News and Article

Rumus 5P Menuju Rapat Bisnis yang Efektif dan Produktif

Rapat bisnis yang ideal seharusnya efektif meningkatkan produktivitas, bukan sebaliknya. Survei Microsoft tentang produktivitas kantor menghubungi 38.000 pekerja sebagai responden di seluruh dunia untuk mengidentifikasi ‘jebakan produktivitas’. Dari hasil laporan survei, dua dari setiap lima hari kerja terbuang sia-sia, dengan penyebab utama adalah rapat pertemuan yang tidak efektif.

Menciptakan Rapat Bisnis yang Lebih Efektif dan Produktif, Ini Rumusnya

Berikut ini adalah rumus 5 P yang dapat Anda terapkan agar proses rapat bisnis Anda berjalan efektif dan produktif.

Purpose

Tidak sekadar ‘rapat harian’, setiap rapat bisnis yang efektif dan produktif harus memiliki tujuan yang jelas. Tujuan yang dibuat harus yang mampu menjawab alasan mengapa seseorang harus melepas pekerjaan produktif di tangan untuk mengikuti rapat. Pastikan juga seluruh peserta rapat tahu tujuan dari pertemuan itu.

Participants

Dalam rapat dibutuhkan keputusan sadar tentang siapa yang menjadi bagian dari rapat. Rapat bisnis yang efektif dan produktif ditandai dengan partisipasi semua orang yang telah diundang. Peserta rapat ditunjuk karena mereka memiliki sesuatu yang berharga untuk dikontribusikan dalam diskusi. Selain itu, fasilitator atau pemimpin harus memastikan setiap orang yang hadir diberi kesempatan untuk berbicara dan diminta untuk berbagi pendapat, tanpa membiarkan hanya sebagian anggota tim yang mendominasi diskusi.

Process

Bagaimana kita akan menjalankan rapat? Apa saja agendanya dan berapa lama waktu yang diperlukan per butir agenda? Agenda harus menjelaskan secara spesifik topik yang akan dibahas dan urutannya sehingga para peserta tahu apa yang diharapkan dan bagaimana mempersiapkannya dengan tepat. Hal tersebut juga menjadi kunci bagi penyelenggara rapat untuk memikirkan waktu yang dibutuhkan untuk rapat.

Progress

Apa yang ingin dicapai penyelenggara di akhir rapat harus spesifik sehingga peserta rapat dapat dimintai pertanggungjawaban. Dalam rapat bisnis yang efektif dan produktif, harus ada hasil atau kemajuan. Kemajuan telah dibuktikan oleh penelitian sebagai pendorong utama motivasi karyawan. Ketika orang dapat melihat bahwa mereka membuat kemajuan bertahap, dan menerima pengakuan untuk itu, mereka lebih cenderung merasa termotivasi dan terlibat.

Keputusan perlu dibuat dan didokumentasikan, dengan anggota-anggota rapat berkomitmen untuk menjalankan hasil keputusan rapat. Rapat diakhiri dengan kejelasan tentang apa yang perlu dilakukan selanjutnya untuk memajukan target atau tujuan.

Preparation

Persiapan dibuat berdasarkan apa yang dibutuhkan untuk mendukung keberlangsungan rapat, yang perlu dipersiapkan para peserta. Semisal dalam tugas dan proyek berlangsung, butuh data dan materi yang terkini dan akurat, metrik yang mampu mengukur kinerja dan perkembangan saat ini, yang sesuai dengan realita dan posisi bisnis Anda saat ini. Persiapan diperlukan untuk membantu menyiapkan peserta membagikan perspektif dalam pencapaian tujuan, solusi atas permasalahan, hingga membantu penyelenggara rapat untuk meninjau kembali hasil rapat.

Persiapan menjadi salah satu langkah penting menuju rapat bisnis yang efektif dan produktif. Persiapkan rapat bisnis Anda sekarang bersama Effist. Effist menawarkan berbagai opsi ruang kerja yang fleksibel menyesuaikan kebutuhan bisnis Anda, mulai dari Meeting Room untuk rapat harian, hingga Virtual Office dan Serviced Office yang dikelola sepenuhnya dengan segala fasilitasnya. Effist siap membantu bisnis Anda mengarungi aktivitas keseharian kantor dengan lebih efektif dan produktif.

 

Untuk menanyakan lebih lanjut tentang ketersediaan paket-paket dari Effist, hubungi kami sekarang melalui email contact@effist.com atau nomor telepon 02129607500

 

Baca juga: Perhatikan 3 Hal Ini Ketika Sewa Meeting Room