News and Article

5 Hal Penting Agar Efektivitas Meeting Tercapai

Dalam dunia kerja, meeting menjadi hal yang sering dilakukan. Biasanya, meeting diadakan untuk membahas suatu topik atau masalah yang terjadi di dalam perusahaan. Tujuannya adalah untuk mengejar keberhasilan perusahaan. Selain itu, meeting juga dilakukan untuk memastikan bahwa semua departemen yang ada di perusahaan tersebut sudah melakukan tugasnya dengan baik. Tanpa adanya meeting, perusahaan bisa saja menjadi terancam. Oleh karena itu, kegiatan meeting perlu dilakukan secara rutin untuk mengevaluasi kinerja perusahaan. Untuk mencapai tujuan tersebut, meeting harus dijalankan dengan efektif namun tetap dengan suasana yang menyenangkan. Sayangnya, tidak semua orang mampu menjalankan meeting dengan baik. Alhasil karena meeting  yang tidak efektif, waktu yang digunakan malah jadi terbuang sia-sia. Nah, agar ini tidak terjadi, berikut 5 hal yang bisa Anda lakukan agar efektivitas meeting tercapai. Simak penjelasannya berikut ini!

1.      Punya Tujuan yang Jelas

Dalam menyelenggarakan sebuah meeting, hal utama yang harus Anda pikirkan adalah tujuan dari meeting tersebut. Jika tujuannya tidak jelas, pembicaraan pun tidak akan terarah dan hasilnya kurang efektif. Jadi, pikirkanlah agenda yang konkret untuk meeting tersebut. Selain menentukan agenda meeting, Anda juga perlu mempersiapkan meeting tersebut dengan matang. Misalnya, Anda bisa menyiapkan daftar topik yang dibahas, deskripsi singkat tentang tujuan, daftar orang yang akan hadir dalam meeting, siapa yang akan memimpin, serta waktu dan lokasi.

2.      Fokus Pada Meeting

Fokus sering menjadi kendala bagi kebanyakan orang. Namun untuk bisa menyelenggarakan meeting yang efektif, Anda harus bisa fokus mengarahkan meeting kembali ke topik sesuai rencana awal. Jadi,  jika perlu hindari penggunaan gadget dan smartphone. Selain itu, cobalah untuk berhenti multitasking atau melakukan dua hal sekaligus. Berdasarkan Harvard Business Review, multitasking menyebabkan penurunan 40% produktivitas.

3.      Sertakan Sesi Tanya Jawab

Dalam sebuah meeting, tentunya keterlibatan peserta juga diperlukan. Sesi tanya jawab ini bisa menciptakan kolaborasi yang baik dan membantu peserta antusias. Jadi, sediakanlah sesi tanya jawab di akhir jadwal meeting. Selain di sesi akhir, Anda juga bisa mengumpulkan pertanyaan terlebih dulu sebelum topik utama dibahas. Dengan demikian, peserta akan memiliki waktu untuk mempertimbangkan jawaban dari gagasan di akhir kegiatan meeting.

4.      Hargai Setiap Ide dan Kreativitas

Bukan hanya sesi tanya jawab saja. Anda juga bisa mempersilahkan peserta lainnya untuk menyampaikan pendapat maupun ide yang  dimiliki. Sebab, pengalaman dan pengetahuan tiap orang adalah sumber daya yang berharga karena berperan bagi pengembangan perusahaan. Selain itu, efketivitas meeting menghasilkan kreativitas dan energi dari interaksi yang aktif. Anda bisa menyelipkan sesi diskus bersamaan dengan sesi tanya jawab di akhir meeting. Jadi peserta meeting lain bisa saja memberikan ide atau jawaban untuk pertanyaan dari peserta yang lainnya.

5.      Hindari Durasi yang Terlalu Lama

Hal lainnya yang perlu Anda tentukan adalah durasi dari meeting tersebut. Umumnya, setelah 30 menit pertemuan, perhatian peserta juga tidak akan setajam di awal.  Bukan karena mereka bosan, namun ada banyak informasi yang butuh diproses oleh para peserta. Jadi, semakin lama meeting yang diadakan, maka akan semakin banyak pula informasi yang diperoleh. Jika Anda memiliki banyak topik yang harus dibahas, mungkin Anda bisa membaginya menjadi dua waktu. Misalnya, meeting pertama diadakan di hari ini sementara meeting selanjutnya diadakan esok harinya. Dengan begitu, meeting pun bisa berjalan dengan fokus dan efektivitas meeting tercapai. Informasi yang disampaikan pun tidak akan terlalu banyak sehingga peserta tidak perlu terlalu banyak menyita energi untuk berpikir.

Itulah 5 hal yang bisa Anda coba lakukan agar efektivitas meeting bisa tercapai. Perlu Anda ketahui, untuk bisa melakukan meeting yang efektif tidak harus terpaku di dalam kantor saja. Melainkan meeting juga dapat dilakukan di luar kantor. Dengan meeting di luar kantor, suasana meeting akan menjadi lebih berbeda. Dengan suasana yang berbeda tentunya dapat merangsang munculnya ide-ide baru selama meeting berlangsung. Salah satu tempat yang bisa Anda gunakan sebagai tempat untuk meeting adalah Effist Suite Office. Disamping ruangan meeting yang nyaman dan kondusif, Effist juga menyediakan beberapa pilihan layanan yang dapat Anda sesuaikan dengan kebutuhan kegiatan meeting Anda.

 

Hubungi kami di marketing@phintraco.com untuk informasi mengenai meeting room Effist Suite Office.