Surat merupakan salah satu alat yang familiar digunakan untuk berkomunikasi sehari-hari. Dalam konteks bisnis, surat yang masuk merupakan bagian dari komunikasi resmi secara internal maupun eksternal, seperti untuk memulai kolaborasi bisnis atau networking. Meskipun teknologi membuat proses surat menyurat menjadi serba digital, metode surat menyurat secara konvensional masih sering digunakan.

Perusahaan menerima berbagai surat setiap harinya. Penanganan surat masuk mungkin dianggap sebagai hal yang sepele. Namun, surat tersebut dapat menjadi bagian dari proses kerja yang sedang berlangsung, sehingga penting untuk menanganinya dengan efektif. 

Setiap bisnis modern, baik yang berskala kecil hingga berskala besar, perlu mengetahui cara paling efektif dalam mengurus surat masuk perusahaan. Artikel ini akan membahas lebih lanjut tentang apa itu surat masuk beserta prosedur dalam mengurus surat yang masuk ke perusahaan.

Apa yang Dimaksud dengan Surat Masuk?

Pengertian surat masuk merujuk pada surat yang diterima oleh suatu entitas seperti perusahaan atau individu lain. Surat yang diterima dapat berasal dari pengirim internal seperti karyawan dari lintas departemen dalam perusahaan, ataupun pengirim eksternal seperti klien, mitra bisnis, atau vendor. Sebagai salah satu bentuk teknologi perkantoran, surat juga merupakan bagian dari korespondensi. Surat dapat berisi informasi penting, permintaan keputusan, komunikasi resmi antara pihak-pihak yang terlibat, hingga instruksi yang perlu ditindaklanjuti oleh penerima. 

Penanganan surat ini memerlukan pencatatan dan pengelolaan yang terorganisir berdasarkan SOP yang telah dibuat. SOP ini turut mencakup alur penanganan surat yang datang. Hal ini bertujuan untuk mencegah hilangnya informasi penting serta menjaga arus penerimaan surat yang terorganisir. 

Surat yang diterima juga merupakan bagian dari komunikasi antar dua pihak. Penanganan yang cermat dan profesional akan menjaga hubungan yang baik antara pengirim dan penerima surat, sehingga terhindar dari kemungkinan miskomunikasi. 

Apa Perbedaan Antara Surat Masuk dan Surat Keluar?

Baik surat masuk maupun surat keluar sama-sama merupakan jenis surat yang ditangani oleh perusahaan. Yang membedakan keduanya adalah arah komunikasi dari surat tersebut. Untuk surat masuk sendiri merupakan surat yang diterima oleh organisasi atau individu dari pihak lain. Sementara itu, surat keluar adalah surat yang dikirimkan oleh perusahaan kepada pihak lain. 

Terlepas dari perbedaan tersebut, kedua jenis surat ini sama-sama berisi informasi penting yang perlu disampaikan kepada penerimanya. Kedua jenis surat ini memiliki peran yang penting dalam menjaga komunikasi yang efektif antara organisasi dan pihak eksternal.

Apa Saja Jenis-Jenis Surat Masuk?

Perusahaan dapat menerima berbagai surat masuk dari pihak eksternal setiap harinya. Adapun jenis surat masuk yang diterima perusahaan adalah:

• Surat Tugas: Surat tugas dapat berupa instruksi atau perintah dari atasan untuk mengerjakan pekerjaan tertentu.

• Surat Perjanjian: Surat perjanjian merupakan surat resmi yang menginformasikan detail-detail perjanjian bisnis antara dua pihak.

• Surat Bisnis: Surat bisnis berisi informasi terkait kegiatan bisnis antara dua pihak. Surat bisnis dapat berupa transaksi bisnis, penawaran, hingga permintaan jasa atau produk.

• Surat Edaran: Surat edaran umumnya berisi pemberitahuan penting yang disebarluaskan kepada banyak pihak.

• Surat Proposal: Surat proposal dapat berisi penawaran atau ide untuk proyek serta kerja sama dengan pihak lain.

• Surat Undangan: Surat undangan merupakan ajakan resmi kepada pihak lain untuk menghadiri sebuah acara atau pertemuan, seperti seminar dan workshop.

