Sebagian besar orang meganggap meeting adalah hal yang membosankan dan memakan waktu yang sangat lama. Sebagai pemimpin meeting yang baik, Anda harus tahu apa yang bisa membuat meeting jadi lebih hidup. Oleh karena itu, Anda bisa buat meeting yang Anda pimpin menjadi lebih nyaman dan menyenangkan. Lalu, bagaimana mengubah meeting yang dianggap membosankan menjadi suatu hal yang sangat menyenangkan? Berikut ini beberapa cara yang bisa Anda lakukan untuk menghadirkan suasana baru agar meeting yang Anda pimpin jadi lebih menyenangkan.

1.      Sediakan slide menarik

Slide dari presentasi adalah hal penting saat melakukan meeting. Umumnya, slide yang disajikan saat meeting terlihat monoton dan hanya ada banyak tulisan dan warna yang tidak eye catching. Jadi, buatlah slide presentasi semenarik mungkin agar peserta terhindar dari rasa bosan. Anda bisa menambahkan gambar yang menarik, atau menggunakan warna yang sedikit colorful. Walaupun mungkin akan menjadi tantangan bila peserta meeting menjadi tidak fokus dalam melakukan meeting. Maka dari itu, Anda harus mengetahui batasan diri sehingga Anda dapat tetap mengontrol jalannya meeting agar mencapai tujuan yang diinginkan.

2.      Gunakan bahasa kasual

Menggunakan bahasa kasual akan menjadi salah satu cara yang efektif agar meeting menjadi lebih menyenangkan. Dengan menggunakan bahasa kasual akan memberikan kesan meeting yang santai, dan tidak terlalu formal. Namun, itu semua tergantung dari pemimpin yang membawakan meeting. Apabila Anda tipe yang sedikit kaku, biasanya meeting akan terbawa kaku dan membosankan. Sedangkan, bagi Anda yang dekat dengan peserta, pasti akan membawa meeting ke arah yang lebih kasual, dan menyenangkan.

3.      Memberi sedikit candaan

Selanjutnya, cara yang dapat Anda lakukan yaitu dengan memberikan sedikit candaan dalam mengadakan suatu meeting. Maksud dari memberikan sedikit candaan yaitu memberikan sedikit perkataan atau perbuatan yang dapat membuat peserta yang mengikuti meeting menjadi tertawa. Tidak dapat dipungkiri, hal yang membuat beberapa orang bosan saat mengikuti meeting adalah suasana yang tegang dan terlalu serius. Serius dalam mengadakan meeting memang perlu, tetapi berilah sedikit sentuhan humor atau hal yang dapat membuat peserta tertawa agar suasana meeting menjadi lebih menyenangkan.

4.      Berinteraksi dengan peserta

Beberapa pemimpin meeting terbiasa memulai meeting dengan membacakan agenda, dan tidak membuat kontak mata sehingga tidak berinteraksi. Padahal, tujuan dari meeting tatap muka adalah bertemu dengan tatap muka agar meeting lebih maksimal. Usahakan untuk membangun dan memelihara interaksi dimulai sejak awal sehingga tercipta lingkungan yang kolaboratif. Jangan jadikan membacaan agenda sebagai pembuka dalam kegiatan meeting. Lebih baik sampaikan beberapa kalimat tentang mengapa kalian berkumpul dan apa yang ingin dicapai bersama.

5.      Ambil jeda untuk coffee break

Cara selanjutnya adalah dengan mengambil jeda untuk sesi coffee break. Coffee break merupakan saat yang sangat ditunggu oleh para peserta meeting untuk melepaskan kebosanan dan menjadi moment yang dapat merefresh kembali otak yang jenuh. Sesi presentasi dalam meeting atau pertemuan lainnya yang bisa berlangsung seharian (lebih dari 5 jam) tentunya sangat disarankan untuk menyelipkan sesi coffee break. Sesi coffe break sangat cocok untuk dimasukkan ditengah jadwal meeting.

6.      Gunakan alternatif selain di kantor

Dalam sebuah kantor biasanya akan tersedia tempat untuk melakukan meeting internal. Namun jika ingin hadirkan suasana yang berbeda, tidak ada salahnya untuk mengganti tempat. Anda bisa mencoba untuk mencari alternatif tempat meeting di luar kantor agar mendapatkan suasana dan pengalaman baru. Saat ini sudah banyak layanan yang menyediakan tempat untuk melakukan kegiatan meeting atau pertemuan lainnya. Beberapa layanan mengusung desain ruangan yang lebih santai dan nyaman. Namun, sebelumnya Anda harus memastikan jika tempat tersebut nyaman dan kondusif.

Nah, itulah beberapa cara yang dapat Anda lakukan agar membuat suasana meeting menjadi menyenangkan dan tidak membosankan. Jika Anda ingin memulai meeting yang berbeda dan menyenangkan, Anda bisa aplikasikan beberapa cara diatas untuk meeting Anda selanjutnya. Pasalnya, kegiatan meeting dengan suasana menyenangkan akan membuat berjalannya meeting menjadi lebih seru dan fokus. Selain itu Anda juga akan dengan mudahnya mendapatkan perhatian dari para peserta meeting tanpa harus memintanya. Jika Anda ingin mencari pilihan alternatif untuk pelaksanaan meeting Anda, Effist Suite Office sangat tepat bagi Anda. Di Effist Anda akan mendapatkan suasana yang berbeda ketika meeting. Dan bahkan Anda bisa meeting dengan rekan kantor Anda dengan nyaman.

Hubungi kami di marketing@phintraco.com untuk informasi lebih lanjut mengenai meeting room Effist Suite Office.