akan menjadikan semua orang yang akan terlibat dalam meeting dapat mempersiapkan diri.

2.      Buat rundown yang terukur agar sesuai dengan durasi penggunaan meeting room

Selain membuat meeting tetap berjalan sesuai rencana, rundown dapat membuat acara berlangsung dengan rapi sekaligus meminimalisir gangguan. Selain itu, adanya rundown juga berfungsi untuk mengingatkan pemimpin meeting agar tidak melebihi waktu yang ditetapkan. Maka penting bagi Anda untuk membuat rangkaian acara secara jelas dengan pengaturan waktu yang sesuai dengan durasi penggunaan meeting room.

3.      Beri arahan kepada peserta meeting untuk datang on-time.

Tips selanjutnya, sebaiknya Anda memberi arahan kepada peserta meeting untuk datang 10-15 menit sebelum meeting dimulai. Hal ini untuk menghindari keterlambatan waktu meeting. Keterlambatan akan merugikan Anda dan peserta meeting ketika telah melakukan sebuah reservasi. Konsekuensi yang mungkin terjadi yaitu durasi meeting menjadi berkurang dan meeting jadi kurang efektif.

4.      Hindari booking mendadak untuk menjamin ketersediaan meeting room.

Tips yang terakhir namun tak kala penting yaitu melakukan reservasi meeting room. Sebaiknya Anda melakukan booking jauh hari sebelum hari H untuk menjamin ketersediaan meeting room yang akan Anda gunakan. Sehingga Anda tidak perlu khawatir reservasi akan digunakan oleh orang lain.

Nah itulah tadi beberapa tips mengatur meeting agar bisa berjalan dengan efektif sehingga penggunaan meeting room dapat dimanfaatkan secara maksimal. Pada dasarnya mengatur meeting tidaklah sesulit yang dibayangkan. Apalagi jika Anda mempercayakan penyedia meeting room kepada pihak yang profesional. Salah satunya yaitu Effist Suite Office, yang merupakan penyedia meeting room dengan berbagai pilihan yang bisa Anda gunakan untuk meeting yang lebih maksimal. Meeting room kami menjadi solusi yang tepat untuk Anda yang mencari tempat meeting yang nyaman dan private.

 

Anda dapat menghubungi kami melalui email contact@effist.com atau nomor telepon 02129607500 untuk informasi reservasi meeting room Effist Suite Office.

 

Baca juga: Jangan Salah Pilih! Ini Dia Tips Memilih Meeting Room untuk Startup