Surat merupakan salah satu alat komunikasi penting dalam menjalankan bisnis sehari-hari. Seiring berjalannya waktu, perkembangan teknologi menyebabkan peralihan dari surat fisik ke surat elektronik. Namun, pengiriman surat secara konvensional masih sering digunakan bisnis modern. Maka dari itu, pengelolaan surat yang efektif sangat penting untuk mengorganisir segala surat yang masuk atau keluar perusahaan. 

Pengiriman surat dapat dilakukan antar karyawan atau antar perusahaan. Jenis surat yang dikirim tidak selalu berupa dokumen, tetapi juga berupa paket barang. Dengan pengelolaan surat menyurat yang baik, risiko seperti kerusakan atau kehilangan dapat berkurang, serta mendukung proses bisnis yang dilakukan melalui surat. Kenali 7 tips berikut ini untuk mengelola surat-surat yang tersimpan di perusahaan Anda.

Apa yang Dimaksud dengan Pengelolaan Surat?

Pengelolaan surat atau mail handling adalah proses menangani surat yang masuk ataupun keluar perusahaan. Surat yang dikelola berbentuk surat fisik seperti korespondensi, kontrak, tagihan, dokumen legal, katalog, invoice, dan sebagainya. Surat yang dikelola dapat berasal dari internal atau eksternal perusahaan. Pengelolaan yang efektif tidak hanya mencakup kegiatan penerimaan dan pengiriman, tetapi juga pengarsipan dokumen berdasarkan kategorinya.

Pengelolaan ini juga melibatkan pemantauan dan pelacakan setiap surat yang masuk dan keluar dari sebuah organisasi atau perusahaan. Hal ini termasuk memastikan bahwa setiap surat diteruskan ke tujuan yang tepat serta direspon dengan cepat dan tepat. Pengelolaan ini juga melibatkan proses penyimpanan dan pembuangan surat yang tidak lagi diperlukan secara efisien dan sesuai dengan kebijakan perusahaan.

Apa Pentingnya Memiliki Pengelolaan Surat yang Baik?

Perusahaan dapat mengelola surat dalam jumlah besar setiap harinya. Banyak dari surat tersebut mengandung informasi penting atau sensitif. Maka dari itu, penting bagi perusahaan untuk memiliki pengelolaan yang baik agar data-data tersebut tidak berantakan. Hal ini juga berperan dalam menjaga agar surat tidak jatuh ke tangan yang salah. Pengelolaan yang baik juga berguna agar surat dapat tercatat dengan rapi, mudah diakses, serta terjaga keamanannya.

Pengelolaan yang terorganisir juga membantu karyawan dalam mendapatkan informasi yang dibutuhkan dengan mudah. Hal ini akan mendukung penyelesaian pekerjaan menjadi lebih cepat. Perusahaan juga dapat meningkatkan professional image melalui pengelolaan yang teratur. Hal ini akan mencerminkan bagaimana perusahaan menghargai setiap bentuk komunikasi yang masuk dan keluar dari pihak internal maupun eksternal.

Apa Saja Perlengkapan untuk Mengelola Surat?

Perusahaan akan membutuhkan perlengkapan yang memadai untuk pengelolaan surat yang efektif. Perlengkapan ini dapat memastikan efisiensi dan keamanan dalam penyimpanan dan pengarsipan dokumen.

• Buku Agenda: Buku untuk mencatat administrasi surat masuk dan surat keluar. Buku agenda dapat dicampur atau dipisah menurut surat masuk dan keluar.

• Baki (Tray) atau Rak: Wadah untuk menempatkan surat-surat yang ada. Baki atau rak dapat digunakan untuk mengelompokkan surat berdasarkan surat masuk dan keluar.

• Kartu Kendali: Kartu kendali mengelompokkan jenis surat menurut urgensinya (surat biasa, penting, rahasia).

• Alat Tulis: Alat tulis seperti pensil, pena, dan highlighter juga diperlukan untuk menandai informasi penting dan membuat catatan yang diperlukan.

• Amplop: Amplop digunakan untuk mengemas surat yang akan dikirimkan ke pihak lain.

• Lembar Disposisi: Lembar disposisi berisi arahan atau instruksi untuk ditindaklanjuti oleh penerima surat.

• Folder: Folder digunakan untuk menyimpan surat-surat penting secara rapi dan terorganisir. Penanda dapat digunakan untuk menyortir jenis-jenis surat yang tersimpan di folder.

