Aktivitas meeting memang telah menjadi kegiatan yang lumrah dilakukan dalam dunia bisnis. Meeting biasanya perlu dilaksanakan untuk membicarakan banyak hal. Tujuan utama dari aktivitas ini adalah mencari keputusan akhir yang terbaik dan sempurna. Sehingga tidak heran apabila jalannya meeting biasanya akan diwarnai oleh adu argumen dari setiap peserta. Tidak untuk membuat keributan, melainkan untuk menghasilkan suatu keputusan yang sempurna berdasarkan pendapat-pendapat yang disampaikan oleh peserta meeting. Maka dari itu, penting untuk mengetahui cara mengatur meeting room yang memiliki suasana yang nyaman agar semua peserta bisa berpikir jernih saat meeting berlangsung.

Perhatikan 5 Cara Berikut Ketika Mengatur Meeting Room

Suasana meeting room yang nyaman dan mendukung keperluan pertemuan bisnis pasti membuat efektivitas meeting dapat tercapai. Mengatur meeting room untuk keperluan pertemuan bisnis memang memerlukan skill tersendiri. Pada umumnya, teknik pengaturan meeting room dilakukan dengan menyesuaikan terhadap jumlah peserta meeting dan suasana yang ingin dibangun di dalamnya. Pengaturan yang tepat dapat menciptakan meeting room yang ideal sesuai kebutuhan. Berikut beberapa cara mengatur meeting room untuk menciptakan tempat pertemuan yang nyaman untuk membahas masalah-masalah penting.

1.      Mengenal jenis-jenis tata ruang meeting

Hal pertama yang perlu Anda perhatikan ketika ingin mengatur meeting room adalah mengetahui jenis-jenis meeting room. Jenis tata meeting room yang paling sering digunakan adalah model teater, model kelas, model U, dan model melingkar. Persis seperti di bioskop, model teater dapat diwujudkan dengan menyusun kursi menuju satu titik fokus yang sama. Sedangkan, untuk mempermudah interaksi antara peserta meeting, model U dan model melingkar lebih diminati. Para peserta meeting bebas menyaksikan presentasi maupun berinteraksi satu sama lain melalui kedua pola tata ruang tersebut. Sementara itu, model kelas lebih mirip dengan teater namun dengan tambahan meja untuk setiap dua hingga tiga kursi. Dengan mengetahui jenis-jenis tata meeting room tersebut Anda dapat menyesuaikan dengan kebutuhan dan kenyamanan Anda.

2.      Menyiapkan perangkat teknologi canggih

Perangkat teknologi canggih berupa proyektor dan sistem audio memang sangat penting untuk menunjang kelancaran jalannya sebuah meeting. Anda pun tak harus buang-buang waktu ketika akan mengadakan meeting bersama klien atau rekan kerja lain. Bahkan, dengan penggunaan perangkat teknologi canggih juga akan membuat Anda lebih percaya diri sewaktu harus presentasi di hadapan klien bisnis.

3.      Menggunakan furnitur bergaya modern

Furnitur bergaya modern di meeting room juga akan mendukung kenyamanan para peserta meeting. Selain itu, penting untuk menyiapkan furnitur dengan kapasitas yang sesuai kebutuhan kantor. Sebaiknya Anda juga melakukan perawatan furnitur secara teratur agar materialnya lebih tahan lama dan tampak seperti baru.

4.      Ketersediaan koneksi internet yang cepat

Koneksi internet adalah salah satu hal yang sangat penting bahkan ketika mengelar meetig. Untuk Anda yang memutuskan untuk menggunakan sewa meeting room, sebaiknya Anda memastikan terlebih dahulu ketersediaan koneksi internet yang memadai. Dengan menggunakan koneksi internet yang cepat, akan memudahkan jalannya meeting dengan lancar tanpa hambatan. Bahkan dengan adanya internet, akan memudahkan mencari bahan informasi yang akan digunakan saat meeting berlangsung.

5.      Mengutamakan kenyamanan pengguna

Yang terakhir namun yang paling penting adalah ruangan yang mengutamakan kenyamanan penggunanya. Kenyamanan merupakan faktor penting yang harus diperhatikan dalam mengatur meeting room, karena kenyamanan akan mempengaruhi betah tidaknya peserta dalam sebuah kegiatan meeting. Dalam menentukan kepuasan pengguna meeting room khususnya mengenai tempat, faktor kebersihan juga memiliki pengaruh yang sangat besar. Tempat yang bersih akan bisa membuat pengguna ruangan tersebut menjadi nyaman saat meeting berlangsung.

Nah itu tadi 5 cara mengatur meeting room untuk keperluan pertemuan bisnis Anda. Dengan memperhatikan 5 cara tersebut akan membantu Anda merasakan pengalaman meeting yang lebih menyenangkan dan efektif. Walaupun Anda dan peserta meeting lainnya harus berlama-lama di meeting room. Anda tak akan mudah bosan dan konsentrasi Anda pun akan senantiasa stabil. Beruntungnya, saat ini telah banyak sekali penyedia layanan meeting room khususnya di Jakarta Selatan yang tidak hanya bagus dalam segi desain interior, namun juga mudah diakses dan memiliki harga yang terjangkau.

Effist Suite Office pun kiranya juga memiliki meeting room yang dapat Anda gunakan setiap saat untuk bertemu dengan klien, melakukan wawancara, melakukan presentasi, hingga yang sifatnya external seperti mengadakan seminar atau sharing knowledge. Meeting room kami tersedia dalam berbagai ukuran dan dilengkapi dengan teknologi modern dan internet berkecepatan tinggi. Resepsionis kami juga telah terlatih untuk memastikan bahwa tamu akan disambut secara profesional ketika mereka tiba.

Tertarik dengan Meeting Room di Effist Suite Office? Untuk informasi lebih lanjut hubungi kami melalui email contact@effist.com atau nomor telepon 02129607500.

Baca juga: Tips Sukses Meeting dengan Klien Bisnis Anda