Bagaimana Langkah-Langkah Prosedur Surat Masuk yang Efektif?

Penting bagi perusahaan untuk memiliki SOP penanganan surat masuk yang terstruktur. Hal ini bertujuan untuk memastikan efisiensi dalam mengelola tiap surat yang diterima perusahaan serta mengurangi risiko kesalahan saat menangani surat. SOP dapat mencakup langkah penanganan surat masuk, seperti:

Menerima Surat yang Masuk

Perusahaan menerima surat yang diantarkan oleh layanan pos atau pengantar lainnya. Penerimaan surat umumnya dilakukan oleh bagian front office atau resepsionis. Penerima surat perlu mengumpulkan surat serta mengecek alamat surat. Jika terjadi kesalahan pada surat, seperti kesalahan alamat atau penerima, surat perlu dikembalikan ke pengantar. Selanjutnya, penerima dapat menandatangani bukti pengiriman atas surat yang sudah diterima.

Menyortir Surat

Langkah berikutnya dalam penerimaan surat adalah proses penyortiran. Dalam hal ini, surat akan dikelompokkan berdasarkan kategori tertentu, misalnya tingkat urgensi serta departemen penerima surat. 

Mencatat Surat di Buku Agenda

Proses pencatatan sangat penting untuk melacak setiap surat yang diterima perusahaan. Dengan demikian, tidak ada surat yang tercecer atau hilang. Buku agenda dapat digunakan untuk mencatat surat-surat yang diterima. Pencatatan ini juga berguna untuk menghitung volume surat yang diterima dalam periode waktu tertentu.

Pengarahan Surat

Langkah selanjutnya adalah menunjuk karyawan yang bertanggung jawab untuk memproses surat tersebut. Pada langkah ini, pimpinan atau supervisor perlu mengisi lembar disposisi berisi instruksi yang perlu dilakukan karyawan terhadap surat yang sedang ditangani. Dengan demikian, karyawan dapat mulai memproses surat sesuai instruksi yang diberikan.

Menyampaikan Surat ke Penerima

Setelah mendapatkan lembar disposisi, surat akan segera diproses dengan diantar ke penerima aslinya di departemen atau divisi tertentu. Saat proses pengantaran surat, penerima surat tersebut dapat menandatangani bukti penerimaan di buku ekspedisi. Jika penyampaian surat dilakukan di lingkungan internal perusahaan, maka digunakan buku ekspedisi intern. Sedangkan penyampaian surat ke luar lingkungan perusahaan memakai buku ekspedisi ekstern. 

Langkah Tindak Lanjut Terhadap Surat

Surat yang telah diantarkan ke penerima akan memiliki tahap tindak lanjut yang beragam. Misalnya, surat dapat diedarkan, dibalas, atau disimpan dengan mengacu pada sistem penomoran tertentu. Surat yang tidak lagi diperlukan juga dapat dibuang agar tidak menumpuk di ruang pengelolaan surat.

Effist Suite Office: Solusi Penanganan Surat Masuk yang Efisien untuk Perusahaan Virtual

Penanganan surat masuk merupakan bagian dari aktivitas bisnis yang tidak bisa ditinggalkan. Berbagai jenis perusahaan memerlukan pengelolaan surat masuk yang efektif untuk mendukung produktivitas bisnis sehari-hari, terutama perusahaan virtual yang tidak memiliki kantor fisik. Tanpa adanya kantor fisik, perusahaan virtual mungkin akan kesulitan dalam mengelola surat-surat yang datang. Namun, Effist Suite Office menawarkan solusi surat menyurat yang efisien untuk perusahaan virtual.

Layanan surat menyurat dari virtual office Effist Suite Office memberikan kemudahan dalam mengelola surat yang datang tanpa hambatan. Penanganan surat ini disesuaikan dengan kebutuhan bisnis perusahaan virtual. Meskipun tidak memiliki kantor fisik, Effist Suite Office siap membantu perusahaan virtual dalam mengelola surat masuk dengan rapi. 

Jika tertarik untuk menyewa virtual office dan mengetahui berbagai fasilitas kantor yang ditawarkan, seperti layanan surat menyurat, Anda dapat menghubungi email contact@effist.com.

Editor: Cardila Ladini