Bagaimana Tips Pengelolaan Surat yang Efektif?

Mengelola surat dengan baik turut berperan dalam efisiensi perusahaan. Adapun beberapa tips yang dapat diikuti untuk mengelola surat masuk dan keluar secara efektif adalah:

Tentukan Ruangan Pengelolaan Surat

Perusahaan perlu memiliki tempat khusus untuk mengelola berbagai surat yang masuk dan keluar. Tempat ini dapat berupa mailroom atau ruang kerja khusus yang mudah dicapai. Ruangan terpusat ini perlu dilengkapi dengan peralatan memadai untuk menangani surat masuk dan keluar, seperti alat tulis, folder, kabinet penyimpanan, dan sebagainya. 

Tentukan Penanggung Jawab

Beberapa karyawan dapat ditunjuk sebagai penanggung jawab dalam mengelola ruang surat agar tetap terorganisir. Mereka akan bertanggung jawab dalam mencatat setiap surat masuk dan keluar serta memastikan semua surat tersusun rapi berdasarkan kategori penyortiran yang telah dibuat.

Buat Jadwal Pengelolaan Surat

Jadwal dalam pengelolaan surat memiliki beberapa fungsi penting. Misalnya, terdapat jadwal khusus untuk memproses surat masuk dan keluar setiap harinya. Jadwal lainnya seperti pengecekan surat secara berkala dapat dilakukan untuk memastikan semua surat sudah diproses dengan baik dan tepat waktu.

Tetapkan Prosedur Penyortiran Surat

Perusahaan dapat menerima berbagai jenis surat setiap harinya. Beberapa surat tersebut memiliki tingkat urgensi atau kategori surat yang berbeda-beda. Dengan menetapkan prosedur penyortiran yang efisien, karyawan dapat memprioritaskan surat mana yang perlu ditangani terlebih dahulu. Penyortiran juga memudahkan pencarian surat atau barang yang dibutuhkan.

Gunakan Sistem Pelacakan Surat

Menerapkan sistem pelacakan surat masuk dan keluar berfungsi untuk memastikan pengelolaan yang efektif serta menghindari potensi surat hilang atau rusak. Sistem ini dapat memanfaatkan buku agenda atau kartu kendali untuk proses pencatatan. Perusahaan juga dapat menggunakan teknologi seperti aplikasi pencatatan untuk pengelolaan yang lebih efisien.

Informasikan Prosedur Penanganan Surat Kepada Karyawan

Menetapkan prosedur yang jelas akan membantu efisiensi dan konsistensi dalam pengelolaan surat. Prosedur ini mencakup bagaimana meletakkan surat keluar atau mengambil surat masuk, serta cara penanganan berdasarkan jenis surat yang berbeda-beda. Semua karyawan perlu mengetahui prosedur ini untuk menunjang efektivitas saat mengelola surat.

Buang Surat yang Tidak Penting

Mengecek dan membuang surat-surat yang tidak diperlukan bertujuan untuk mencegah penumpukan sampah atau ruangan yang berantakan. Pastikan surat-surat yang mengandung informasi sensitif dihancurkan dengan paper shredder untuk menghindari tindakan kriminal yang memanfaatkan informasi tersebut.

Effist Suite Office: Solusi Pengelolaan Surat yang Teratur dan Terpercaya

Itulah penjelasan seputar pengelolaan surat efektif untuk menunjang kelancaran operasional bisnis. Tentunya pengelolaan surat tidak hanya dibutuhkan perusahaan konvensional, tetapi juga perusahaan dengan alamat bisnis virtual. Dalam hal ini, perusahaan dapat memanfaatkan layanan surat menyurat yang ditawarkan kantor virtual tempat mereka beroperasi. 

Effist Suite Office dengan layanan virtual office turut menyediakan pengelolaan surat menyurat yang terorganisir untuk mendukung kelancaran proses bisnis. Dengan demikian, perusahaan dapat fokus dengan bisnis utama yang sedang dijalankan tanpa harus memusingkan proses pengelolaan surat. 

Mulai langkah awal untuk mengoptimasi operasional bisnis dengan menggunakan layanan pengelolaan surat dari virtual office Effist Suite Office. Untuk informasi lebih lanjut, Anda dapat menghubungi email contact@effist.com. 

Editor: Cardila Ladini